Di Chuyển Nội Bộ Có Cần Giấy Phép Lao Động? Quy trình, thủ tục

Tư vấn Long Phan khẳng định: di chuyển nội bộ có cần giấy phép lao động hay không phụ thuộc vào hai điều kiện định lượng cụ thể, không phải mọi trường hợp di chuyển nội bộ đều được miễn. Doanh nghiệp có nhà quản lý, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật nước ngoài dự kiến sang Việt Nam làm việc theo hình thức này cần đối chiếu ngay điều kiện ngành nghề và thời gian tuyển dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ. Nếu hồ sơ của quý khách có yếu tố phức tạp về tư vấn giấy phép cho người nước ngoài, đội ngũ luật sư của chúng tôi rà soát và xử lý trực tiếp theo từng tình huống.

Di chuyển nội bộ doanh nghiệp và điều kiện miễn hoặc phải xin giấy phép lao động. — Người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ có cần giấy phép lao động hay chỉ được áp dụng cơ chế miễn khi đồng thời đáp ứng điều kiện ngành nghề và thời gian tuyển dụng.

Lưu ý quan trọng:

Miễn giấy phép lao động chỉ áp dụng khi đồng thời đủ điều kiện ngành nghề (11 ngành dịch vụ WTO) và điều kiện 12 tháng tuyển dụng liên tục trước khi vào Việt Nam.
Không đủ điều kiện miễn không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không được sử dụng lao động di chuyển nội bộ; doanh nghiệp vẫn được sử dụng nhưng phải chuyển sang xin giấy phép lao động theo thủ tục thông thường.
Hồ sơ phải nộp trong khoảng 60 ngày, nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc — nộp sai khung thời gian này là lý do bị từ chối phổ biến.
Cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh (Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP); hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công địa phương để chuyển đến cơ quan này.

Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động khi di chuyển nội bộ doanh nghiệp

Câu hỏi di chuyển nội bộ có cần giấy phép lao động đây là phần doanh nghiệp cần đối chiếu trước tiên, vì việc xác định đúng hay sai điều kiện miễn quyết định toàn bộ loại thủ tục cần thực hiện tiếp theo. Theo điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam chỉ được xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động khi đáp ứng đủ ba nhóm điều kiện dưới đây.

Điều kiện về ngành nghề — 11 ngành dịch vụ cam kết WTO

Doanh nghiệp nước ngoài đã lập hiện diện thương mại tại Việt Nam phải hoạt động trong phạm vi 11 ngành dịch vụ theo Biểu cam kết cụ thể về dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới, gồm: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải.

Bộ Công Thương là cơ quan được giao hướng dẫn việc xác định người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp có thuộc phạm vi 11 ngành này hay không, theo khoản 4 Điều 36 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp hoạt động ngoài phạm vi 11 ngành nêu trên — dù vẫn sử dụng lao động theo hình thức di chuyển nội bộ — không được áp dụng cơ chế miễn.

Điều kiện về thời gian tuyển dụng trước khi di chuyển

Người lao động nước ngoài phải đã được chính doanh nghiệp nước ngoài đó tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng ngay trước thời điểm vào Việt Nam làm việc. Điều kiện này áp dụng song song với điều kiện ngành nghề tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, và phải được chứng minh bằng văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài theo điểm c khoản 5 Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Thời gian tuyển dụng dưới 12 tháng liên tục, kể cả khi doanh nghiệp thuộc đúng 11 ngành dịch vụ, vẫn không đủ điều kiện miễn.

Khái niệm “hiện diện thương mại” áp dụng cho trường hợp miễn

Theo điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hiện diện thương mại được xác định gồm ba nhóm: tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; và văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC). Người lao động di chuyển đến làm việc tại một trong ba loại hiện diện thương mại này mới thuộc phạm vi xem xét miễn giấy phép lao động theo hình thức di chuyển nội bộ.

>>>Xem thêm: Trường hợp nào người nước ngoài được miễn giấy phép lao động tại Việt Nam

Điều kiện miễn giấy phép lao động cho người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp. — Cơ chế miễn được xem xét khi người lao động thuộc hình thức di chuyển nội bộ, làm việc tại hiện

Trường hợp vẫn phải xin giấy phép lao động thông thường

Doanh nghiệp không thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết WTO, hoặc người lao động chưa đủ 12 tháng tuyển dụng liên tục, không bị cấm sử dụng lao động theo hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp (điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP), nhưng bắt buộc phải xin giấy phép lao động theo thủ tục thông thường thay vì giấy xác nhận miễn.

Hồ sơ đề nghị cấp xin giấy phép lao động

Theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ cấp giấy phép lao động gồm 7 nhóm giấy tờ: văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài kiêm đề nghị cấp giấy phép theo Mẫu số 03; giấy khám sức khỏe còn giá trị; hộ chiếu còn thời hạn; phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương đương cấp không quá 6 tháng; 02 ảnh màu đúng quy cách; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc; và giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo Điều 19.

