Thủ tục Ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài

Thủ tục Ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài là quy trình pháp lý nhằm công nhận và bảo đảm giá trị pháp lý của quan hệ hôn nhân đã được xác lập tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ điều kiện, thẩm quyền, hồ sơ và trình tự thực hiện thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành. Mời mọi người tham khảo! 

Điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Điều kiện ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài được quy định tại Điều 34 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. Theo đó:

Việc kết hôn giữa công dân Việt Nam với nhau hoặc với người nước ngoài đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch nếu tại thời điểm kết hôn, các bên đáp ứng đủ điều kiện kết hôn và không vi phạm điều cấm theo quy định pháp luật.

Nếu vào thời điểm đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài, việc kết hôn không đáp ứng điều kiện kết hôn, nhưng không vi phạm điều cấm luật định, nhưng vào thời điểm yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn, hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú kết hôn là nhằm bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam và trẻ em, thì việc kết hôn cũng được ghi vào Sổ hộ tịch. 

Cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp ngày 11/6/2025:

Thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Tư pháp – Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân dân cấp xã). 

Thủ tục Ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài

Thành phần hồ sơ và phương thức nộp

Thành phần hồ sơ thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài quy định tại khoản 1 Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm:

Giấy tờ phải nộp:

• Tờ khai theo mẫu quy định;
• Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
• Nếu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì còn phải nộp bản sao giấy tờ của cả hai bên nam, nữ. Nếu là công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc huỷ việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc huỷ việc kết hôn theo quy định. 
• Ngoài ra, nếu người yêu cầu ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thì phải nộp văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực. 

Giấy tờ phải xuất trình:

• Hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công dân/ Thẻ căn cước/ Căn cước điện tử/ Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu.
• Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến). 
• Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức luật định. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì người yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến). 
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025).

Lưu ý:

Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. 

Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

>>>CLICK TẢI NGAY: 

• TỜ KHAI GHI CHÚ KẾT HÔN
• NỘI DUNG MẪU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TƯƠNG TÁC GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC KẾT HÔN

>>>Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài

Trình tự thực hiện

Thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn được quy định tại Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Bao gồm các bước sau: 

Bước 1: Nộp hồ sơ

• Đối với hình thức nộp trực tiếp: người yêu cầu nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí ghi chú kết hôn, nộp phí cấp bản sao Trích lục ghi chú kết hôn nếu có yêu cầu cấp bản sao Trích lục ghi chú kết hôn.
• Đối với hình thức nộp trực tuyến: người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, lựa chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền. 

Người yêu cầu cung cấp thông tin theo mẫu hộ tịch điện tử tương tác ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ và tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

• Trường hợp nộp trực tiếp mà hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu. Trường hợp nộp trực tuyến thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu. Đồng thời chuyển hồ sơ để công chức tư pháp – hộ tịch xử lý; 
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện và nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung. 

Nếu người yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu ghi chú kết hôn.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ

Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì công chức tư pháp – hộ tịch gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để thông báo cho người nộp hồ sơ.

Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì:

• Đối với nộp hồ sơ trực tiếp, công chức tư pháp – hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.
• Đối với nộp hồ sơ trực tuyến, công chức tư pháp – hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

Nếu thấy yêu cầu ghi chú kết hôn đủ điều kiện, không thuộc trường hợp từ chối ghi vào sổ việc kết hôn thì: 

• Đối với nộp trực tiếp, công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện ghi vào Sổ đăng ký kết hôn, cập nhật thông tin ghi chú kết hôn trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.
• Đối với nộp trực tuyến, công chức tư pháp – hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục ghi chú kết hôn điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số. Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu và xác nhận trong thời hạn tối đa 01 ngày. Nếu người yêu cầu đã xác nhận hoặc không có phản hồi sau thời gian quy định thì công chức thực hiện ghi nội dung vào Sổ đăng ký kết hôn, cập nhật thông tin ghi chú kết hôn trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung.

Bước 4: Trả kết quả

Công chức tư pháp – hộ tịch in Trích lục ghi chú kết hôn, trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký, chuyển tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả cho người yêu cầu.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn đối với thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn là 05 ngày làm việc. Trường hợp phải có văn bản xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 08 ngày làm việc. 

Phí, lệ phí

Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định.

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật. 

Phí cấp bản sao Trích lục ghi chú kết hôn (nếu có yêu cầu) quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016. Phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch là 8.000 đồng/bản sao trích lục. 

>>>Xem thêm: Thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài 

Dịch vụ tư vấn và nhận ủy quyền đối với Thủ tục Ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài

Tư vấn Long Phan cung cấp toàn diện dịch vụ đối với thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài. Nội dung dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn chi tiết về điều kiện cần để ghi chú hộ tịch;
• Tư vấn thành phần hồ sơ và quy trình đối với thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài;
• Hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài;
• Kiểm tra tính pháp lý của các tài liệu, chứng cứ nộp cho cơ quan có thẩm quyền;
• Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết;
• Đại diện uỷ quyền của Quý Khách hàng để nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý tại cơ quan có thẩm quyền;
• Nhận và bàn giao kết quả, đồng thời giải thích nội dung cho Quý Khách hàng khi cần.

Với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm hỗ trợ từ khâu tư vấn đến soạn thảo văn bản, Tư vấn Long Phan cam kết giúp Quý Khách hàng hoàn thành thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài đúng quy định và hiệu quả. 

Một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện Thủ tục Ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Trường hợp nào ghi chú kết hôn bị từ chối?

Yêu cầu ghi vào sổ việc kết hôn bị từ chối nếu thuộc một trong các trường hợp sau: 

Việc kết hôn vi phạm điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình;

Công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam. 

CSPL: khoản 1 Điều 36 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. 

Việc sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thực hiện bằng phương thức nào?

Việc khai thác, sử dụng thông tin về cư trú của công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư được thực hiện bằng một trong các phương thức sau:

Tra cứu, khai thác thông tin cá nhân qua chức năng của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh đã được kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia;

Tra cứu thông tin cá nhân thông qua tài khoản định danh điện tử của công dân được hiển thị trong ứng dụng VNeID;

Sử dụng thiết bị đầu đọc đã được kết nối trực tuyến với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, bao gồm thiết bị đọc mã QR Code hoặc thiết bị đọc chíp trên thẻ Căn cước công dân gắn chíp;

Các phương thức khai thác khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

CSPL: khoản 2 Điều 14 Nghị định 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022.

Người yêu cầu có được ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục không?

Người yêu cầu ghi chú hộ tịch việc kết hôn trực tiếp thực hiện hoặc uỷ quyền cho người khác thực hiện việc ghi chú hộ tịch việc kết hôn tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, gửi qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia. 

Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục bằng hình thức online không?

Có. Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến. 

Sau khi có kết quả người yêu cầu nhận được những văn bản gì?

Người yêu cầu ghi chú hộ tịch việc kết hôn nhận được Trích lục ghi chú kết hôn, bản sao Trích lục ghi chú kết hôn và bản điện tử Trích lục ghi chú kết hôn. 

Kết luận

Thủ tục ghi chú hộ tịch việc kết hôn của người Việt Nam đã đăng ký ở nước ngoài là bước cần thiết để quan hệ hôn nhân được pháp luật Việt Nam công nhận và bảo đảm hiệu lực thi hành. Việc nắm rõ quy định sẽ giúp công dân thuận lợi hơn trong quá trình đăng ký, đồng thời bảo vệ đầy đủ quyền và lợi ích hợp pháp của mình cũng như của gia đình trong quan hệ hôn nhân có yếu tố nước ngoài. 

Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua hotline: 1900 63 63 89 để được phục vụ tận tâm và chuyên nghiệp.