Những điều cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động

Những điều cần lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động là một chủ đề mà cả người sử dụng lao động và người lao động đều cần phải quan tâm. Hợp đồng lao động không chỉ là văn bản ràng buộc mà còn là nền tảng cho mối quan hệ lao động bền vững và hiệu quả. Bài viết dưới đây, Long Phan sẽ trình bày những lưu ý khi soạn thảo để hợp đồng tuân thủ quy định của pháp luật và đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của các bên.

Quy định của pháp luật về hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là một thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Hợp đồng quy định về các điều kiện làm việc, quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong quá trình làm việc. Hợp đồng lao động có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của người lao động trong quan hệ lao động. Điều này căn cứ nội dung tại khoản 1 Điều 13 Bộ Luật lao động 2019.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì hợp đồng lao động được giao kết theo một trong các loại sau đây:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Hợp đồng lao động xác định thời hạn. Đây là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn. Thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.

Hợp đồng lao động là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp lao động. Hợp đồng là cơ sở để cân bằng lời ích giữa người lao động và người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.

Một số lỗi thường gặp khi soạn thảo hợp đồng lao động

Việc soạn thảo hợp đồng lao động đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận. Khi soạn thảo hợp đồng cần đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động. Dưới đây là những lỗi phổ biến thường gặp khi soạn thảo hợp đồng lao động:

• Thiếu thông tin cơ bản: Không ghi đầy đủ thông tin của người sử dụng lao động và người lao động. Điều khoản không mô tả rõ ràng vị trí công việc và nhiệm vụ cụ thể của người lao động.
• Không quy định rõ ràng về lương và chế độ đãi ngộ: Không nêu rõ mức lương, các khoản phụ cấp, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác. Thiếu thông tin về thời gian và phương thức thanh toán lương.
• Không xác định thời hạn hợp đồng rõ ràng: Không nêu rõ hợp đồng là xác định thời hạn hay không xác định thời hạn. Thiếu ngày bắt đầu và ngày kết thúc của hợp đồng xác định thời hạn.
• Thiếu quy định về giờ làm việc và thời gian nghỉ ngơi.
• Thiếu các điều khoản về bảo hiểm và phúc lợi: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và phúc lợi khác.
• Không nêu rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Không cập nhật theo quy định pháp luật hiện hành.
• Sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng: Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, không cụ thể, dễ gây hiểu nhầm hoặc tranh cãi.
• Thiếu chữ ký và con dấu của người sử dụng lao động là cá nhân. Thiếu chữ ký của người sử dụng lao động là cá nhân, người lao động.

Do đó, việc soạn thảo hợp đồng lao động phải cẩn thận đảm bảo hợp đồng tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng xác lập quyền và nghĩa vụ giữa người sử dụng lao động và người lao động. Việc soạn thảo hợp đồng lao động đầy đủ, đúng quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tranh chấp và bảo đảm quyền lợi của các bên. Khi soạn thảo hợp đồng lao động, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Về mặt hình thức

Căn cứ vào Điều 14 Bộ luật lao động năm 2019 quy định về hình thức của hợp đồng lao động như sau:

• Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản. Hợp đồng được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp tại mục 2 dưới đây.

• Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu. Khi xác lập hợp đồng điện tử cần tuân theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

• Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ các trường hợp ngoại lệ.

Việc tuân thủ các quy định về hình thức khi soạn thảo hợp đồng lao động đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Đồng thời, việc này còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Về mặt nội dung

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 21 Bộ luật lao động 2019, nội dung của hợp động bao gồm các thông tin như sau:

Thông tin về họ tên:

• Thông tin về tên, địa chỉ, chức danh của người giao kết hợp đồng bên phía người sử dụng lao động;

• Thông tin về họ tên, năm sinh, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân/ hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động.

Công việc và địa điểm làm việc:

• Công việc: những công việc mà người lao động phải thực hiện;

• Địa điểm làm việc của người lao động: theo thỏa thuận. Trường hợp người lao động làm việc có tính chất thường xuyên ở nhiều địa điểm khác nhau thì ghi đầy đủ các địa điểm đó.

