Hướng dẫn về sử dụng tên thương mại kèm mã hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Sử dụng tên thương mại kèm mã hàng hóa trên hóa đơn điện tử là nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhằm bảo đảm tính hợp pháp, minh bạch và thống nhất trong hoạt động kế toán – thuế. Việc thể hiện đúng tên thương mại gắn với mã hàng hóa không chỉ giúp cơ quan quản lý dễ dàng kiểm tra, đối chiếu mà còn hạn chế rủi ro bị ấn định thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính.

Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ cung cấp các hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc, cách thức và những lưu ý pháp lý khi sử dụng tên thương mại kèm mã hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.

Hướng dẫn sử dụng tên thương mại kèm mã hàng hóa trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về tên thương mại kèm mã hàng hóa trên hóa đơn điện tử như sau:

• Trên hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: Điện thoại Samsung, điện thoại Nokia; mặt hàng ăn, uống;…).
• Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, mô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…
• Trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải thì trên hoá đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi – điểm đến).
• Đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.
• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

>>> Xem thêm: Hủy hóa đơn đối với trường hợp giải thể, phá sản doanh nghiệp 

Quy định về định dạng hóa đơn điện tử

Tiêu chuẩn kỹ thuật về định dạng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được sửa đổi bổ sung bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bao gồm các tiêu chí sau:

1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).
2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
3. Tổng cục Thuế xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế. Riêng với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan xây dựng thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ đối với các nội dung trên hóa đơn dành cho cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế. Tổng cục Thuế công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan quản lý thuế để áp dụng thống nhất; cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4. Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
• Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5. Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã liệt kê cụ thể các hành vi vi phạm pháp luật trong quản lý thuế và hóa đơn, các hành vi này bao gồm:

1. Đối với công chức thuế:

• Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ.
• Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
• Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

2. Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan:

• Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn; làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật.
• Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể: các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ.
• Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ.
• Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.
• Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>>> Xem thêm: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế khi phá sản, giải thể

Dịch vụ tư vấn pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn điện tử tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp các dịch vụ tư vấn chuyên sâu trong lĩnh vực quản lý thuế và hóa đơn điện tử, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và kiểm soát hiệu quả rủi ro thuế. Đội ngũ chuyên viên của Tư vấn Long Phan có kinh nghiệm thực tiễn trong việc làm việc với cơ quan thuế, tham gia xử lý các vụ việc thanh tra, kiểm tra phức tạp liên quan đến hóa đơn, chứng từ. 

Trên cơ sở đó, Long Phan cung cấp các công việc tư vấn pháp luật trọng tâm trong lĩnh vực quản lý thuế và hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Thực hiện rà soát toàn bộ quy trình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp; đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật thuế và phát hiện sớm các dấu hiệu rủi ro.
• Soạn thảo và hoàn thiện quy chế quản lý hóa đơn, chứng từ nội bộ; quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, qua đó tăng cường kiểm soát nội bộ và ngăn chặn các hành vi gian lận phát sinh từ bên trong doanh nghiệp.
• Tư vấn hoặc đại diện cho doanh nghiệp trong quá trình làm việc với cơ quan thuế khi có kết luận thanh tra, kiểm tra liên quan đến hóa đơn điện tử; hỗ trợ giải trình, khiếu nại, kiến nghị nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Các câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử và thuế, mời quý vị tham khảo:

Việc chỉ sử dụng tiếng nước ngoài cho tên hàng hóa nhập khẩu trên hóa đơn điện tử có hợp lệ không?

Không. Theo quy định, tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn bắt buộc phải thể hiện bằng tiếng Việt. Chữ nước ngoài chỉ được sử dụng dưới hình thức ghi chú thêm (đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn), không được thay thế hoàn toàn tiếng Việt. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi điểm b Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì gửi cơ quan thuế khi nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Căn cứ pháp lý: Khoản 9 Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi điểm c Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Dịch vụ nào được phép sử dụng bảng kê đính kèm hóa đơn?

Các dịch vụ đặc thù được dùng bảng kê bao gồm: điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, được lập theo kỳ quy ước, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm a khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi điểm a.3 Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Khách hàng cá nhân mua xăng dầu có cần ghi tên, địa chỉ trên hóa đơn không?

Không. Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: Tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm c Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi điểm d Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Không. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. 

(Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bổ sung bởi điểm d Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

>>> Xem thêm: Hướng dẫn về việc lập hóa đơn đối với dịch vụ vận tải theo Công văn 6022/CT-CS năm 2026

Kết luận

Việc tuân thủ quy định về tên và mã hàng hóa là yêu cầu bắt buộc để giảm thiểu rủi ro thanh tra thuế và đảm bảo tính hợp lệ của chi phí. Quý khách hàng cần rà soát lại quy trình xuất hóa đơn để đảm bảo sự đồng bộ với dữ liệu cơ quan quản lý. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ giải đáp vướng mắc và tối ưu hóa quy trình kế toán. Liên hệ ngay qua Hotline 1900636389 để nhận tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ chuyên viên.