Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP thiết lập khung pháp lý chặt chẽ cho việc số hóa quan hệ lao động tại Việt Nam. Văn bản quy phạm pháp luật này điều chỉnh trực tiếp quy trình khởi tạo, ký kết và lưu trữ dữ liệu nhân sự trên môi trường điện tử. Nội dung dưới đây Dịch vụ tư vấn Long Phan sẽ cung cấp phân tích chi tiết các quy chuẩn kỹ thuật và nghĩa vụ pháp lý liên quan, mời Quý khách hàng tham khảo.

Doanh nghiệp cần hiểu ý nghĩa của “ID/Mã định danh hợp đồng lao động điện tử” là gì?

Khái niệm “Mã định danh hợp đồng lao động điện tử” được quy định tại khoản 5 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Mã định danh hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
• Nói cách khác, từ 01/07/2026, khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động điện tử theo mô hình Nghị định 337/2025/NĐ–CP, hợp đồng sẽ gắn một “mã” để Nhà nước và các bên định danh – tra cứu – đối soát – truy vết lịch sử giao dịch.

>>>Xem thêm: Đăng ký hợp đồng lao động trực tiếp giao kết

Quy tắc gắn ID/Mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ 01/07/2026

Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc chung về việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử:

• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật về lao động, về giao dịch điện tử, về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu, về bảo vệ dữ liệu cá nhân, về lưu trữ và quy định tại Nghị định này.
• Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
• Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Đồng thời theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.

Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Doanh nghiệp cần hiểu Điều kiện kỹ thuật/pháp lý của hệ thống eContract và nhà cung cấp

Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract bảo đảm các điều kiện sau:

• Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
• Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.
• Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.
• Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
• Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
• Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
• Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
• Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.

Đồng thời, các chủ thể thực hiện việc giao kết phải đáp ứng các điều kiện sau: 

• Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
• Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
• Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đáng chú ý, yêu cầu về định danh/xác thực được thiết kế khá “chặt”, bao gồm cả đối chiếu thông tin nhận biết và dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật trong một số tình huống định danh, nhằm bảo đảm định danh đúng chủ thể. Ngoài ra nhà cung cấp eContract phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại dịch vụ “chứng thực thông điệp dữ liệu” theo pháp luật giao dịch điện tử.

Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử và các phụ lục đi kèm

Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ–CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Lưu ý: Các phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng ID của hợp đồng lao động đó nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan theo khoản 3 điều 9 nghị định 337/2025/NĐ–CP.

Nền tảng vận hành và quy định chuyển tiếp với các hợp đồng lao động ký trước 01/01/2026

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được vận hành tuân thủ theo các nguyên tắc theo Điều 10 Nghị định 337/2025/NĐ–CP, cụ thể như sau:

• Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được xây dựng, quản lý, vận hành tập trung; được khai thác và sử dụng thống nhất từ trung ương đến địa phương.
• Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được duy trì hoạt động liên tục, ổn định, thông suốt đáp ứng yêu cầu quản lý giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; yêu cầu khai thác và sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định pháp luật.
• Thông tin, dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, bảo đảm tính toàn vẹn và tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng, về dữ liệu và về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Việc xây dựng, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tuân thủ theo quy định của pháp luật có liên quan, phù hợp với Khung kiến trúc tổng thể quốc gia số.

Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/01/2026 và đến ngày 01/01/2026 vẫn còn hiệu lực thì được tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử đến hết thời hạn của hợp đồng lao động điện tử và có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử đáp ứng theo điều kiện, phương thức theo quy định mới.

Hợp đồng lao động điện tử được xác lập trước ngày ngày 01/01/2026 và đến ngày 01/01/2026  chưa thực hiện xong thì được tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật giao dịch điện tử, trừ trường hợp các bên thỏa thuận áp dụng quy định của Nghị định 377/2025/NĐ–CP.

