Làm việc từ xa có cần hợp đồng riêng không?

Làm việc từ xa có cần hợp đồng riêng không là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm trong bối cảnh mô hình làm việc linh hoạt này ngày càng phổ biến. Việc áp dụng hình thức làm việc từ xa đặt ra yêu cầu phải xác định rõ cơ sở pháp lý, quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ lao động. Bài viết sau đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết các quy định hiện hành liên quan đến vấn đề này.

Có phải giao kết hợp đồng lao động với lao động làm việc từ xa không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động.

Đồng thời, theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản. Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Như vậy, người sử dụng lao động vẫn phải giao kết hợp đồng với người lao động làm việc từ xa thông qua các phương tiện điện tử như: công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây… dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật.

>>> Xem thêm: Thỏa thuận về thời gian làm việc trong hợp đồng lao động 

Nội dung của hợp đồng lao động từ xa

Quy định hiện hành tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê chi tiết các thành phần bắt buộc phải hiện diện trong hợp đồng bao gồm:

1. Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động.
2. Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động.
3. Công việc và địa điểm làm việc.
4. Thời hạn của hợp đồng lao động.
5. Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
6. Chế độ nâng bậc, nâng lương.
7. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
8. Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động.
9. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
10. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Từ các nội dung bắt buộc nêu trên có thể thấy, pháp luật lao động hiện hành đã cho phép các bên thỏa thuận cụ thể về công việc và địa điểm làm việc ngay trong hợp đồng lao động. Do đó, trong trường hợp người lao động làm việc từ xa, làm việc tại nhà hoặc làm việc linh hoạt về địa điểm, các bên hoàn toàn có thể ghi nhận rõ nội dung này trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng mà không bắt buộc phải giao kết một hợp đồng lao động riêng.

Bộ luật Lao động 2019 hiện cũng không đặt ra yêu cầu phải ký hợp đồng riêng cho hình thức làm việc từ xa, miễn là các thỏa thuận về địa điểm làm việc, thời giờ làm việc, tiền lương và quyền, nghĩa vụ của các bên được thể hiện rõ ràng, minh bạch và không trái quy định pháp luật.

Nguyên tắc khi giao kết hợp đồng lao động từ xa

Theo quy định tại Điều 15 Bộ luật Lao động 2019, khi giao kết hợp đồng lao động các bên phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

1. Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.
2. Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

Đối với nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử, các bên tuân thủ hướng dẫn của pháp luật tại Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các nguyên tắc bao gồm:

1. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
2. Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
3. Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

>>> Xem thêm: Thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động 

Quy định về nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động từ xa

Theo quy định tại Điều 16 Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động và người lao động phải đảm bảo các nghĩa vụ về cung cấp thông tin sau đây khi giao kết hợp đồng lao động:

1. Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.
2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.

Dịch vụ tư vấn pháp lý lĩnh vực lao động tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện và chuyên sâu cho doanh nghiệp và người lao động trong bối cảnh thị trường lao động nhiều biến động. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ xây dựng hệ thống văn bản phù hợp với mô hình quản lý hiện đại, đặc biệt là cơ chế làm việc từ xa. Chúng tôi cam kết tối ưu hóa quyền lợi hợp pháp và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho Quý khách hàng.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

1. Tư vấn soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động

• Tư vấn Long Phan hỗ trợ thiết kế các điều khoản chuyên biệt cho nhân sự làm việc từ xa, bao gồm quy định về địa điểm, thời gian và công cụ làm việc.
• Rà soát các điều khoản của hợp đồng hiện tại để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Xây dựng phụ lục hợp đồng điều chỉnh các thay đổi về hình thức làm việc, đảm bảo sự linh hoạt và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

2. Xây dựng Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể

• Hỗ trợ doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi Nội quy lao động để quản lý hiệu quả kỷ luật lao động đối với nhân viên không làm việc tại văn phòng.
• Tư vấn xây dựng quy chế bảo mật thông tin, quy chế sử dụng tài sản công ty khi giao cho nhân viên làm việc tại nhà.
• Đại diện hoặc hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thương lượng, ký kết Thỏa ước lao động tập thể liên quan đến các chế độ phúc lợi cho lao động từ xa.

Các câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi giao kết hợp đồng lao động, mời quý vị tham khảo:

Hình thức giao kết hợp đồng qua email hoặc tin nhắn có giá trị pháp lý không?

Có. Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu (bao gồm email, tin nhắn hoặc các nền tảng trực tuyến khác) được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy, miễn là đáp ứng đủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

(Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

Lương của nhân viên làm việc từ xa có được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng không?

Không. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Đối với người làm việc từ xa, mức lương tối thiểu vùng thường được xác định dựa trên địa điểm hoạt động của người sử dụng lao động (nơi doanh nghiệp đặt trụ sở) ghi trong hợp đồng. 

(Căn cứ pháp lý: Điều 90, Điều 91 Bộ luật Lao động 2019.)

Chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa có cần ký lại hợp đồng mới không?

Không nhất thiết phải ký hợp đồng mới. Hai bên có thể thỏa thuận ký Phụ lục hợp đồng lao động để sửa đổi điều khoản về “Địa điểm làm việc” từ văn phòng sang địa chỉ cư trú hoặc hình thức linh hoạt, đồng thời điều chỉnh các chế độ liên quan (nếu có). 

(Căn cứ pháp lý: Điều 33 Bộ luật Lao động 2019.)

Người lao động từ xa làm lộ bí mật kinh doanh có phải bồi thường không?

Có. Nếu hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận bảo mật có quy định rõ về danh mục bí mật kinh doanh và chế tài xử lý, người lao động có hành vi vi phạm gây thiệt hại thì phải bồi thường theo thỏa thuận và quy định của pháp luật. 

(Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.)

Doanh nghiệp có quyền cắt giảm lương khi cho nhân viên chuyển sang làm việc từ xa không?

Chỉ được phép nếu có sự đồng ý của người lao động thông qua việc sửa đổi hợp đồng hoặc ký phụ lục hợp đồng. Doanh nghiệp không được đơn phương cắt giảm tiền lương trong hợp đồng lao động đã giao kết chỉ vì lý do thay đổi địa điểm làm việc, trừ trường hợp thỏa thuận lại về năng suất hoặc tính chất công việc thay đổi. 

(Căn cứ pháp lý: Điều 17, Điều 33 Bộ luật Lao động 2019.)

>>> Xem thêm: Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát

Kết luận

Việc xác định làm việc từ xa có cần hợp đồng riêng không đòi hỏi sự am hiểu tường tận về quy định pháp luật lao động hiện hành để tránh các rủi ro không đáng có. Doanh nghiệp cần xây dựng thỏa thuận chặt chẽ, rõ ràng để quản lý hiệu quả nhân sự trong môi trường trực tuyến. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ rà soát và soạn thảo văn bản pháp lý tối ưu nhất cho Quý khách. Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 1900636389 để nhận tư vấn chuyên sâu.