Đối với người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp, cần có văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam và xác nhận người lao động đã được tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước khi vào Việt Nam. Vị trí công việc phải thuộc nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo quy định.

Thời hạn giải quyết

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc (khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 trong cùng một quy trình; nếu không chấp thuận hoặc không cấp, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 3 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

>>>Xem thêm: Gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép đối với lao động nước ngoài: Hướng dẫn

Cơ quan có thẩm quyền và nơi nộp hồ sơ

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc (khoản 1 Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn trực tiếp thực hiện (khoản 2 Điều 4). Về mặt thủ tục nộp, hồ sơ được gửi trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính công ích, qua đơn vị dịch vụ hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, để trung tâm này chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo cơ chế một cửa (khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Quy trình xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động khi di chuyển nội bộ

Doanh nghiệp đủ điều kiện miễn thực hiện theo ba bước sau để được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ

Theo Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm: văn bản đề nghị theo Mẫu số 01; giấy khám sức khỏe còn giá trị; 02 ảnh màu 4x6cm; hộ chiếu còn thời hạn; và giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động.

Đối với người lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo điểm b khoản 13 Điều 7, hồ sơ cần thêm giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19; văn bản của người sử dụng lao động ở nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam; và xác nhận đã được tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước khi vào Việt Nam.

Bước 2 – Nộp hồ sơ

Trong thời hạn 60 ngày, nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính công ích, qua thuê dịch vụ hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc (khoản 1 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Bước 3 – Cơ quan xét duyệt và cấp giấy xác nhận

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo nghị định. Trường hợp không cấp, cơ quan phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 3 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Giấy xác nhận có thời hạn theo một trong các căn cứ tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP nhưng không quá 02 năm (Điều 10 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Phân biệt trường hợp miễn và phải xin giấy phép lao động

Đối với người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, việc xác định có thuộc diện miễn giấy phép lao động hay không cần xem xét đồng thời ngành dịch vụ của hiện diện thương mại tại Việt Nam và thời gian người lao động đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng. Trường hợp không đáp ứng điều kiện miễn tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra các trường hợp miễn khác; nếu không thuộc bất kỳ trường hợp miễn nào thì phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động.

Tiêu chí	Đủ điều kiện miễn (Giấy xác nhận)	Không đủ điều kiện – phải xin GPLĐ
Ngành nghề của doanh nghiệp nước ngoài	Thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết WTO	Ngoài phạm vi 11 ngành dịch vụ WTO
Thời gian tuyển dụng trước khi vào Việt Nam	Liên tục từ 12 tháng trở lên	Chưa đủ 12 tháng liên tục
Căn cứ pháp lý	Điểm b khoản 13 Điều 7 NĐ 219/2025/NĐ-CP	Điểm b khoản 1 Điều 2, Điều 18 NĐ 219/2025/NĐ-CP
Thủ tục áp dụng	Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (Điều 8, Điều 9)	Cấp giấy phép lao động thông thường (Điều 18, Điều 22)
Thời hạn nộp hồ sơ	60 ngày, không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc	60 ngày, không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc
Thời hạn giải quyết	05 ngày làm việc	10 ngày làm việc

Phân biệt diện miễn và diện phải xin giấy phép lao động khi di chuyển nội bộ. — Doanh nghiệp cần đối chiếu ngành dịch vụ và thời gian tuyển dụng để chọn đúng thủ tục giấy xác nhận hoặc giấy phép lao động.

Rủi ro và lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Thực tiễn xử lý hồ sơ cho thấy phần lớn trường hợp bị trả lại xuất phát từ việc doanh nghiệp tự xác định sai điều kiện áp dụng, không phải do thiếu giấy tờ đơn thuần.

Xác định sai ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài, cho rằng thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết WTO trong khi thực tế nằm ngoài phạm vi này.
Không chứng minh được thời gian tuyển dụng liên tục 12 tháng bằng văn bản hợp lệ của người sử dụng lao động ở nước ngoài, dẫn đến hồ sơ giấy xác nhận bị từ chối dù đúng ngành nghề.
Nộp hồ sơ ngoài khung thời gian quy định tại khoản 1 Điều 9 hoặc khoản 1 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP — quá sớm hoặc quá muộn so với ngày dự kiến làm việc.
Nhầm lẫn hình thức “di chuyển nội bộ doanh nghiệp” (điểm b khoản 1 Điều 2) với hình thức “được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc” (điểm h khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP), dẫn đến chuẩn bị sai bộ giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.
Không cập nhật giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo đúng Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP tương ứng với từng vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hay lao động kỹ thuật.

>>>Xem thêm: Chậm nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động có bị xử phạt không?

Dịch vụ tư vấn/ủy quyền thực hiện thủ tục giấy phép lao động cho doanh nghiệp

Tư vấn Long Phan trực tiếp xử lý các công việc sau cho doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài theo hình thức di chuyển nội bộ:

Rà soát điều kiện ngành nghề và thời gian tuyển dụng để xác định chính xác doanh nghiệp thuộc diện miễn hay phải xin giấy phép lao động thông thường.
Soạn hồ sơ theo đúng Mẫu số 01 (đề nghị cấp giấy xác nhận) hoặc Mẫu số 03 (đề nghị cấp giấy phép lao động) tại Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Chuẩn bị và rà soát văn bản chứng minh vị trí công việc theo Điều 19 và văn bản chứng minh 12 tháng tuyển dụng liên tục theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Làm việc trực tiếp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương và cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh trong suốt quá trình xử lý hồ sơ.
Xử lý các trường hợp hồ sơ bị từ chối, bổ sung căn cứ theo đúng lý do cơ quan nêu trong văn bản trả lời.
Theo dõi thời hạn và thực hiện thủ tục gia hạn giấy xác nhận hoặc giấy phép lao động trước khi hết hiệu lực.

Quý khách có thể gửi hồ sơ vụ việc qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá sơ bộ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục giấy phép lao động cho doanh nghiệp

Dưới đây là các câu hỏi doanh nghiệp thường đặt ra khi xử lý thủ tục cho người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

1. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp là gì theo quy định hiện hành?

Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là một trong các hình thức làm việc của người lao động nước ngoài tại Việt Nam, quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là trường hợp người lao động được doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam cử sang làm việc có thời hạn tại chính hiện diện thương mại đó, khác với hình thức điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam quy định tại điểm h khoản 1 Điều 2.

2. Người lao động diện di chuyển nội bộ có phải ký hợp đồng lao động tại Việt Nam không?

Không bắt buộc. Theo khoản 4 Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nghĩa vụ ký hợp đồng lao động bằng văn bản sau khi được cấp giấy phép lao động chỉ áp dụng đối với người lao động làm việc theo hình thức hợp đồng lao động (điểm a) hoặc hợp đồng với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài (điểm m khoản 1 Điều 2), không áp dụng đối với hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

3. Doanh nghiệp không thuộc 11 ngành dịch vụ WTO có được sử dụng lao động di chuyển nội bộ không?

Có. Doanh nghiệp vẫn được sử dụng lao động nước ngoài theo hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp bình thường, chỉ khác là không được áp dụng cơ chế miễn giấy phép lao động tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, mà phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động thông thường theo Điều 18 và Điều 22 của cùng nghị định.

4. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 10 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy xác nhận theo thời hạn của một trong các căn cứ quy định tại Điều 21 nghị định này — ví dụ thời hạn văn bản cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam — nhưng không được vượt quá 02 năm cho mỗi lần cấp.

5. Hồ sơ chứng minh đã tuyển dụng liên tục 12 tháng cần những giấy tờ gì?

Theo điểm c khoản 5 Điều 8 (đối với giấy xác nhận) và điểm a khoản 6 Điều 18 (đối với giấy phép lao động) Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cần văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài xác nhận đã tuyển dụng người lao động liên tục ít nhất 12 tháng ngay trước khi vào Việt Nam, kèm văn bản cử người lao động sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại.

6. Nếu hồ sơ bị từ chối cấp giấy xác nhận thì doanh nghiệp phải làm gì?

Cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do từ chối trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (khoản 3 Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp căn cứ đúng lý do được nêu để bổ sung, sửa đổi hồ sơ và nộp lại, hoặc chuyển hướng sang thủ tục xin giấy phép lao động thông thường nếu xác định không đủ điều kiện miễn.

7. Di chuyển nội bộ doanh nghiệp khác gì với hình thức điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam?

Hai hình thức này được quy định tách biệt tại Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: di chuyển nội bộ doanh nghiệp (điểm b khoản 1) chỉ áp dụng khi cùng một doanh nghiệp nước ngoài cử lao động sang làm việc tại chính hiện diện thương mại của mình tại Việt Nam; trong khi điều chuyển từ nước ngoài sang Việt Nam (điểm h khoản 1) loại trừ rõ trường hợp di chuyển nội bộ, áp dụng cho các trường hợp điều chuyển khác giữa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài với Việt Nam.

Kết luận

Doanh nghiệp xác định đúng hai điều kiện — phạm vi 11 ngành dịch vụ cam kết WTO và thời gian tuyển dụng liên tục 12 tháng — trước khi chọn thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc thủ tục xin giấy phép lao động thông thường theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu và làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền; quý khách liên hệ hotline 1900636389 để được tiếp nhận vụ việc.

📚 Bài viết được tư vấn chuyên môn dựa trên hệ thống văn bản pháp luật sau:

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Lưu ý: Các quy định pháp luật có thể thay đổi tùy theo thời điểm. Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900.63.63.89 để được cập nhật thông tin tư vấn mới nhất.

Luật sư Nguyễn Thu Hương

Luật sư Nguyễn Thu Hương là chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực đầu tư và giấy phép cho người nước ngoài. Với kiến thức sâu rộng về pháp luật đầu tư và các quy định phức tạp liên quan đến thủ tục cấp phép, bà đã hỗ trợ thành công nhiều doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài thiết lập hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

Xem tất cả bài viết