Các công việc mà doanh nghiệp cần hoàn thành trước 01/07/2026 – thời điểm nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành

Trước ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần chủ động rà soát, chuẩn bị và hoàn tất các công việc cần thiết nhằm bảo đảm việc chuyển đổi sang hình thức hợp đồng lao động điện tử được thực hiện đúng quy định pháp luật, đồng bộ về quy trình và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.

• Rà soát quy trình ký hợp đồng lao động: xác định trường hợp dùng giấy với điện tử ( khuyến khích dùng điện tử, nhưng nếu dùng điện tử thì phải “vào guồng” ID/Platform). 
• Chọn/đánh giá nhà cung cấp eContract: giấy phép dịch vụ tin cậy, năng lực chứng thực thông điệp dữ liệu, kết nối API, SLA “đẩy hợp đồng trong 24 giờ”. 
• Chuẩn hóa định danh/xác thực người ký có thẩm quyền và NLĐ; cấu hình ký số và dấu thời gian. 
• Thiết kế “chuỗi hồ sơ” theo ID: hợp đồng – phụ lục – tạm hoãn – chấm dứt… đi cùng một ID. 
• Đào tạo HR/Legal về bằng chứng điện tử: thời điểm hiệu lực, cách trích xuất hợp đồng và nhật ký giao dịch khi tranh chấp.

>>>Xem thêm: Thủ Tục Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Đúng Pháp Luật

Dịch vụ tư vấn về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện cho doanh nghiệp trong việc triển khai Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ rà soát quy trình, soạn thảo biểu mẫu và hướng dẫn đăng ký mã định danh đúng pháp luật. Chúng tôi cam kết giúp Quý khách hàng tối ưu hóa quản trị nhân sự và phòng ngừa rủi ro trong kỷ nguyên số. Sự am hiểu sâu sắc về kỹ thuật và pháp luật là thế mạnh mà Tư vấn Long Phan mang lại cho đối tác. Dịch vụ chúng tôi cung cấp bao gồm:

• Tư vấn triển khai hợp đồng lao động điện tử và mã định danh;
• Soạn thảo bộ mẫu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản xác thực đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu; 
• Thực hiện giám sát quá trình quét dữ liệu, ký số xác thực và lưu trữ bản sao điện tử theo đúng quy liệu; 
• Đại diện thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan. 

Với đội ngũ chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm, Tư vấn Long Phan cam kết mang lại giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.

Các câu hỏi thường gặp về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử có thay đổi khi người lao động được thăng chức không?

Mã định danh (ID) là duy nhất cho mỗi một quan hệ giao kết; khi có thay đổi về chức danh hoặc mức lương, các bên ký kết phụ lục hợp đồng điện tử và cập nhật dữ liệu lên hệ thống dưới cùng một mã ID gốc đã cấp.

Cơ sở pháp lý: Khoản 5 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ–CP.

Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử được quy định như thế nào?

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Cơ sở pháp lý: Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ–CP.

Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm?

Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử bao gồm:

• Người lao động và người sử dụng lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 18 Bộ luật Lao động.
• Nhà cung cấp eContract bảo đảm điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ–CP.

Cơ sở pháp lý: Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ–CP.

Từ thời điểm nào hợp đồng lao động điện tử bắt buộc gắn mã định danh ID?

Từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động điện tử được giao kết theo mô hình Nghị định 337/2025/NĐ-CP phải được gắn mã định danh ID thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Cơ sở pháp lý: khoản 5 Điều 3, Điều 4 và khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập và gắn ID theo quy trình như thế nào?

Hợp đồng lao động điện tử phải được tạo lập trên hệ thống eContract, thực hiện định danh chủ thể, ký số, gắn dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

Cơ sở pháp lý: Khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Kết luận

Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng và dữ liệu. Tư vấn Long Phan sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách hàng trong việc thực thi các tiêu chuẩn kỹ thuật và thủ tục hành chính liên quan. Để đảm bảo vận hành đúng quy định và tránh các sai sót gây xử phạt, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 1900636389 để nhận hỗ trợ chuyên sâu.