Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy đặt in của cơ quan thuế khi phá sản, giải thể

Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy đặt in của cơ quan thuế khi phá sản, giải thể là thủ tục hành chính bắt buộc nhằm hoàn tất nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải đảm bảo tính chính xác trong số liệu kê khai hóa đơn để tránh các chế tài xử phạt trước khi chấm dứt hoạt động. Bài viết của Tư vấn Long Phan dưới đây sẽ phân tích chi tiết các bước thực hiện và hồ sơ cần thiết.

Trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn

Nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đặt in là yêu cầu tiên quyết đối với mọi chủ thể kinh doanh đang sử dụng ấn chỉ thuế. Pháp luật quy định rõ ràng về đối tượng phải thực hiện nộp báo cáo và bảng kê chi tiết trong kỳ tính thuế cuối cùng và sự tuân thủ nghiêm ngặt đảm bảo tính minh bạch trong quản lý ấn chỉ.

Căn cứ Khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trách nhiệm nộp báo cáo thuộc về doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mua hóa đơn của cơ quan thuế. 

Đối với trường hợp giải thể hoặc phá sản, trách nhiệm này càng trở nên chặt chẽ hơn. Doanh nghiệp không chỉ báo cáo số lượng hóa đơn đã sử dụng mà còn phải xử lý số lượng hóa đơn tồn đọng chưa sử dụng. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phải đi kèm với bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ. Mẫu số áp dụng là Mẫu số BC26/HĐG tại Phụ lục IA. 

Việc kê khai phải phản ánh trung thực ba trạng thái của hóa đơn: đã sử dụng, xóa bỏ, và hủy. Cơ quan thuế sẽ đối soát dữ liệu này với hồ sơ quyết toán thuế để xác định doanh nghiệp có hành vi trốn thuế hay sử dụng hóa đơn bất hợp pháp trong giai đoạn chuẩn bị chấm dứt hoạt động hay không. Nếu kỳ trước đã báo cáo hết hóa đơn và kỳ này không mua mới, trách nhiệm báo cáo mới được miễn trừ.

>>> Xem thêm: Báo Cáo Thuế Là Gì? Hướng Dẫn Lập Báo Cáo Thuế Chuẩn Chỉnh

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi giải thể, phá sản

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm nộp báo cáo cùng thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế. 

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế khi giải thể, phá sản theo Luật Quản lý thuế hiện hành là chậm nhất ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể hoặc phá sản. Do đó, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy đặt in của cơ quan thuế khi phá sản, giải thể phải được nộp đồng thời trong khoảng thời gian này. Việc tách rời thời hạn báo cáo hóa đơn với báo cáo thuế định kỳ thể hiện tính chất đặc thù của quy trình đóng mã số thuế.

Quý khách hàng cần lưu ý sự khác biệt giữa thời hạn báo cáo quý và báo cáo khi giải thể. Báo cáo quý thông thường có hạn chót là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo. Tuy nhiên, khi có quyết định giải thể, chu kỳ kinh doanh bị cắt đoạn. Do đó, thời hạn nộp báo cáo sẽ được tính đến thời điểm chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế. 

Nếu doanh nghiệp nộp chậm báo cáo này so với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, cơ quan thuế có quyền áp dụng các mức phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp hồ sơ thuế và báo cáo hóa đơn. Đồng thời, việc chậm trễ này sẽ kéo dài thời gian hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế, gây phát sinh các chi phí quản lý doanh nghiệp không cần thiết.

>>> Xem thêm: Thời Hạn Nộp Báo Cáo Hoạt Động Đầu Tư: Những Điều Cần Lưu Ý

Nơi nộp hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Việc xác định cơ quan thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ giúp quy trình giải thể, phá sản diễn ra thông suốt và đúng quy định phân cấp quản lý.  Quy định về địa điểm nộp hồ sơ được thiết kế để đảm bảo tính nhất quán trong công tác đối chiếu và kiểm tra:

• Hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy đặt in của cơ quan thuế khi phá sản, giải thể phải được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Hiện nay là Thuế Cơ sở nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và thực hiện kê khai thuế định kỳ. Trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi địa điểm kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trước thời điểm giải thể, doanh nghiệp phải hoàn tất nghĩa vụ báo cáo với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước. Tuy nhiên, đối với thủ tục giải thể, nơi nộp hồ sơ cuối cùng luôn là cơ quan đang quản lý mã số thuế tại thời điểm ra quyết định giải thể.
• Hiện nay, hệ thống Thuế điện tử (eTax) đã cho phép nộp hồ sơ trực tuyến, nhưng đối với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, quy trình thường yêu cầu nộp kèm các biên bản hủy hóa đơn giấy thực tế. Do đó, Quý khách hàng có thể cần thực hiện nộp hồ sơ qua mạng kết hợp với việc gửi hồ sơ giấy hoặc làm việc trực tiếp để hủy phôi hóa đơn còn tồn. 

