Chậm nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động có bị xử phạt không?

Gia hạn giấy phép lao động đã trở thành một chủ đề nóng được nhiều người quan tâm. Những câu hỏi xoay quanh về quy định, thủ tục và ảnh hưởng của việc gia hạn này đang ngày càng thu hút sự chú ý của cả nhà quản lý và người lao động. Để gia hạn giấy phép lao động đúng quy định đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc từ phía người lao động và doanh nghiệp. Hãy đồng hành cùng Tư vấn Long Phan để hiểu rõ hơn về vấn đề này trong bài viết sau đây.

Gia hạn giấy phép lao động

Thời điểm gia hạn giấy phép lao động

Thời điểm gia hạn giấy phép lao động được xác định dựa vào thời hạn của giấy phép lao động khi giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn 45 ngày đến ít nhất 10 ngày.

Tuy nhiên, việc gia hạn này phải đáp ứng đồng thời về thời điểm gia hạn và 2 điều kiện sau:

• Nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp.

Căn cứ nội dung quy định tại: Khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Mức xử phạt khi chậm gia hạn hồ sơ giấy phép lao động

Khi người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam chậm gia hạn hồ sơ giấy phép lao động đồng nghĩa với việc họ đang lao động trong trường hợp sử dụng giấy phép lao động đã hết hiệu lực.

Đối với người sử dụng lao động

Căn cứ khoản 4 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động chậm gia hạn hồ sơ giấy phép lao động bị xử phạt hành chính với mức phạt như sau:

• Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người;
• Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người;
• Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.

Đối với người lao động nước ngoài

Căn cứ khoản 4, khoản 5 Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động làm việc ở Việt Nam với giấy phép lao động hết hạn bị xử phạt hành chính với mức phạt như sau:

• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.
• Hình phạt bổ sung: Trục xuất khỏi thị trường lao động tại Việt Nam.

>>> Xem thêm: Trường hợp được miễn giấy phép lao động khi xin thẻ tạm trú

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Để thủ tục gia hạn giấy phép lao động diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, người sử dụng lao động cần tuân thủ các quy định về hồ sơ và trình tự như sau:

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Căn cứ Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động bao gồm:

1. Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động: Sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP;

2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.

Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp;

3. 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính);

4. Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp;

5. Hộ chiếu còn thời hạn;

Nếu là giấy tờ nước ngoài, cần phải được hợp pháp hóa qua lãnh sự và dịch ra tiếng Việt, sau đó được công chứng hoặc chứng thực. Tuy nhiên, sẽ được miễn hợp pháp hóa qua lãnh sự theo điều ước quốc tế mà cả Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Trình tự tiến hành gia hạn giấy phép lao động

Căn cứ Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục gia hạn giấy phép lao động được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua uỷ quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Bước 2: Cổng Dịch vụ công quốc gia, Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính gia hạn giấy phép lao động.

Bước 3: Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền tại địa phương giải quyết thủ tục hành chính gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Thẩm quyền giải quyết thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Cơ quan thực hiện xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam là Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

>>> Xem thêm: Cấp lại giấy phép lao động do thay đổi thông tin

Lưu ý khi gia hạn giấy phép lao động

Người lao động và người sử dụng lao động cần chú ý thời hạn giấy phép lao động để thực hiện việc gia hạn giấy phép lao động theo đúng pháp luật, cụ thể: Thời hạn tối đa của giấy phép lao động là 02 năm kể từ ngày cấp. 

• Trong trường hợp cần gia hạn giấy phép lao động, thì chỉ được gia hạn một lần duy nhất và thời hạn gia hạn cũng không được vượt quá 02 năm. 
• Trong trường hợp quá thời hạn gia hạn, người lao động cần thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.

Căn cứ nội dung quy định tại Điều 155 Bộ luật lao động 2019.

Lưu ý khi gia hạn giấy phép lao động

Dịch vụ tư vấn gia hạn giấy phép lao động tại Tư vấn Long Phan

Với đội ngũ chuyên viên và luật sư có nhiều kinh nghiệm, Tư vấn Long Phan sẽ mang đến dịch vụ tư vấn gia hạn giấy phép lao động cho quý khách hàng cụ thể như sau:

• Tư vấn điều kiện và thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và soạn thảo các văn bản cần thiết.
• Tư vấn và hướng dẫn khách hàng tiến hành thủ tục khám sức khỏe tại Việt Nam.
• Liên hệ và tiến hành thủ tục gia hạn giấy phép lao động với cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật. 
• Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Tư vấn và giải thích, làm rõ những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện gia hạn giấy phép lao động.
• Hoàn thiện thủ tục, nhận giấy phép lao động được gia hạn và bàn giao cho khách hàng.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh khác (nếu có).

Các câu hỏi thường gặp

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục gia hạn giấy phép lao động. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Nếu người lao động thay đổi vị trí công việc hoặc chức danh thì có được làm thủ tục gia hạn không?

Không. Thủ tục gia hạn chỉ áp dụng khi người lao động tiếp tục làm việc đúng với nội dung (vị trí, chức danh, người sử dụng lao động) đã ghi trên giấy phép cũ. Nếu có sự thay đổi về chức danh hoặc vị trí công việc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp mới giấy phép lao động, không phải thủ tục gia hạn.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Giấy phép lao động có thể được gia hạn tối đa bao nhiêu lần?

Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa là 02 năm. Sau khi hết thời hạn của lần gia hạn này, nếu người lao động nước ngoài vẫn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động lại từ đầu.

Căn cứ pháp lý: Điều 155 Bộ luật Lao động 2019.

Có bắt buộc phải có Giấy chứng nhận sức khỏe mới khi gia hạn không?

Có. Trong hồ sơ gia hạn bắt buộc phải có giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp. Giấy này phải có giá trị trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Nếu sử dụng giấy khám sức khỏe nước ngoài thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Người lao động có được tiếp tục làm việc trong thời gian chờ kết quả gia hạn không?

Có. Vì thủ tục gia hạn được thực hiện trong khoảng thời gian giấy phép cũ vẫn còn hiệu lực (từ 10 đến 45 ngày trước khi hết hạn), nên người lao động vẫn được phép làm việc bình thường. Tuy nhiên, nếu giấy phép cũ hết hạn mà chưa có kết quả gia hạn hoặc bị từ chối, người lao động phải ngừng làm việc để tránh vi phạm pháp luật.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ gia hạn muộn hơn mốc 10 ngày trước khi hết hạn có bị phạt không?

Nếu nộp hồ sơ khi thời hạn còn ít hơn 10 ngày, hệ thống hoặc cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối hồ sơ gia hạn vì không đúng quy định về thời điểm. Khi đó, giấy phép sẽ hết hạn và doanh nghiệp buộc phải làm thủ tục cấp mới (phức tạp hơn). Nếu để giấy phép hết hạn mà vẫn làm việc, cả hai bên sẽ bị xử phạt hành chính như đã nêu trong bài.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Như vậy, bằng cách nắm bắt rõ ràng các quy định, thời hạn liên quan đến giấy phép lao động sẽ giúp tránh được những rủi ro pháp lý và đảm bảo cho sự ổn định bền vững trong mối quan hệ lao động. Chúng tôi hy vọng thông tin trên đây đã giúp giải đáp phần nào thắc mắc của quý khách hàng. Nếu cần tư vấn, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389 để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và chuyên nghiệp.. Xin chân thành cảm ơn!