Thời hạn của hợp đồng lao động:

• Thời gian thực hiện hợp đồng lao động (số tháng hoặc số ngày);
• Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn);
• Thời điểm bắt đầu thực hiện hợp đồng lao động (đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn).

Chế độ lương và các loại trợ cấp:

• Mức lương: Ghi cụ thể tiền lương theo thang lương hoặc bảng lương mà đơn vị áp dụng;
• Hình thức trả lương: theo thời gian, theo sản phẩm, trả lương khoán;
• Phụ cấp: ghi rõ loại phụ cấp, hệ số, mức phụ cấp tại thời điểm ký kết hợp đồng lao động mà người lao động được hưởng;
• Tiền thưởng: có thể ghi cụ thể các loại tiền thưởng, điều kiện xét thưởng và mức tiền thưởng;
• Chế độ nâng lương (nếu có);
• Điều khoản về bảo hiểm.

Quyền và nghĩa vụ của các bên:

• Mô tả công việc.
• Điều kiện an toàn lao động, vệ sinh lao động, công cụ, phương tiện làm việc.
• Quyền và nghĩa vụ gia nhập công đoàn;
• Các quy định liên quan đến thuế thu nhập cá nhân;
• Điều khoản về chấm dứt hợp đồng lao động: cần quy định rõ thời hạn cũng như các trường hợp cụ thể dẫn đến hệ quả chất dứt hợp đồng lao động.

Dịch vụ tư vấn về lao động tại Tư vấn Long Phan

Việc soạn thảo hợp đồng lao động là một bước quan trọng và không thể thiếu trong quản lý nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào. Hợp đồng lao động chính xác và tuân thủ pháp luật bảo vệ quyền lợi của người lao động, người sử dụng lao động tránh được các rủi ro. Đến với Long Phan chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ xoay quanh những vấn đề sau:

• Tư vấn về các loại hợp đồng lao động phù hợp với nhu cầu của khách hàng;
• Cập nhật và giải thích các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến lao động và hợp đồng lao động;
• Soạn thảo hợp đồng lao động với nội dung chi tiết và rõ ràng, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành;
• Điều chỉnh hợp đồng lao động theo yêu cầu cụ thể của khách hàng để phù hợp với các chính sách và điều kiện riêng của công ty;
• Tư vấn quản trị lao động, chính sách nhân sự, quy trình xử lý kỷ luật lao động.

Các câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động

Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, cả người sử dụng lao động và người lao động thường gặp nhiều vướng mắc liên quan đến quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của các bên. Việc nắm rõ những vấn đề thường gặp sẽ giúp hạn chế rủi ro tranh chấp và bảo đảm tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động. Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động.

Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử bắt đầu khi nào?

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

CSPL: Điều 7 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

Hợp đồng lao động bằng văn bản có được chuyển đổi thành hợp đồng lao động điện tử không?

Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử và đáp ứng các yêu cầu theo quy định. Cụ thể như sau:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
• Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.
• Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

CSPL: khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023.

Hợp đồng lao động điện tử có phải gắn mã định danh không?

Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

CSPL: khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

Chủ thể nào có quyền tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử?

Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm:

• Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động 2019.
• Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

CSPL: Điều 5 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

Người lao động có thể giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động không?

Người lao động có thể giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động nhưng phải bảo đảm thực hiện đầy đủ các nội dung đã giao kết.

Người lao động đồng thời giao kết nhiều hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động.

CSPL: Điều 19 Bộ luật Lao động 2019.

Kết luận

Những lưu ý về soạn thảo hợp đồng lao động trên đây sẽ giúp doanh nghiệp duy trì một môi trường làm việc công bằng, chuyên nghiệp và hiệu quả. Do đó, đầu tư vào việc soạn thảo hợp đồng lao động là một quyết định thông minh góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp. Nếu quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Tư vấn Long Phan, vui lòng gọi qua số hotline 1900636389.

>>> Xem thêm: Đăng ký hợp đồng lao động trực tiếp giao kết