Thành phần hồ sơ báo cáo chi tiết

Bộ hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chấm dứt hoạt động bao gồm :

1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được tham chiếu sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). 

Trong biểu mẫu này, Quý khách hàng phải kê khai chi tiết ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng đã mua, số lượng đã sử dụng, số xóa bỏ, số mất, và số hủy. Đặc biệt, đối với trường hợp giải thể, chỉ tiêu “Số hủy” là trọng yếu. Số lượng hóa đơn chưa sử dụng phải được thực hiện hủy và ghi nhận vào cột này, thay vì để tồn cuối kỳ.

2. Bảng kê chi tiết hóa đơn của doanh nghiệp đến thời điểm quyết toán hóa đơn theo Mẫu BK02/QT-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đối với số hóa đơn chưa sử dụng cần hủy, hồ sơ phải kèm theo Biên bản hủy hóa đơn, Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Ngoài ra, bản sao Quyết định giải thể hoặc Quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án cũng là tài liệu pháp lý làm căn cứ cho việc nộp báo cáo theo chế độ đặc thù này. 

>>> Xem thêm: Báo Cáo Thẩm định Pháp Lý Doanh Nghiệp Tại Việt Nam Và Lưu ý

Một số câu hỏi thường gặp về Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy đặt in của cơ quan thuế khi phá sản, giải thể

Dưới đây là câu hỏi thường gặp về báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn giấy đặt in khi phá sản, giải thể:

Hộ kinh doanh không phát sinh doanh thu trong kỳ cuối cùng có bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chấm dứt hoạt động không? 

Có. Theo khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn phát sinh ngay cả khi trong kỳ không có hoạt động mua, bán, sử dụng hóa đơn. Hộ kinh doanh phải nộp báo cáo ghi nhận số lượng sử dụng bằng 0 và thực hiện thủ tục hủy số hóa đơn tồn (nếu có) để hoàn tất nghĩa vụ đóng mã số thuế.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đặt in khi giải thể, phá sản được xác định chính xác là bao lâu? 

Theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Luật Quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ báo cáo cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế, chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày có quyết định về việc giải thể hoặc phá sản; hoặc ngày chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật. Đây là thời hạn đặc thù, khác với thời hạn nộp báo cáo quý định kỳ (ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo).

Sự khác biệt cơ bản giữa chỉ tiêu “Xóa bỏ” và “Hủy” trên Mẫu BC26/HĐG khi làm thủ tục giải thể là gì? 

Theo khoản 1 Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), “Xóa bỏ” dùng để chỉ các hóa đơn đã viết sai, in sai cần gạch chéo lưu tại cuống. “Hủy” là phương pháp làm mất giá trị sử dụng của hóa đơn chưa lập (hóa đơn tồn kho) hoặc hóa đơn đã hết hạn lưu trữ. Trong thủ tục giải thể, toàn bộ hóa đơn chưa sử dụng còn tồn đọng bắt buộc phải đưa vào chỉ tiêu “Hủy”, không được để tồn cuối kỳ. 

Hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi giải thể có bắt buộc phải kèm theo Biên bản hủy hóa đơn không? 

Bắt buộc. Theo khoản 1 Điều 29 và Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối với hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế còn tồn, doanh nghiệp phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, lập Biên bản hủy hóa đơn và Thông báo kết quả hủy hóa đơn. Các tài liệu này là thành phần không thể thiếu của bộ hồ sơ nộp kèm Mẫu BC26/HĐG để chứng minh doanh nghiệp đã xử lý dứt điểm ấn chỉ thuế. 

Nếu bị mất hóa đơn trong quá trình chuẩn bị giải thể, doanh nghiệp cần xử lý ra sao trước khi báo cáo? 

Theo Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (Mẫu BC21/HĐG) gửi cơ quan thuế chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Sau khi nộp phạt hành chính về hành vi làm mất hóa đơn, doanh nghiệp mới tiến hành tổng hợp số liệu vào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cuối cùng (ghi vào chỉ tiêu “Mất”) để nộp hồ sơ giải thể.

Kết luận

Việc hoàn tất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là bước cuối cùng nhưng quan trọng để khép lại vòng đời hoạt động của doanh nghiệp một cách hợp pháp. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ đúng thời hạn sẽ giúp Quý khách hàng giảm thiểu rủi ro pháp lý. Để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu và giải quyết nhanh chóng các vướng mắc về thủ tục thuế, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900636389. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách.