Thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài

Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài là thủ tục đặc thù, áp dụng khi đồng thời thực hiện khai sinh cho trẻ em và xác lập quan hệ cha, mẹ, con với công dân nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết về thủ tục này theo quy định hiện hành!

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục ăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài

Theo Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo quyết định số 1833/QĐ-BTP ngày 23/06/2025, thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài được quy định như sau:

• Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ là công dân Việt Nam thực hiện đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con mà một bên có yêu cầu là người nước ngoài, công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.
• Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Công chức tư pháp – hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và tham mưu Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định.
• Cơ quan phối hợp: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được nhận là cha, mẹ, con và Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo quy định tại Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 1833/QĐ-BTP, Quý khách cần nộp/xuất trình các giấy tờ sau:

Giấy tờ phải nộp

1. Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu số 1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2024/TT-BTP;
2. Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu số 6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2024/TT-BTP;
3. Giấy chứng sinh.

• Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có văn bản của người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
• Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ – con (nếu có).

Trường hợp người yêu cầu đã nộp bản điện tử Giấy chứng sinh hoặc cơ quan đăng ký hộ tịch đã khai thác được dữ liệu điện tử có ký số của Giấy chứng sinh thì không phải nộp bản giấy.

1. Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định của pháp luật nước đó.
2. Chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con gồm một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:

• Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan khác có thẩm quyền ở trong nước hoặc nước ngoài xác nhận quan hệ cha con, quan hệ mẹ con.
• Trường hợp không có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con nêu trên thì phải có văn bản cam đoan của các bên nhận cha, mẹ, con, có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ cha, mẹ, con.

3. Trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc giữa người nước ngoài với nhau thì người nước ngoài phải nộp bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu để chứng minh về nhân thân.

Giấy tờ phải xuất trình

1. Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con;
2. Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp).
3. Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam thì xuất trình giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

Cách thức nộp hồ sơ

Quý khách có nhu cầu đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài có thể thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công 

Một bên có thể nộp hồ sơ mà không phải có văn bản ủy quyền của bên còn lại.

Một số lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài

Theo Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 1833/QĐ-BTP, khi nộp hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, Quý khách cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
• Đối với giấy tờ nộp, xuất trình:
• • Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VneID).
  • Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.
  • Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại, ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
  • Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.
  • Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.
• Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định; Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định trước khi nhận kết quả.
• Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không cung cấp được giấy tờ theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch.
• Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật. Cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.
• Đối với việc xác định họ, dân tộc, quê quán, đặt tên cho trẻ:
• Việc xác định họ, dân tộc, đặt tên cho trẻ em phải phù hợp với pháp luật và yêu cầu giữ gìn bản sắc dân tộc, tập quán, truyền thống văn hóa tốt đẹp của Việt Nam; không đặt tên quá dài, khó sử dụng.
• Trường hợp cha, mẹ không thỏa thuận được về họ, dân tộc, quê quán của con khi đăng ký khai sinh thì họ, dân tộc, quê quán của con được xác định theo tập quán nhưng phải bảo đảm theo họ, dân tộc, quê quán của cha hoặc mẹ.

Trình tự thực hiện thủ tục

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài được quy định tại Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 1833/QĐ-BTP. Theo đó, quy trình thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con nộp hồ sơ đăng ký khai sinh và đăng ký nhận cha, mẹ, con tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh, đăng ký nhận cha, mẹ, con; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức tư pháp – hộ tịch xử lý; trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xử lý.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước trước đó;
• Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ báo cáo Lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh và nhận cha, mẹ, con.

Bước 3: Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì công chức tư pháp – hộ tịch gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại như bước 2;
• Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức tư pháp – hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả cho người yêu cầu;
• Công chức tư pháp – hộ tịch xác minh, niêm yết việc nhận cha, mẹ, con tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã trong thời gian 05 ngày làm việc, đồng thời gửi văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người được nhận là cha, mẹ, con niêm yết trong thời gian 05 ngày làm việc tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Nếu thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng và không có tranh chấp, thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con, Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh, đăng ký nhận cha, mẹ, con trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con thì chuyển thông tin đến Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.

Bước 4: Sau khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trả về Số định danh cá nhân, công chức tư pháp – hộ tịch in Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con, trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký, chuyển tới Trung tâm Phục vụ hành chính công trả kết quả cho người yêu cầu.

>> Xem thêm:

• Đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều
• Hướng dẫn đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam
• Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài

Dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài tại Tư vấn Long Phan

Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài là thủ tục tương đối phức tạp, liên quan đến nhiều giấy tờ và quy định pháp luật chuyên biệt. Nhằm giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và đảm bảo quá trình thực hiện đúng quy định, Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói, đồng hành cùng Quý khách hàng từ khâu tư vấn ban đầu, soạn thảo hồ sơ đến làm việc với cơ quan có thẩm quyền.  

Khi sử dụng dịch vụ tại Tư vấn Long Phan, chúng tôi sẽ hỗ trợ Quý khách thực hiện các công việc sau:

• Phân tích, đánh giá hồ sơ và tư vấn chi tiết về các quy định pháp luật liên quan;
• Hướng dẫn Quý khách hàng chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết, đảm bảo tính hợp pháp và chính xác;
• Hỗ trợ soạn thảo các văn bản, tờ khai theo đúng mẫu của cơ quan nhà nước;
• Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết các vấn đề phát sinh;
• Theo dõi chặt chẽ tiến trình xử lý hồ sơ, cập nhật thông tin thường xuyên cho Quý khách hàng;
• Nhận kết quả và bàn giao cho Quý khách hàng.

Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài:

Cần chuẩn bị mấy bộ hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài để nộp cho cơ quan có thẩm quyền?

Quý khách cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài bao gồm những giấy tờ, tài liệu nêu trên.

Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài là bao lâu?

Theo Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 1833/QĐ-BTP, thời gian giải quyết thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài là 10 ngày.

Kết quả nhận được sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài bao gồm những gì?

Căn cứ quy định tại Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 1833/QĐ-BTP, sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, Quý khách sẽ nhận được kết quả bao gồm: Giấy khai sinh, Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (bản chính); bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (trường hợp yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con).

Pháp luật quy định thế nào về phí, lệ phí thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài?

Phí, lệ phí thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài được quy định tại Tiểu mục 8 mục A Phần II Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch ban hành kèm theo Quyết định số 1833/QĐ-BTP, cụ thể như sau:

• Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định.
• Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.
• Phí cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con (nếu có yêu cầu) thực hiện theo quy định tại Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính.

Kết luận

Việc thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài đòi hỏi sự cẩn trọng trong từng bước, từ chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Nếu Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn chi tiết hoặc sử dụng dịch vụ, hãy liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua hotline 1900 63 63 89 để được hỗ trợ và tư vấn nhanh chóng!