Thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài

Thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài là thủ tục đăng ký việc giám hộ giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài cùng cư trú tại Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ trình bày đầy đủ điều kiện giám hộ và trình tự thực hiện thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài. Mời mọi người tham khảo!

Giám hộ là gì và các trường hợp cần giám hộ?

Giám hộ là việc cá nhân, pháp nhân được pháp luật quy định, được Ủy ban nhân dân cấp xã cử, được Toà án chỉ định hoặc quy định khác (sau đây gọi chung là người giám hộ) để thực hiện việc chăm sóc, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi (sau đây gọi chung là người được giám hộ) được quy định tại Mục 4 Chương III Phần thứ nhất Bộ luật dân sự 2015. 

Căn cứ theo quy định tại Điều 47 Bộ luật Dân sự 2015, người được giám hộ bao gồm:

• Người chưa thành niên không còn cha, mẹ hoặc không xác định được cha, mẹ;
• Người chưa thành niên có cha, mẹ nhưng cha, mẹ đều mất năng lực hành vi dân sự; cha, mẹ đều có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; cha, mẹ đều bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; cha, mẹ đều bị Toà án tuyên bố hạn chế quyền đối với con; cha, mẹ đều không có điều kiện chăm sóc, giáo dục con và có yêu cầu người giám hộ;
• Người mất năng lực hành vi dân sự;
• Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi.

Một người chỉ có thể được một người giám hộ, trừ trường hợp cha, mẹ cùng giám hộ cho con hoặc ông, bà cùng giám hộ cho cháu. 

Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015 quy định cá nhân có đủ các điều kiện sau đây có thể làm người giám hộ:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có tư cách đạo đức tốt và các điều kiện cần thiết để thực hiện quyền, nghĩa vụ của người giám hộ;
• Không phải là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc người bị kết án nhưng chưa được xoá án tích về một trong các tội cố ý xâm phạm tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tài sản của người khác;
• Không phải là người bị Toà án tuyên bố hạn chế quyền đối với con chưa thành niên.

Pháp nhân có đủ các điều kiện sau đây có thể làm người giám hộ:

• Có năng lực pháp luật dân sự phù hợp với việc giám hộ;
• Có điều kiện cần thiết để thực hiện quyền, nghĩa vụ của người giám hộ.

Cơ quan có thẩm quyền

Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp ngày 11/6/2025.

Thủ tục đăng ký giám hộ thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Tư pháp – Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân dân cấp xã). 

Thành phần hồ sơ và phương thức nộp

Để hoàn tất thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài, người yêu cầu cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định và nộp đến cơ quan có thẩm quyền theo phương thức được pháp luật cho phép. Cụ thể:

Thành phần hồ sơ

Quý khách cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

1. Tờ khai đăng ký giám hộ theo mẫu (nếu người yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính);
2. Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký giám hộ (do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến);
3. Người có yêu cầu đăng ký giám hộ thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

• Văn bản cử người giám hộ theo quy định của Bộ luật Dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ cử; giấy tờ chứng minh điều kiện giám hộ đương nhiên theo quy định của Bộ luật Dân sự đối với trường hợp đăng ký giám hộ đương nhiên; trường hợp có nhiều người cùng đủ điều kiện làm giám hộ đương nhiên thì nộp thêm văn bản thỏa thuận về việc cử một người làm giám hộ đương nhiên;
• Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện đăng ký giám hộ. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
• Hộ chiếu/Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký giám hộ. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến);
• Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Lưu ý: Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận để sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

• Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính, bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VneID).
• Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.
• Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại, ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
• Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp .
• Người tiếp nhận hồ sơ thực hiện khai thác thông tin trong CSDLQGVDC theo quy định pháp luật nếu người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã cung cấp họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân/thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử. Trường hợp các thông tin cần khai thác không có trong CSDLQGVDC thì đề nghị người yêu cầu kê khai đầy đủ.

Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

• Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký giám hộ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.
• Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký giám hộ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định; Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không lựa chọn nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thì người yêu cầu đăng ký hộ tịch nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định trước khi nhận kết quả.

Trường hợp người yêu cầu đăng ký hộ tịch không cung cấp được giấy tờ theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch.

>>>CLICK TẢI NGAY:

• Tờ khai đăng ký giám hộ
• Nội dung mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký giám hộ  

Phương thức nộp

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025). 

Lưu ý:

Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. 

Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

>>>Xem thêm: Đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt Kiều

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài

Thủ tục đăng ký giám hộ được quy định tại Mục 3 Chương II Luật Hộ tịch 2014, Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP).

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ:

Đối với hình thức nộp trực tiếp: Người yêu cầu nộp hồ sơ đăng ký giám hộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký giám hộ; nộp phí cấp bản sao Trích lục đăng ký giám hộ nếu có yêu cầu cấp bản sao Trích lục đăng ký giám hộ.

Đối với hình thức nộp trực tuyến: Người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, lựa chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Người có yêu cầu đăng ký trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ: 

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ nếu hồ sơ hợp lệ và có phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tiếp) hoặc gửi ngay phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn, trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu (nếu nộp hồ sơ trực tuyến). 

Cơ quan tiếp nhận chuyển hồ sơ để công chức tư pháp – hộ tịch xử lý. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xử lý.

