Nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài (hợp đồng từ 90 ngày trở lên)

Nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài là quy trình quan trọng nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp sau khi hoàn thành nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. Thủ tục này đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện, hồ sơ và trình tự theo các văn bản pháp luật chuyên ngành về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài.

Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ trình bày cụ thể các điều kiện, thành phần hồ sơ và những lưu ý cần thiết để doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ đúng quy định và hiệu quả.

Điều kiện để nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài

Theo quy định tại điểm l Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm Quyết định số 640/QĐ-BNV, doanh nghiệp được nhận lại tiền ký quỹ khi đã thanh lý Hợp đồng đào tạo nghề ở nước ngoài với người lao động.

Việc thanh lý hợp đồng là căn cứ pháp lý để xác định doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ quyền và nghĩa vụ phát sinh trong quá trình đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài. Trên cơ sở đó, cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, thực hiện thủ tục đề nghị ngân hàng hoàn trả tiền ký quỹ cho doanh nghiệp theo quy định.

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài

Theo quy định mới tại Nghị định số 128/2025/NĐ-CP và Tiểu mục 4 Mục B Phần II Quyết định số 640/QĐ-BNV, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính là cơ quan trực tiếp tiếp nhận và giải quyết hồ sơ. 

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực của báo cáo thanh lý hợp đồng. Sau khi thẩm định hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan này sẽ ban hành văn bản đề nghị ngân hàng thực hiện việc trả lại tiền ký quỹ cho doanh nghiệp. Đây là đơn vị hành chính đóng vai trò quyết định trong việc chấp thuận yêu cầu nhận lại tiền ký quỹ.

Thành phần hồ sơ yêu cầu nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động ra nước ngoài

Hồ sơ pháp lý là căn cứ chứng minh doanh nghiệp đã đủ điều kiện để được giải tỏa nghĩa vụ ký quỹ. Theo quy định tại điểm c Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV, hồ sơ yêu cầu nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp trong trường hợp này bao gồm: Báo cáo về việc đã thanh lý Hợp đồng đào tạo nghề ở nước ngoài với người lao động kèm theo tài liệu chứng minh.

Văn bản này cần trình bày chi tiết về quá trình thực hiện hợp đồng, số lượng người lao động đã đưa đi, số lượng đã về nước và tình trạng thanh lý hợp đồng với từng cá nhân. Báo cáo phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của thông tin. Nội dung báo cáo phải thể hiện rõ sự đồng thuận chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên.

Đi kèm với báo cáo là các tài liệu chứng minh thực tế việc thanh lý. Các tài liệu này thường bao gồm Biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo nghề có chữ ký xác nhận của người lao động và đại diện doanh nghiệp. Trong trường hợp có các giao dịch tài chính liên quan đến việc thanh lý (như hoàn trả phí, chi trả hỗ trợ), doanh nghiệp cần cung cấp thêm các chứng từ thanh toán, phiếu chi hoặc xác nhận chuyển khoản ngân hàng. Các tài liệu này đóng vai trò là bằng chứng vật chất xác nhận nội dung báo cáo là đúng sự thật.

Trình tự thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài

Quy trình thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài phải tuân theo các bước cụ thể quy định tại điểm a Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025, bao gồm:

Bước 1: Nộp hồ sơ báo cáo 

Doanh nghiệp gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính báo cáo về việc đã thanh lý Hợp đồng đào tạo nghề ở nước ngoài với người lao động kèm theo tài liệu chứng minh (Hợp đồng đào tạo nghề có thời gian đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài từ 90 ngày trở lên).

Bước 2: Xem xét và ra quyết định  

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo của doanh nghiệp về việc đã thanh lý Hợp đồng đào tạo nghề ở nước ngoài với người lao động kèm theo tài liệu chứng minh, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có văn bản đề nghị ngân hàng nhận ký quỹ trả lại tiền ký quỹ cho doanh nghiệp và thông báo cho Bộ Nội vụ.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Dịch vụ tư vấn thủ tục nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ một cách nhanh chóng và chính xác. Với đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc các quy định pháp luật, chúng tôi cam kết bảo vệ tối đa quyền lợi của Quý khách hàng. 

Dưới đây là các nội dung hỗ trợ cụ thể của chúng tôi:

1. Rà soát điều kiện và hồ sơ  

• Đánh giá chi tiết tình trạng hồ sơ hiện có của doanh nghiệp.
• Rà soát toàn bộ Hợp đồng đào tạo nghề, Biên bản thanh lý hợp đồng và các chứng từ tài chính liên quan.
• Đối chiếu điều kiện thực tế của doanh nghiệp với quy định pháp luật để phát hiện sớm các thiếu sót, rủi ro có thể dẫn đến việc trả hồ sơ hoặc kéo dài thời gian thẩm định.

2. Soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ đề nghị

• Soạn thảo Báo cáo thanh lý hợp đồng và các văn bản giải trình cần thiết theo thông tin doanh nghiệp cung cấp.
• Sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu chứng minh theo đúng chuẩn mực hành chính.
• Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản nhằm bảo đảm tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

3. Đại diện thực hiện thủ tục và làm việc với cơ quan nhà nước

• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền và theo dõi quá trình xử lý.
• Làm việc, giải trình với cơ quan thụ lý hồ sơ khi phát sinh yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ.
• Hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với ngân hàng để thực hiện thủ tục giải tỏa tiền ký quỹ sau khi có văn bản chấp thuận.

Các câu hỏi thường gặp về nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài (hợp đồng từ 90 ngày trở lên)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài (hợp đồng từ 90 ngày trở lên), mời quý vị tham khảo:

Thủ tục này có áp dụng cho các hợp đồng đào tạo nghề có thời hạn dưới 90 ngày không?

Không. Thủ tục này chỉ áp dụng cụ thể đối với trường hợp doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài theo hợp đồng có thời hạn từ 90 ngày trở lên. Các hợp đồng ngắn hạn dưới 90 ngày sẽ chịu sự điều chỉnh của các quy định khác. 

(Căn cứ: Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV.)

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ yêu cầu hoàn trả tiền ký quỹ qua đường bưu điện được không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền lựa chọn phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính công ích để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. 

(Căn cứ: Điểm b Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV.)

Doanh nghiệp có phải nộp lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục này không?

Không. Pháp luật hiện hành quy định doanh nghiệp không phải nộp lệ phí khi thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài. 

(Căn cứ: Điểm i Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV.)

Ngân hàng có tự động hoàn trả tiền khi doanh nghiệp gửi thông báo thanh lý không?

Không. Ngân hàng nhận ký quỹ chỉ được phép hoàn trả tiền khi nhận được văn bản đề nghị chính thức từ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, không thực hiện dựa trên yêu cầu đơn phương của doanh nghiệp. 

(Căn cứ: Điểm a Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV.)

Doanh nghiệp có trụ sở chi nhánh ở tỉnh khác thì nộp hồ sơ ở đâu?

Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt “trụ sở chính”, không nộp tại địa phương nơi đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. 

(Căn cứ: Điểm a Tiểu mục 4 Mục B Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV.)

Kết luận

Việc thực hiện đúng quy trình nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp đưa người lao động đi đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề ở nước ngoài giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng tiền và đảm bảo sự tuân thủ pháp luật. Tư vấn Long Phan cam kết cung cấp giải pháp hỗ trợ pháp lý chuyên sâu, chính xác và hiệu quả cho Quý khách hàng trong suốt quá trình thực hiện thủ tục. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ kịp thời, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay qua Hotline 1900636389!