Thủ tục Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam là một trong những thủ tục hộ tịch quan trọng, nhằm bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân trong trường hợp bản chính Giấy khai sinh và Sổ hộ tịch gốc không còn được lưu giữ. Bài viết dưới đây sẽ trình bày cụ thể quy định về thủ tục đăng ký lại khai sinh. Mời mọi người tham khảo! 

Điều kiện để đăng ký lại khai sinh?

Điều kiện đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. Theo đó, người yêu cầu có thể đăng ký lại khai sinh khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất;
• Chỉ được thực hiện đăng ký lại khai sinh nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
• Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại. 

Cơ quan có thẩm quyền

Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp ngày 11/6/2025; Điều 25 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền đăng ký lại khai sinh như sau:

Thủ tục đăng ký lại khai sinh thuộc thẩm quyền giải quyết của Phòng Tư pháp – Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân dân cấp xã) nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu đang thường trú.

Thành phần hồ sơ và phương thức nộp

Để việc đăng ký lại khai sinh được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, người đăng ký phải tuân thủ đầy đủ điều kiện luật định và chuẩn bị một bộ hồ sơ như sau:

Thành phần hồ sơ

Thành phần hồ sơ đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020. Cụ thể gồm các giấy tờ sau:

1. Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
2. Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó. Bao gồm:

• Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh);
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam;

3. Trường hợp người yêu cầu không có các giấy tờ trên thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh như:

• Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
• Giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
• Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
• Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân. 

4. Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ như trên phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch, quê quán; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị quản lý.
5. Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Ngoài ra, người yêu cầu cần phải xuất trình một số giấy tờ sau:

• Hộ chiếu/ Chứng minh nhân dân/ Thẻ căn cước công dân/ Thẻ căn cước/ Căn cước điện tử/ Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người yêu cầu.
• Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải tải lên (theo hình thức trực tuyến). 
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

>>>CLICK TẢI NGAY: 

• TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH
• NỘI DUNG MẪU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TƯƠNG TÁC ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH

Phương thức nộp

Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch, gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP ngày 09/01/2025). 

Lưu ý:

Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú; nơi cư trú của cá nhân được xác định theo quy định của pháp luật về cư trú. 

Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch không phải tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

>>>Xem thêm: Đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều

Thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Thủ tục đăng ký lại khai sinh được quy định tại Điều 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Đối với hình thức nộp trực tiếp: người yêu cầu nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký lại khai sinh, nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh.

Đối với hình thức nộp trực tuyến: người yêu cầu truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, lựa chọn Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền. 

Người yêu cầu cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký lại khai sinh (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ và tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm kiểm tra chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

Trường hợp nộp trực tiếp mà hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người yêu cầu. Trường hợp nộp trực tuyến thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người yêu cầu; đồng thời chuyển hồ sơ để công chức tư pháp – hộ tịch xử lý; 

Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cán bộ tiếp nhận hồ sơ chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xử lý. 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hoá (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hoá theo quy định.

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện và nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung. 

Nếu người yêu cầu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký lại khai sinh.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì công chức tư pháp – hộ tịch gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để thông báo cho người nộp hồ sơ.

Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì:

• Đối với nộp hồ sơ trực tiếp, công chức tư pháp – hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả cho người yêu cầu.
• Đối với nộp hồ sơ trực tuyến, công chức tư pháp – hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người yêu cầu.

Trường hợp việc đăng ký khai sinh trước đây được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Sở Tư pháp thì Phòng Tư pháp có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã/ Sở Tư pháp nơi thực hiện việc đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch. 

Sau khi nhận được văn bản đề nghị, Uỷ ban nhân dân/ Sở Tư pháp đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được Sổ hộ tịch.

Trường hợp hợp giấy tờ của người yêu cầu không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì Cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị Cơ quan Công an có thẩm quyền xác minh.

Trường hợp Cơ quan Công an trả lời không có thông tin thì Cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.

Sau khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được Sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh hoặc sau thời hạn 20 ngày kể từ ngày gửi văn bản yêu cầu xác minh mà không nhận được văn bản trả lời, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì:

• Đối với hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp: công chức làm công tác hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký lại khai sinh và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. 
• Đối với hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến: công chức làm công tác hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử và xác nhận trong thời hạn tối là là 01 ngày.

Nếu người yêu cầu xác nhận thông tin đã chính xác hoặc không có phản hồi sau thời gian quy định thì công chức thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh và lưu chính thức trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung. 

Bước 4: Trả kết quả

Công chức tư pháp – hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký, chuyển tới Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả kết quả cho người yêu cầu.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn đối với thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam là 05 ngày. Trường hợp phải có văn bản xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 25 ngày. 

>>>Xem thêm: Hướng dẫn hồ sơ đăng ký kết hôn với người nước ngoài 

Phí, lệ phí

Mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định.

Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật. 

Phí cấp bản sao Giấy khai sinh (nếu có yêu cầu) quy định tại Thông tư 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016. Phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch là 8.000 đồng/bản sao trích lục. 

Dịch vụ tư vấn và nhận ủy quyền đối với thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Tư vấn Long Phan cung cấp toàn diện dịch vụ đối với thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam. Nội dung dịch vụ bao gồm:

• Tư vấn chi tiết về điều kiện cần để khai sinh lại;
• Tư vấn thành phần hồ sơ và quy trình đối với thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam;
• Hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam;
• Kiểm tra tính pháp lý của các tài liệu, chứng cứ nộp cho cơ quan có thẩm quyền;
• Soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết;
• Đại diện uỷ quyền của Quý Khách hàng để nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý tại cơ quan có thẩm quyền;
• Nhận và bàn giao kết quả, đồng thời giải thích nội dung cho Quý Khách hàng khi cần.

Với đội ngũ chuyên nghiệp, tận tâm hỗ trợ từ khâu tư vấn đến soạn thảo văn bản, Tư vấn Long Phan cam kết giúp Quý Khách hàng hoàn thành thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam đúng quy định và hiệu quả. 

Một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến Thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu không chứng minh được quan hệ cha, mẹ, con thì phải làm sao?

Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.

Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan. 

CSPL: khoản 4 Điều 9 Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020.

Giấy khai sinh có giá trị pháp lý như thế nào?

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân.

Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.

Trường hợp nội dung trong hồ sơ, giấy tờ cá nhân khác với nội dung trong Giấy khai sin của người đó thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ hoặc cấp giấy tờ có trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ, giấy tờ theo đúng nội dung trong Giấy khai sinh. 

CSPL: Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. 

Người yêu cầu có được ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục không?

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc uỷ quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký lại khai sinh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, gửi qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công quốc gia. 

Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục bằng hình thức online không?

Có. Người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục đăng ký trực tuyến theo quy định pháp luật về đăng ký hộ tịch trực tuyến. 

Sau khi có kết quả người yêu cầu nhận được những văn bản gì?

Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh nhận được Giấy khai sinh, bản sao Giấy khai sinh và bản điện tử Giấy khai sinh. 

Kết luận

Thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam được pháp luật quy định khá chặt chẽ. Việc nắm rõ điều kiện, thẩm quyền, hồ sơ và quy trình không chỉ giúp người dân chủ động hơn khi chuẩn bị mà còn hạn chế được những sai sót, kéo dài thời gian giải quyết.  

Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua hotline: 1900 63 63 89 để được phục vụ tận tâm và chuyên nghiệp.