Thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho người nước ngoài

Tư vấn Long Phan cập nhật quy định mới nhất về cấp tài khoản định danh điện tử người nước ngoài theo Nghị định 320/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 28/9/2026. Người nước ngoài nhập cảnh hợp pháp hoặc đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam được cấp tài khoản không phân biệt mức độ 1 hay mức độ 2 khi có nhu cầu, thực hiện qua 5 bước tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh. Nếu quý khách đang cần tư vấn giấy phép cho người nước ngoài để hoàn tất hồ sơ đúng thời hạn, bài viết dưới đây trình bày đầy đủ điều kiện, quy trình, thời hạn giải quyết và các lỗi thường gặp khi làm thủ tục.

Người nước ngoài nào được cấp tài khoản định danh điện tử

Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 69/2024/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 3 Nghị định 320/2026/NĐ-CP, phạm vi đối tượng được cấp tài khoản định danh điện tử người nước ngoài khá rộng, nhưng gắn liền với hai điều kiện cư trú bắt buộc và một thay đổi quan trọng về cách phân loại tài khoản. Hai nội dung dưới đây làm rõ từng điều kiện.

Điều kiện nhập cảnh hợp pháp hoặc cư trú hợp pháp tại Việt Nam

Người nước ngoài chỉ cần đáp ứng một trong hai điều kiện: đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam, hoặc đang cư trú hợp pháp trên lãnh thổ Việt Nam. Quy định không giới hạn theo loại visa, thời hạn tạm trú hay mục đích nhập cảnh, miễn là tính hợp pháp của việc nhập cảnh hoặc cư trú được xác nhận qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh.

Tài khoản không còn phân biệt mức độ 1 và mức độ 2 từ 28/9/2026

Trước đây, tài khoản định danh điện tử của công dân Việt Nam chia thành mức độ 1 và mức độ 2 với phạm vi sử dụng khác nhau. Từ 28/9/2026, riêng đối với người nước ngoài, tài khoản được cấp không phân biệt theo mức độ, cho phép truy cập, khai thác thông tin danh tính điện tử và toàn bộ tiện ích của hệ thống định danh và xác thực điện tử ngay từ lần cấp đầu tiên.

Rủi ro nếu không nắm đúng điều kiện: nhiều trường hợp bị từ chối tiếp nhận hồ sơ do nộp trước thời điểm hiệu lực hoặc nhầm lẫn giữa quy định cũ và quy định mới. Nếu hồ sơ của quý khách liên quan đến nhiều loại giấy tờ cư trú phức tạp, quý khách có thể gửi thông tin cụ thể để được rà soát trước khi nộp.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn cấp tài khoản định danh điện tử mức 01 cho người nước ngoài

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và cấp tài khoản

Căn cứ khoản 1 Điều 11 Nghị định 69/2024/NĐ-CP sửa đổi bởi Điều 6 Nghị định 320/2026/NĐ-CP về nơi nộp hồ sơ, và Điều 16 Nghị định 69/2024/NĐ-CP sửa đổi bởi Điều 9 Nghị định 320/2026/NĐ-CP về thẩm quyền cấp, khóa, mở khóa, quy trình này tách bạch rõ giữa nơi tiếp nhận hồ sơ trực tiếp và cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp tài khoản.

Nơi nộp hồ sơ: cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh

Người nước ngoài đến trực tiếp cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh để xuất trình giấy tờ và làm thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử. Đây là đầu mối tiếp nhận hồ sơ, thu nhận dữ liệu sinh trắc học và chuyển yêu cầu lên hệ thống cấp cao hơn, chứ không tự quyết định cấp tài khoản.

Thẩm quyền cấp, khóa, mở khóa tài khoản thuộc Cơ quan quản lý, vận hành hệ thống định danh và xác thực điện tử

Thẩm quyền cấp, khóa và mở khóa tài khoản định danh điện tử đối với người nước ngoài đang cư trú trên lãnh thổ Việt Nam thuộc về Thủ trưởng Cơ quan quản lý, vận hành hệ thống định danh và xác thực điện tử — đơn vị trực thuộc Bộ Công an được giao quản lý, vận hành hệ thống này và Ứng dụng định danh quốc gia. Việc phân định này giúp người nước ngoài xác định đúng đầu mối khi cần khiếu nại hoặc yêu cầu mở khóa tài khoản.

Quy trình 5 bước cấp tài khoản định danh điện tử người nước ngoài

Căn cứ Điều 11 Nghị định 69/2024/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 6 Nghị định 320/2026/NĐ-CP, quy trình cấp tài khoản gồm 5 bước tuần tự, từ khâu xuất trình giấy tờ tại quầy tiếp nhận đến khi người nước ngoài nhận được thông báo kết quả. Nắm đúng trình tự giúp rút ngắn thời gian chờ và tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.

