Quyền và trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử

Quyền và trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử là vấn đề ngày càng được quan tâm trong bối cảnh chuyển đổi số và số hóa quan hệ lao động. Việc giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử đặt ra yêu cầu người lao động phải hiểu rõ quyền lợi được bảo đảm cũng như nghĩa vụ cần tuân thủ theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích cụ thể các quyền và trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử.

Quyền của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử

Quyền của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP như sau:

1. Đăng ký và sử dụng tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, xác minh và quản lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình đã giao kết.
2. Chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

Trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử được quy định cụ thể như sau:

1. Thực hiện việc giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
2. Bảo mật thông tin tài khoản truy cập và không chia sẻ cho người khác sử dụng trái phép.
3. Cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân theo hướng dẫn khi đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
4. Thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.
5. Tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

>>> Xem thêm: Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP có quy định về việc chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử như sau:

1. Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 bao gồm các điều kiện như sau:

• Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy.
• Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
• Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.

Ngoài các điều kiện trên, việc chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang dữ liệu điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.

2. Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 bao gồm các điều kiện sau:

• Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu.
• Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu.
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
• Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

>>> Xem thêm: Làm việc từ xa có cần hợp đồng riêng không?

Dịch vụ tư vấn về giao kết hợp đồng lao động điện tử tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về thiết lập, triển khai và quản trị hợp đồng lao động điện tử theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Chúng tôi tập trung kiểm soát rủi ro phát sinh từ giao dịch điện tử, bảo đảm tính hợp lệ của chữ ký số, thông điệp dữ liệu và giá trị chứng cứ của hợp đồng. 

Đội ngũ chuyên gia trực tiếp phân tích, rà soát và xây dựng giải pháp tuân thủ dựa trên các quy định mới nhất của pháp luật. Dưới đây là những công việc cụ thể mà Quý khách hàng sẽ được hỗ trợ khi sử dụng dịch vụ tư vấn tại Tư vấn Long Phan:

• Rà soát và xây dựng quy trình giao kết hợp đồng lao động điện tử, bao gồm đăng ký tài khoản, xác thực chủ thể và triển khai ký số đúng tiêu chuẩn pháp lý.
• Tư vấn cơ chế lưu trữ, bảo quản và quản lý thông điệp dữ liệu nhằm bảo đảm tính toàn vẹn, khả năng truy cập và giá trị chứng cứ khi có tranh chấp.
• Soạn thảo và rà soát mẫu hợp đồng lao động điện tử (eContract), bảo đảm đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người lao động, đồng thời tích hợp điều khoản về bảo mật dữ liệu cá nhân và bí mật kinh doanh.
• Hướng dẫn trình tự, thủ tục sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử theo đúng quy định pháp luật lao động và giao dịch điện tử.
• Đại diện làm việc với cơ quan quản lý hoặc đơn vị vận hành nền tảng khi phát sinh sự cố kỹ thuật, tranh chấp hoặc yêu cầu xác minh giá trị pháp lý của văn bản chuyển đổi từ dữ liệu điện tử sang bản giấy.

Các câu hỏi thường gặp về quyền và trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về quyền và trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử, mời quý vị tham khảo:

Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy không?

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

(Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

Người lao động cần làm gì khi phát hiện thông tin trên Nền tảng bị sai lệch?

Quý khách có trách nhiệm thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện có dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.

(Căn cứ pháp lý: Điểm d Khoản 2 Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

Người sử dụng lao động có được tự ý chia sẻ dữ liệu hợp đồng của người lao động không?

Người sử dụng lao động chỉ được chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để báo cáo về tình hình sử dụng lao động, thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy chế hoạt động của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong quá trình khai thác, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.

(Căn cứ pháp lý: Điểm c Khoản 1 và Điểm e Khoản 2 Điều 19 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

Người lao động không có chữ ký số cá nhân thì có thể giao kết hợp đồng điện tử không?

Người lao động không có chữ ký số cá nhân thì có thể thực hiện giao kết thông qua tài khoản truy cập đã được định danh và xác thực trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy chuẩn kỹ thuật của pháp luật.

(Căn cứ pháp lý: Điểm a Khoản 1 Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

Việc lưu trữ hợp đồng lao động điện tử là trách nhiệm của ai?

Người sử dụng lao động có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ và an toàn dữ liệu hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; đồng thời áp dụng các biện pháp bảo mật cần thiết để bảo vệ thông tin, đặc biệt là dữ liệu cá nhân và nội dung thỏa thuận của các bên. Ngoài ra, phải bảo đảm khả năng truy xuất, cung cấp kịp thời, chính xác dữ liệu hợp đồng khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu hoặc khi phát sinh nhu cầu kiểm tra, đối chiếu.

(Căn cứ pháp lý: Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

Hợp đồng giấy sau khi quét (scan) sang PDF có được coi là hợp đồng điện tử đúng quy định không?

Hợp đồng giấy sau khi quét (scan) sang PDF chỉ được công nhận là hợp đồng điện tử nếu đáp ứng đủ điều kiện chuyển đổi như có ký hiệu riêng xác nhận, bảo đảm tính toàn vẹn và được ký số bởi người có thẩm quyền của thực thể sử dụng lao động.

(Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP; Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023.)

Người lao động có quyền sử dụng dữ liệu hợp đồng điện tử để vay vốn ngân hàng không?

Quý khách có quyền chia sẻ, sử dụng dữ liệu hợp đồng lao động điện tử của mình từ Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch điện tử có liên quan theo quy định pháp luật.

(Căn cứ pháp lý: Điểm b Khoản 1 Điều 20 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.)

>>> Xem thêm: Quy định mới về hợp đồng lao động điện tử, gắn mã định danh kiểm soát từ 1/7/2026 theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Kết luận

Hiểu rõ quyền và trách nhiệm của người lao động trong hợp đồng lao động điện tử giúp Quý khách hàng vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Việc tuân thủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Luật Giao dịch điện tử 2023 là nền tảng bảo vệ lợi ích hợp pháp của các bên. Nếu có vướng mắc về quy trình e-Contract, Quý khách hãy liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389 để nhận hỗ trợ tư vấn chuyên sâu.