Đối với hồ sơ chưa đầy đủ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp người yêu cầu không bổ sung hồ sơ được thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ báo cáo Lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký giám hộ.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ:

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ. Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký giám hộ, cập nhật thông tin đăng ký giám hộ và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung đối với hồ sơ nộp trực tiếp. 

Hồ sơ nộp trực tuyến thì công chức làm công tác hộ tịch gửi lại biểu mẫu Trích lục đăng ký giám hộ điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số. Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra thông tin trên biểu mẫu tối đa 01 ngày. 

Nếu người yêu cầu xác nhận thống nhất với thông tin hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ đăng ký giám hộ, cập nhật thông tin đăng ký giám hộ và lưu chính thức trên Phần mềm.

Bước 4: Trả kết quả:

Công chức tư pháp – hộ tịch in Trích lục đăng ký giám hộ, trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký, chuyển Trung tâm Phục vụ hành chính công trả kết quả cho người yêu cầu.  

Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài được quy định như sau:

• 05 ngày làm việc đối với việc đăng ký giám hộ cử.
• 03 ngày làm việc đối với việc đăng ký giám hộ đương nhiên. 

Phí, lệ phí

Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định.

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật. 

Phí cấp bản sao Trích lục đăng ký giám hộ (nếu có yêu cầu) quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016. Phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch là 8.000 đồng/bản sao trích lục. 

>>>Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài

Dịch vụ tư vấn đối với thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài

Tư vấn Long Phan cung cấp toàn diện dịch vụ đối với thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài. Nội dung dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn chi tiết về điều kiện cần để giám hộ;
• Tư vấn thành phần hồ sơ và quy trình đối với thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài;
• Hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài;
• Kiểm tra tính pháp lý của các tài liệu, chứng cứ nộp cho cơ quan có thẩm quyền;
• Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết.

Với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm hỗ trợ từ khâu tư vấn đến soạn thảo văn bản, Tư vấn Long Phan cam kết giúp Quý Khách hàng hoàn thành thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài đúng quy định và hiệu quả. 

Một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Những người nào là người giám hộ đương nhiên của người chưa thành niên?

Người giám hộ đương nhiên của người chưa thành niên theo quy định được xác định theo thứ tự sau đây: 

Anh ruột là anh cả hoặc chị ruột là chị cả là người giám hộ; nếu anh cả hoặc chị cả không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì anh ruột hoặc chị ruột tiếp theo là người giám hộ, trừ trường hợp có thoả thuận anh ruột hoặc chị ruột khác làm người giám hộ;

Trường hợp không có người giám hộ theo quy định trên thì ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại làm người giám hộ hoặc những người này thỏa thuận cử một hoặc một số người trong số họ làm người giám hộ;

Trường hợp không có người giám hộ theo hai quy định trên thì bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột hoặc dì ruột là người giám hộ.

CSPL: Điều 52 Bộ luật dân sự 2015.

Những người nào là người giám hộ đương nhiên của người mất năng lực hành vi dân sự?

Trường hợp vợ là người mất năng lực hành vi dân sự thì chồng là người giám hộ và ngược lại;

Trường hợp cha và mẹ đều mất năng lực hành vi dân sự hoặc một người mất năng lực hành vi dân sự, còn người kia không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì người con cả là người giám hộ. Nếu người con cả không đủ điều kiện làm người giám hộ thì người con tiếp theo có đủ điều kiện làm người giám hộ là người giám hộ.

Trường hợp người thành niên mất năng lực hành vi dân sự chưa có vợ, chồng, con hoặc có mà vợ, chồng, con đều không có đủ điều kiện làm người giám hộ thì cha, mẹ là người giám hộ.

CSPL: Điều 53 Bộ luật dân sự 2015.  

Cử, chỉ định người giám hộ như thế nào?

Trường hợp người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự không có người giám hộ đương nhiên theo quy định thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ có trách nhiệm cử người giám hộ.

Trường hợp có tranh chấp giữa những người giám hộ hoặc tranh chấp về việc cử người giám hộ thì Toà án chỉ định người giám hộ.

Việc cử người giám hộ phải được sự đồng ý của người được cử làm người giám hộ.

Việc cử người giám hộ phải được lập thành văn bản, trong đó ghi rõ lý do cử người giám hộ, quyền, nghĩa vụ cụ thể của người giám hộ, tình trạng tài sản của người được giám hộ.

Trừ trường hợp áp dụng luật định, người giám hộ của người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi do Toà án chỉ định trong số những người giám hộ đương nhiên của người mất năng lực hành vi dân sự. Trường hợp không có người giám hộ theo quy định trên, Toà án chỉ định người giám hộ hoặc đề nghị một pháp nhân thực hiện việc giám hộ. 

CSPL: Điều 54 Bộ luật dân sự 2015. 

Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục bằng hình thức online không?

Có. Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến. 

Có được đăng ký chấm dứt giám hộ không?

Người giám hộ có quyền chấm dứt, thay đổi giám hộ. Thủ tục đăng ký chấm dứt, thay đổi giám hộ được quy định tại Luật Hộ tịch 2014 và các quy định liên quan khác. 

Kết luận

Thủ tục đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi cho người giám hộ và người được giám hộ. Việc nắm vững các quy định về thẩm quyền, hồ sơ, trình tự thực hiện không chỉ giúp người giám hộ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn hạn chế được rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện thủ tục. 

Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ ngay với qua hotline: 1900 63 63 89 để được phục vụ tận tâm và chuyên nghiệp.