Bước 1: Xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế

Người nước ngoài đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh, xuất trình hộ chiếu còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế tương đương để làm thủ tục cấp tài khoản.

Bước 2: Kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản theo Mẫu TK01

Người nước ngoài cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin trên Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử theo Mẫu TK01 ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, trong đó bắt buộc ghi rõ số thuê bao di động chính chủ, địa chỉ thư điện tử (nếu có) và các thông tin khác đề nghị tích hợp vào Ứng dụng định danh quốc gia.

Bước 3: Thu nhận ảnh khuôn mặt, vân tay và xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh

Cán bộ tiếp nhận nhập thông tin vào hệ thống định danh và xác thực điện tử, thu nhận ảnh khuôn mặt và vân tay để xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh, đồng thời hướng dẫn người nước ngoài tải và cài đặt Ứng dụng định danh quốc gia trên thiết bị số.

Bước 4: Cơ quan xuất nhập cảnh gửi yêu cầu cấp tài khoản đến cơ quan vận hành hệ thống

Sau khi hoàn tất tiếp nhận, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử tới Cơ quan quản lý, vận hành hệ thống định danh và xác thực điện tử để xử lý và phê duyệt.

Bước 5: Nhận thông báo kết quả qua VNeID, số điện thoại hoặc email

Cơ quan quản lý, vận hành hệ thống định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký qua Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử đã đăng ký.

>>>Xem thêm: Xin giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài – Quy trình

Thủ tục cấp tài khoản cho người nước ngoài dưới 14 tuổi

Căn cứ khoản 6 Điều 11 Nghị định 69/2024/NĐ-CP sửa đổi bởi Điều 6 Nghị định 320/2026/NĐ-CP, thủ tục cấp tài khoản cho người nước ngoài dưới 14 tuổi có hai điểm khác biệt so với người từ đủ 14 tuổi trở lên: bắt buộc có người đại diện đi cùng và dùng số điện thoại của người đại diện để đăng ký.

Người đại diện hoặc người giám hộ cùng đến cơ quan xuất nhập cảnh

Người nước ngoài dưới 14 tuổi, người được giám hộ hoặc người được đại diện phải cùng người đại diện hoặc người giám hộ của mình trực tiếp đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh để làm thủ tục. Hồ sơ nộp thiếu người đại diện sẽ bị từ chối tiếp nhận ngay tại quầy.

Sử dụng số điện thoại chính chủ của người đại diện để kê khai, đăng ký

Người đại diện hoặc người giám hộ sử dụng số thuê bao di động chính chủ của chính mình — không phải của trẻ — để kê khai và đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử người nước ngoài dưới 14 tuổi. Đây là điểm nhiều gia đình dễ nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ.

Thời hạn giải quyết cấp tài khoản định danh điện tử

Căn cứ khoản 3 Điều 13 Nghị định 69/2024/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 1 Điều 7 Nghị định 320/2026/NĐ-CP, thời hạn giải quyết đối với người nước ngoài phụ thuộc hoàn toàn vào việc dữ liệu sinh trắc học đã có sẵn trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh hay chưa.

Không quá 2 ngày làm việc nếu đã có dữ liệu sinh trắc học trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh

Trường hợp người nước ngoài đã từng được thu nhận ảnh khuôn mặt, vân tay và lưu trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh (ví dụ đã từng làm thủ tục nhập cảnh có sinh trắc học trước đó), thời hạn cấp tài khoản không quá 2 ngày làm việc.

Không quá 5 ngày làm việc nếu chưa có dữ liệu sinh trắc học

Trường hợp chưa có thông tin ảnh khuôn mặt, vân tay trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh, thời hạn giải quyết kéo dài tối đa 5 ngày làm việc để hệ thống hoàn tất xác thực.

Bảng tra cứu trường hợp áp dụng theo độ tuổi và tình trạng dữ liệu sinh trắc học

Thời hạn nêu trên áp dụng thống nhất cho cả hai nhóm độ tuổi; điểm khác biệt duy nhất nằm ở việc người dưới 14 tuổi phải có người đại diện đi cùng và đăng ký bằng số điện thoại của người đại diện, không làm phát sinh thêm thời gian xử lý.

Lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý

Phần lớn hồ sơ bị chậm trễ không xuất phát từ quy trình phức tạp, mà từ những sai sót có thể phòng tránh ngay từ khâu chuẩn bị. Ba lỗi dưới đây là phổ biến nhất trong thực tế xử lý hồ sơ cho người nước ngoài.

