Huỷ hoá đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp

Việc thực hiện huỷ hoá đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp là một trong những bước quan trọng trong quá trình chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp theo quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng thủ tục hủy hóa đơn giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ về thuế, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để cơ quan thuế kiểm soát, ngăn ngừa việc lợi dụng hóa đơn sau khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.

Yêu cầu bắt buộc về xử lý hóa đơn khi giải thể, phá sản

Trường hợp giải thể doanh nghiệp theo Điều 207 Luật Doanh nghiệp 2020 hoặc bị tuyên bố phá sản theo Điều 59 Luật Phá sản 2014 đều dẫn đến hệ quả pháp lý là chấm dứt sự tồn tại của thực thể kinh doanh. Tại thời điểm này, doanh nghiệp buộc phải thanh lý tài sản và hoàn tất các nghĩa vụ với cơ quan quản lý nhà nước, trong đó có việc xử lý hóa đơn chưa sử dụng. Việc huỷ hoá đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp là bước không thể tách rời trong quy trình đóng mã số thuế.

Căn cứ Điều 39 Luật Quản lý thuế năm 2019, người nộp thuế phải hoàn thành nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế và xử lý hóa đơn trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Đối với các hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy. Đây là biện pháp nhằm ngăn chặn việc phát hành hóa đơn khống hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp sau khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động thực tế.

Theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có quyền thông báo về việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn này nếu doanh nghiệp không tự giác thực hiện.

>>> Xem thêm: Thủ Tục Giải Thể Doanh Nghiệp: Hướng Dẫn Chi Tiết

Thời hạn thực hiện hủy hóa đơn đối với doanh nghiệp giải thể, phá sản

Căn cứ khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trong trường hợp giải thể tự nguyện, doanh nghiệp cần chủ động rà soát số lượng hóa đơn tồn đọng và tiến hành thủ tục này song song với việc gửi hồ sơ giải thể đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc kéo dài thời gian tiêu hủy quá 30 ngày sẽ dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính về hành vi làm mất, cháy, hỏng hoặc chậm hủy hóa đơn.

Trường hợp cơ quan thuế đã có thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo này hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất. Quy định này áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký hoặc tự ý ngừng kinh doanh. 

Đối với trường hợp phá sản, quản tài viên hoặc doanh nghiệp quản lý thanh lý tài sản cần giám sát chặt chẽ mốc thời gian này để đảm bảo tuân thủ Luật Phá sản và pháp luật về thuế.

Hồ sơ hủy hóa đơn

Theo điểm d khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thành phần hồ sơ bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, văn bản này là bắt buộc đối với doanh nghiệp và tổ chức kinh tế, tuy nhiên hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được miễn trừ yêu cầu này. 
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy, trong đó phải ghi chi tiết tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn hủy (liệt kê chi tiết từ số… đến số… hoặc từng số nếu không liên tục).
• Biên bản tiêu hủy hóa đơn là tài liệu quan trọng ghi nhận việc thực hiện hành vi tiêu hủy trên thực tế. Biên bản này phải có chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. 
• Cuối cùng, Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được lập theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định. Hồ sơ này được lưu tại doanh nghiệp; riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế. Sự đầy đủ của hồ sơ giúp doanh nghiệp giải trình dễ dàng khi có thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế giải thể.

Thủ tục hủy hóa đơn khi giải thể, phá sản

Thủ tục huỷ hoá đơn khi giải thể, phá sản được thực hiện theo các bước sau:

Bước đầu tiên là lập bảng kiểm kê hóa đơn. Bộ phận kế toán hoặc người phụ trách thanh lý tài sản phải rà soát toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng, bao gồm cả hóa đơn đặt in trong kho và hóa đơn điện tử chưa cấp mã (nếu có cơ chế hủy tương ứng). Sau khi có số liệu chính xác, doanh nghiệp tiến hành thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Theo điểm b khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thành phần Hội đồng bắt buộc phải có đại diện lãnh đạo doanh nghiệp và đại diện bộ phận kế toán.

Bước tiếp theo là thực hiện hành vi tiêu hủy hóa đơn. Đối với hóa đơn giấy, phương pháp tiêu hủy thường là cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt cháy, đảm bảo không thể khôi phục lại hình dạng ban đầu. Các thành viên Hội đồng phải chứng kiến toàn bộ quá trình này và ký vào Biên bản tiêu hủy hóa đơn. Biên bản phải xác nhận rõ phương pháp tiêu hủy và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót. 

Đối với hóa đơn điện tử, việc hủy thực hiện trên phần mềm và cập nhật trạng thái lên hệ thống của cơ quan thuế, đảm bảo số hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng.

Thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế

Nghĩa vụ của doanh nghiệp không chấm dứt ngay sau khi tiêu hủy vật lý các hóa đơn mà còn phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan quản lý. Việc gửi thông báo kết quả huỷ hoá đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp là bước cuối cùng để xác nhận tình trạng pháp lý của các số hóa đơn đã hủy. Cơ quan thuế căn cứ vào thông báo này để cập nhật dữ liệu trên hệ thống quản lý ấn chỉ.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu 02/HUY-HĐG) phải được lập thành 02 bản. Một bản lưu tại hồ sơ giải thể của doanh nghiệp, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn gửi thông báo chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Nội dung thông báo phải thể hiện đầy đủ các thông tin định danh của hóa đơn như loại, ký hiệu, số lượng, lý do hủy (giải thể/phá sản), ngày giờ hủy và phương pháp tiêu hủy. Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp thông báo này thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Thuedientu) hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN. Việc hoàn tất thông báo này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã hoàn thành một phần quan trọng trong nghĩa vụ đóng mã số thuế theo Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019.

>>> Xem thêm: Công Bố Giải Thể Đối Với Công Ty Cổ Phần Cần Giấy Tờ Gì?

Dịch vụ giải thể doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Dịch vụ thực hiện thủ tục giải thể doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm: 

• Xác định điều kiện giải thể;
• Tư vấn về các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính cần xử lý trước khi giải thể.
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ giải thể, đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế chủ quản và theo dõi quá trình xét duyệt.
• Tư vấn thanh toán các khoản nợ theo đúng thứ tự ưu tiên.
• Hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, nhà cung cấp để xử lý công nợ.
• Thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và các loại thuế liên quan.
• Hỗ trợ doanh nghiệp nộp hồ sơ chốt mã số thuế tại Cục Thuế.
• Hướng dẫn thủ tục đóng tài khoản ngân hàng, nộp lại con dấu doanh nghiệp (nếu có).
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.
• Nhận kết quả xác nhận giải thể doanh nghiệp, bàn giao cho khách hàng.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh sau giải thể (nếu có).

>>> Xem thêm: Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Khi Nhà Đầu Tư Nước Ngoài Rút Vốn Và Giải Thể

Một số câu hỏi về huỷ hoá đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp

Dưới đây là câu hỏi thường gặp về huỷ hoá đơn khi giải thể, phá sản:

Thời hạn tối đa để doanh nghiệp nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế là bao lâu sau khi tiêu hủy?

Theo khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp bắt buộc phải nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Mẫu số 02/HUY-HĐG) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện việc tiêu hủy hóa đơn. Việc nộp chậm trễ so với thời hạn này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có bắt buộc phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn khi chấm dứt hoạt động không?

Không. Theo điểm d khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), pháp luật quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được miễn trừ nghĩa vụ thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Tuy nhiên, nhóm đối tượng này vẫn phải thực hiện đầy đủ việc kiểm kê, tiêu hủy thực tế và nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn đúng thời hạn quy định tới cơ quan thuế. 

Hồ sơ hủy hóa đơn của doanh nghiệp giải thể phải được lưu trữ trong thời gian bao lâu và ai chịu trách nhiệm?

Theo điểm d khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hồ sơ hủy hóa đơn (Quyết định, Bảng kiểm kê, Biên bản hủy, Thông báo kết quả) phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán (thường là 10 năm). Người đại diện theo pháp luật hoặc tổ chức được ủy quyền lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp giải thể chịu trách nhiệm bảo quản để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hậu giải thể.

Phương pháp tiêu hủy hợp pháp đối với hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy) là gì?

Theo điểm c khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối với hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, tự in), phương pháp tiêu hủy phải là các biện pháp cơ học làm cho hóa đơn không thể khôi phục lại hình dạng, nội dung ban đầu như: cắt góc, xé nhỏ hoặc đốt cháy. Quá trình này phải có sự chứng kiến và xác nhận của Hội đồng tiêu hủy.

Việc hủy hóa đơn nên được thực hiện vào thời điểm nào trong quy trình giải thể?

Theo Điều 39 Luật Quản lý thuế năm 2019, doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn sau khi đã quyết định giải thể và ngưng các hoạt động kinh doanh phát sinh doanh thu, nhưng phải trước thời điểm nộp hồ sơ đóng mã số thuế hoàn tất. Việc hủy hóa đơn là điều kiện tiên quyết để cơ quan thuế xác nhận doanh nghiệp không còn nợ nghĩa vụ về ấn chỉ.

Kết luận

Việc tuân thủ quy định huỷ hoá đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp giúp doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ đóng mã số thuế một cách hợp pháp. Quý khách hàng cần lưu ý các mốc thời gian và thành phần hồ sơ theo quy định để tránh các rủi ro không đáng có. Để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục giải thể và xử lý hóa đơn, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900636389.