Khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương

Khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác trong việc kê khai thu nhập chịu thuế và hoàn thiện hệ thống biểu mẫu theo luật định. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết cơ sở liên quan và trình tự thực hiện thủ tục này.

Quy định về thẩm quyền giải quyết

Theo quy định tại Tiểu mục số 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025 thẩm quyền giải quyết thủ tục khai quyết toán thuế TNCN thuộc về Thuế tỉnh, thành phố hoặc thuế cơ sở quản lý trực tiếp. Đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập là doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp địa bàn nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ.

Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức quốc tế, hoặc văn phòng đại diện, thẩm quyền giải quyết cũng được xác định theo nguyên tắc quản lý địa bàn và sắc thuế. Cơ quan thuế Tỉnh/Thành phố thường quản lý các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, trong khi Thuế cơ sở quản lý các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

>>> Xem thêm: Khai thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản trong trường hợp góp vốn bằng bất động sản

Quy định về hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ Tiểu mục 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025, thành phần hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm các tài liệu cụ thể. Bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công) mẫu số 05/QTT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu luỹ tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN  theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN  theo Phụ lục I – Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Trình tự Khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

Quy trình thực hiện thủ tục khai quyết toán thuế được chuẩn hóa theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý thuế. Việc tuân thủ đúng trình tự thời gian và các bước thực hiện giúp tổ chức chi trả thu nhập tránh các vi phạm hành chính về thuế. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hiện nay đóng vai trò chủ đạo trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Cách thức nộp hồ sơ

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể lựa chọn một trong ba phương thức nộp hồ sơ được quy định tại Tiểu mục 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC. 

• Phương thức phổ biến và được khuyến khích nhất là gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan thuế qua giao dịch điện tử. Việc này thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Thuế tỉnh hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế (T-VAN). 
• Ngoài ra, tổ chức trả thu nhập có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế hoặc gửi qua hệ thống bưu chính. Đối với phương thức gửi qua đường bưu chính, ngày nộp hồ sơ được xác định là ngày đóng dấu bưu điện. 

>>> Xem thêm: Khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp theo phương pháp doanh thu-chi phí

Các bước tiến hành

Hiện nay theo quy định tại Tiểu mục số 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025 Quy trình khai quyết toán thuế TNCN diễn ra theo hai bước chính. 

Cụ thể như sau:

Bước 1. Chuẩn bị khai thuế:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chuẩn bị hồ sơ khai quyết toán thuế. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Bước 2. Cơ quan thuế tiếp nhận:

Trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc hồ sơ được gửi qua đường bưu chính: cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo quy định.

Trường hợp hồ sơ được nộp thông qua giao dịch điện tử, việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận, giải quyết hồ sơ (và trả kết quả nếu có kết quả) thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.

Chi phí cần chuẩn bị

Theo quy định hiện hành thủ tục khai quyết toán thuế TNCN không phát sinh nghĩa vụ tài chính về lệ phí hành chính nhà nước. Tuy nhiên, tổ chức chi trả thu nhập cần lưu ý các chi phí vận hành liên quan đến việc tuân thủ nghĩa vụ thuế. Việc hoạch định nguồn lực tài chính cho công tác kế toán thuế là hoạt động quản trị cần thiết.

Cụ thể, tại nội dung về Lệ phí trong Tiểu mục 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC, nhà nước quy định: “Không có”. Điều này đồng nghĩa với việc cơ quan thuế không thu bất kỳ khoản tiền nào khi tiếp nhận hồ sơ.

Mặc dù không có lệ phí hành chính, doanh nghiệp cần cân nhắc các chi phí gián tiếp. Các khoản này bao gồm chi phí duy trì chữ ký số (Token), chi phí phần mềm kế toán tích hợp tính năng xuất dữ liệu kê khai thuế, hoặc chi phí sử dụng dịch vụ T-VAN.

Đối với các đơn vị sử dụng dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp, chi phí dịch vụ sẽ phụ thuộc vào quy mô lao động và độ phức tạp của hồ sơ quyết toán. Việc đầu tư vào các công cụ hỗ trợ hoặc dịch vụ chuyên nghiệp giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt vi phạm hành chính do sai sót hoặc chậm trễ.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về thủ tục khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương.

Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết thủ tục khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập?

Thẩm quyền giải quyết thuộc về Thuế tỉnh, thành phố hoặc thuế cơ sở quản lý trực tiếp địa bàn nơi doanh nghiệp/tổ chức đóng trụ sở chính. 

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục số 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm được quy định như thế nào?

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. 

Căn cứ pháp lý: Bước 1, Tiểu mục số 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025.

Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cần chuẩn bị những mẫu tờ khai nào?

Hồ sơ bao gồm Tờ khai mẫu số 05/QTT-TNCN và các Phụ lục bảng kê chi tiết (mẫu 05-1, 05-2, 05-3/BK-QTT-TNCN) ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP. 

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025; Nghị định số 126/2020/NĐ-CP.

Có những phương thức nào để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN?

Có 03 phương thức: Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế; Gửi qua hệ thống bưu chính; hoặc Gửi hồ sơ điện tử (đây là phương thức được khuyến khích). 

Căn cứ pháp lý: Tiểu mục 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025.

Thực hiện thủ tục khai quyết toán thuế TNCN có mất lệ phí nhà nước không?

Không. Theo quy định hiện hành, thủ tục này không phát sinh lệ phí hành chính; doanh nghiệp chỉ cần tự chi trả các chi phí vận hành (như chữ ký số, phần mềm) nếu có. 

Căn cứ pháp lý: Mục Lệ phí, Tiểu mục 58, Phần II, Quyết định số 3078/QĐ-BTC năm 2025.

Kết luận

Việc tuân thủ quy định Khai quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương đảm bảo tính minh bạch tài chính và vị thế cho doanh nghiệp. Tư vấn Long Phan cam kết đồng hành cùng Quý khách hàng trong việc giải quyết triệt để các vướng mắc. Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 1900636389 để nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên gia của chúng tôi.