Kê khai sai số thuê bao di động chính chủ hoặc thiếu thông tin trên Mẫu TK01

Số điện thoại kê khai không chính chủ hoặc bị sai một chữ số khiến hệ thống không gửi được thông báo kết quả, buộc người nước ngoài phải quay lại cơ quan xuất nhập cảnh để đính chính. Cán bộ tiếp nhận cũng có thể từ chối hồ sơ nếu Mẫu TK01 thiếu trường thông tin bắt buộc.

Xuất trình giấy tờ đi lại quốc tế không còn giá trị sử dụng

Hộ chiếu hết hạn hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, di chuyển nội bộ đã hết hiệu lực không được cơ quan tiếp nhận chấp thuận. Người nước ngoài cần kiểm tra thời hạn giấy tờ trước khi đến làm thủ tục để tránh phải quay lại nhiều lần.

Người dưới 14 tuổi đến làm thủ tục mà không có người đại diện hoặc người giám hộ đi cùng

Đây là lỗi phổ biến khi gia đình cử người khác không phải cha, mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp đưa trẻ đi làm thủ tục. Theo khoản 6 Điều 11 Nghị định 69/2024/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 320/2026/NĐ-CP, hồ sơ chỉ được tiếp nhận khi có đúng người đại diện hoặc người giám hộ hợp pháp trực tiếp đi cùng.

Khi nào nên nhờ tư vấn: nếu hồ sơ của quý khách có tình huống đặc biệt — nhiều quốc tịch, thay đổi loại visa trong thời gian ngắn, hoặc cần cấp tài khoản gấp để phục vụ giao dịch, thủ tục hành chính khác — việc rà soát hồ sơ trước khi nộp giúp tránh bị trả lại và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục pháp lý cho người nước ngoài tại Việt Nam

Tư vấn Long Phan hỗ trợ người nước ngoài, doanh nghiệp và tổ chức có người nước ngoài cư trú, làm việc hoặc đầu tư tại Việt Nam trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính và vấn đề pháp lý liên quan, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện cư trú hợp pháp và rà soát giấy tờ của người nước ngoài trước khi thực hiện thủ tục;
• Tư vấn, hỗ trợ cấp tài khoản định danh điện tử cho người nước ngoài;
• Rà soát hộ chiếu, giấy tờ đi lại quốc tế, thông tin cư trú và các giấy tờ cần thiết;
• Hướng dẫn kê khai Mẫu TK01, kiểm tra thông tin cá nhân và số thuê bao di động chính chủ;
• Hỗ trợ hồ sơ định danh điện tử cho người nước ngoài dưới 14 tuổi, người được đại diện hoặc giám hộ;
• Theo dõi, hỗ trợ xử lý hồ sơ bị trả lại, yêu cầu bổ sung hoặc cần đính chính thông tin;
• Tư vấn cập nhật thông tin khi thay đổi số điện thoại, giấy tờ hoặc thông tin cư trú;
• Tư vấn các thủ tục hành chính liên quan đến người nước ngoài đang cư trú, làm việc hoặc đầu tư tại Việt Nam;
• Tư vấn thủ tục gia hạn giấy phép và thủ tục cho người nước ngoài theo nhu cầu cư trú, làm việc và hoạt động tại Việt Nam;
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục pháp lý cho người lao động, chuyên gia và nhà đầu tư nước ngoài;
• Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động đầu tư, thành lập và vận hành doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài;
• Đại diện hoặc hỗ trợ khách hàng làm việc với cơ quan nhà nước trong phạm vi thủ tục được ủy quyền;
• Rà soát tổng thể hồ sơ nhằm hạn chế tình trạng sai thông tin, thiếu giấy tờ hoặc phải thực hiện lại thủ tục.

Quý khách có thể gửi hồ sơ vụ việc qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá sơ bộ.

Câu hỏi thường gặp về cấp tài khoản định danh điện tử người nước ngoài

Dưới đây là một số câu hỏi thực tế người nước ngoài và tổ chức sử dụng lao động thường gặp khi làm thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử.

Kết luận

Từ 28/9/2026, người nước ngoài nhập cảnh hoặc cư trú hợp pháp tại Việt Nam được cấp tài khoản định danh điện tử không phân biệt mức độ, thông qua quy trình 5 bước tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh, với thời hạn giải quyết 2-5 ngày làm việc tùy tình trạng dữ liệu sinh trắc học. Để tránh hồ sơ bị trả lại do sai sót kê khai hoặc thiếu người đại diện đối với trường hợp dưới 14 tuổi, quý khách nên chuẩn bị kỹ hồ sơ trước khi nộp. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ trọn gói, liên hệ hotline 1900636389 để được tư vấn cụ thể theo tình huống của quý khách.