Hướng dẫn chi tiết hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài

Tư vấn Long Phan nhận thấy phần lớn khách sạn, chủ nhà cho thuê và doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài chỉ lúng túng ở một điểm: hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài cần những giấy tờ nào và ai là người phải nộp. Theo Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2025), người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú – không phải bản thân người nước ngoài – có trách nhiệm hoàn tất việc khai báo trong 12 giờ, hoặc 24 giờ tại vùng sâu, vùng xa. Bài viết trình bày đầy đủ giấy tờ cần chuẩn bị, nơi nộp, quy trình khai báo điện tử mới nhất và mức phạt nếu bỏ sót. Với kinh nghiệm tư vấn giấy phép cho người nước ngoài, Tư vấn Long Phan hỗ trợ xử lý đúng thủ tục ngay từ lần đầu.

Đăng ký (khai báo) tạm trú cho người nước ngoài là gì?

Đăng ký tạm trú là thủ tục cơ sở lưu trú thông báo cho Công an cấp xã về việc người nước ngoài đang lưu trú tại địa điểm của mình. Căn cứ Điều 3 và Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2025), đây là nghĩa vụ hành chính bắt buộc, không phụ thuộc thời gian lưu trú dài hay ngắn.

Hai H3 dưới đây làm rõ phạm vi và chủ thể chịu trách nhiệm, tránh nhầm lẫn phổ biến giữa khai báo tạm trú và xin thẻ tạm trú.

 Phân biệt khai báo tạm trú và thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Khai báo tạm trú (Điều 33) là thủ tục thông báo lưu trú tại một địa chỉ cụ thể, thực hiện lại mỗi khi người nước ngoài đổi nơi ở. Thẻ tạm trú (Điều 36-46) là giấy tờ xác nhận cư trú hợp pháp dài hạn, thường gắn với lao động, đầu tư hoặc kết hôn. Hai thủ tục độc lập: có thẻ tạm trú vẫn phải khai báo tạm trú mỗi lần lưu trú tại địa chỉ mới.

Chủ thể có trách nhiệm khai báo

Theo khoản 1 Điều 33, người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú – chủ khách sạn, chủ nhà trọ, chủ nhà cho thuê, bộ phận nhân sự doanh nghiệp có ký túc xá – là người chịu trách nhiệm khai báo. Cơ sở lưu trú phải yêu cầu người nước ngoài xuất trình hộ chiếu và giấy tờ cư trú trước khi đồng ý cho tạm trú.

Trường hợp bắt buộc khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Mọi hình thức lưu trú qua đêm của người nước ngoài tại Việt Nam đều phải khai báo, căn cứ Điều 33 và Điều 34 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi, bổ sung 2025). Ba nhóm cơ sở lưu trú dưới đây có cách thực hiện khác nhau.

 Lưu trú tại khách sạn, nhà nghỉ, cơ sở lưu trú du lịch

Khách sạn và cơ sở lưu trú du lịch bắt buộc kết nối hệ thống khai báo điện tử với Phòng Quản lý xuất nhập cảnh để truyền thông tin theo thời gian thực, không được chỉ dùng phiếu giấy khi đã có hạ tầng điện tử.

 Lưu trú tại nhà riêng, nhà thuê, căn hộ, homestay

Nhà riêng dù không kinh doanh lưu trú vẫn là cơ sở lưu trú theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài. Chủ nhà, người cho thuê phải khai báo tạm trú cho khách nước ngoài đến ở, kể cả bạn bè, người thân.

 Lưu trú tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế cửa khẩu, khu kinh tế ven biển

Khoản 2 Điều 34 (sửa đổi bởi khoản 6 Điều 2 Luật số 23/2023/QH15) quy định người nước ngoài không được tạm trú tại khu vực cấm trong biên giới đất liền, biên giới biển. Cơ sở lưu trú trong các khu vực này vẫn khai báo theo Điều 33, nhưng cơ quan tiếp nhận phải thông báo ngay cho đồn, trạm Biên phòng quản lý địa bàn.

>>>Xem thêm: Thủ Tục Xin Cấp Thẻ Tạm Trú Lao Động – Hướng Dẫn Chi Tiết

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị để khai báo tạm trú

Hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài gồm hai nhóm: giấy tờ người nước ngoài xuất trình và phiếu khai báo do cơ sở lưu trú lập, căn cứ khoản 1 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài và Thông tư số 04/2015/TT-BCA (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 57/2020/TT-BCA, Thông tư số 22/2023/TT-BCA và Thông tư số 70/2026/TT-BCA).

 Giấy tờ người nước ngoài phải xuất trình

Người nước ngoài xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn hạn, thị thực phù hợp mục đích nhập cảnh (hoặc giấy miễn thị thực), và thẻ tạm trú nếu đã được cấp. Cơ sở lưu trú kiểm tra các giấy tờ này trước khi đồng ý cho khách tạm trú, theo trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều 33.

Phiếu khai báo tạm trú mẫu NA17 và các mục thông tin bắt buộc

Khi khai bằng phiếu giấy, người khai báo điền đầy đủ mẫu NA17 ban hành theo Thông tư số 04/2015/TT-BCA, gồm thông tin cơ sở lưu trú, họ tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, thời hạn tạm trú hoặc thẻ tạm trú và thời gian dự kiến lưu trú của người nước ngoài. Thiếu bất kỳ mục nào, Công an cấp xã có quyền yêu cầu khai bổ sung ngay trước khi xác nhận phiếu.

Nơi nộp và cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận khai báo

Cơ sở lưu trú nộp hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú, căn cứ khoản 1 và khoản 3 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài. Đây là nguyên tắc “nộp theo địa bàn”, không phụ thuộc nơi đăng ký kinh doanh của cơ sở lưu trú.

Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú

Đây là đầu mối tiếp nhận chính, hoạt động 24 giờ trong ngày, 7 ngày trong tuần đối với cả hai hình thức khai báo điện tử và phiếu giấy, theo quy định thi hành mới nhất của Bộ Công an.

Trường hợp đồn, trạm Biên phòng tiếp nhận theo điều ước quốc tế Việt Nam là thành viên

Nếu đồn, trạm Biên phòng tiếp nhận khai báo theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, đồn, trạm Biên phòng có trách nhiệm cập nhật ngay thông tin vào hệ thống điện tử hoặc thông báo cho Công an xã, phường nơi người nước ngoài tạm trú nếu chưa đủ điều kiện hạ tầng.

Quy trình, cách thức và thời hạn khai báo tạm trú

Từ ngày 24/7/2026, cách thức khai báo và tiếp nhận thông tin tạm trú áp dụng theo Thông tư số 87/2026/TT-BCA, thay thế Thông tư số 53/2016/TT-BCA trước đây. Khung thời hạn 12 giờ và 24 giờ tại Điều 33 khoản 2 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài vẫn giữ nguyên.

Khai báo qua hệ thống khai báo tạm trú điện tử

Người khai báo truy cập hệ thống khai báo tạm trú điện tử để được cấp tài khoản, sau đó đăng nhập và nhập thông tin ngay khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú. Tài khoản bị tạm khóa nếu không phát sinh khai báo trong 12 tháng liên tục hoặc bị phát hiện cung cấp thông tin sai, theo Thông tư số 87/2026/TT-BCA.

Khai báo bằng Phiếu khai báo tạm trú giấy khi chưa có tài khoản điện tử

Cơ sở lưu trú chưa đăng ký tài khoản điện tử điền mