THỦ TỤC CẤP LẠI GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG DO THAY ĐỔI THÔNG TIN

Cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin là thủ tục giúp doanh nghiệp đảm bảo khả năng làm việc liên tục và ổn định cho nhân sự người nước ngoài. Việc cập nhật kịp thời các dữ liệu mới không chỉ tạo điều kiện thuận lợi nhân sự tiếp tục làm việc mà còn nâng cao uy tín quản trị của tổ chức. Bài viết này sẽ tóm lược các quy định hiện hành và hướng dẫn cụ thể, giúp Quý khách hàng thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng luật và yên tâm trong quá trình kinh doanh.

Có phải xin cấp lại giấy phép lao động khi thay đổi thông tin hay không?

Theo quy định pháp luật hiện hành về quản lý người lao động nước ngoài, giấy phép lao động là văn bản pháp lý ghi nhận thông tin nhân thân và vị trí làm việc cụ thể. Khi có sự thay đổi về các thông tin này, giá trị pháp lý của giấy phép hiện tại sẽ không còn đồng nhất với thực tế. Do đó, việc thực hiện thủ tục cấp lại là yêu cầu bắt buộc để chuẩn hóa dữ liệu quản lý nhà nước.

Căn cứ khoản 2 Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động là bắt buộc khi có sự thay đổi một trong các nội dung sau trong giấy phép lao động còn thời hạn: 

• Họ và tên;
• Quốc tịch;
• Số hộ chiếu;
• Đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại giấy phép lao động.

>>> Xem thêm: Thủ tục đề nghị cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài

Cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là chủ thể có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động khi có sự thay đổi thông tin

Quy trình xin cấp lại giấy phép lao động khi có sự thay đổi thông tin bao gồm hai giai đoạn chính: chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước. Việc tuân thủ đúng thành phần hồ sơ và trình tự các bước dưới đây là điều kiện cơ bản để được cấp lại giấy phép lao động khi có sự thay đổi thông tin.

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động khi có sự thay đổi thông tin được quy định chi tiết tại Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Một bộ hồ sơ hợp lệ (thường nộp 02 bộ) bao gồm các tài liệu sau:

1. Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động: Sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
2. 02 ảnh màu: Kích thước 4cm x 6cm phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính
3. Giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung: Họ và tên, Quốc tịch, Số hộ chiếu, Đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động
4. Giấy phép lao động còn thời hạn (trừ trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được). 

Bên cạnh đó, hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động khi có sự thay đổi thông tin cũng phải đảm bảo hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực theo quy định tại Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: 

• Các giấy tờ trong hồ sơ cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật,.
• Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, quý khách cần chuẩn bị thêm bản sao căn cước công dân của người đề nghị; Văn bản uỷ quyền nếu uỷ quyền cho người khác làm thủ tục hành chính (kèm bản sao y Căn cước công dân của người được uỷ quyền). 

Trình tự cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin

Bước 1: Nộp hồ sơ

Có 2 phương thức nộp hồ sơ:

• Người sử dụng lao động trực tiếp nộp, ủy quyền người khác nộp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích để nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động tại bộ phận một cửa của Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc và nhận giấy biên nhận.
• Người sử dụng lao động tiến hành kê khai và nộp hồ sơ online trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Mã thủ tục: 1.014200. Sau khi kê khai online, chủ đầu tư mang 01 bộ hồ sơ đến nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc và nhận giấy biên nhận.

Bước 2: Cổng Dịch vụ công quốc gia, Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương giải quyết thủ tục hành chính cấp lại giấy phép lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền tại địa phương giải quyết thủ tục hành chính cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp không cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

>>> Xem thêm: Cấp lại giấy phép lao động do đổi hộ chiếu  

Dịch vụ tư vấn tại Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện trong quá trình xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian cho quý khách. Dịch vụ của Tư vấn Long Phan về xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin bao gồm:

• Tư vấn và đánh giá hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin;
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin;
• Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, làm việc trực tiếp với các cơ quan để giải trình về hồ sơ;
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có).

Với dịch vụ của Chúng tôi, Quý doanh nghiệp có thể yên tâm về tính chất lượng và hiệu quả trong quá trình xin giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ nằm trong khu di tích. Quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và nhận hỗ trợ phù hợp với nhu cầu cụ thể của quý khách.

Các câu hỏi thường gặp

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Trường hợp người lao động nước ngoài thay đổi vị trí công việc hoặc chức danh công việc thì có thuộc diện cấp lại giấy phép lao động theo thủ tục này không?

Không. Thủ tục cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin chỉ áp dụng cho 04 trường hợp cụ thể: Họ và tên, Quốc tịch, Số hộ chiếu, hoặc Đổi tên doanh nghiệp (giữ nguyên mã số định danh). Nếu thay đổi vị trí công việc hoặc chức danh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tùy theo quy định, do nội dung này ảnh hưởng đến tính chất chuyên môn và điều kiện cấp phép ban đầu. 

CCPL: Khoản 2 Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động tại đâu nếu có trụ sở chính tại Hà Nội nhưng người lao động làm việc tại chi nhánh ở TP. Hồ Chí Minh?

Trong trường hợp này, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, cụ thể là TP. Hồ Chí Minh. Chỉ khi người lao động làm việc tại nhiều tỉnh/thành phố khác nhau thì mới nộp tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

CCPL: Khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Người lao động có được phép tiếp tục làm việc trong thời gian chờ cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin không?

Có. Vì đây là thủ tục điều chỉnh thông tin trên giấy phép đang còn hiệu lực (Giấy phép lao động còn thời hạn), nên người lao động vẫn giữ tư cách pháp lý hợp lệ để làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục nhanh chóng ngay khi có sự thay đổi để đảm bảo hồ sơ quản lý nhân sự luôn chính xác. 

CCPL: Mục 3.1 (Yêu cầu Giấy phép lao động còn thời hạn)

Nếu giấy phép lao động đã hết hạn thì có làm thủ tục cấp lại do thay đổi thông tin được không?

Không. Điều kiện tiên quyết để thực hiện thủ tục này là giấy phép lao động phải còn thời hạn. Nếu giấy phép đã hết hạn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục gia hạn (nếu đủ điều kiện) hoặc xin cấp mới giấy phép lao động theo quy định hiện hành. 

CCPL: Khoản 2 Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Kết luận

Thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin là một thủ tục quan trọng đối với người sử dụng lao động và cần được thực hiện một cách kịp thời, chính xác. Để đảm bảo việc thực hiện thủ tục diễn ra một cách nhanh chóng, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900.63.63.89 để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và chuyên nghiệp.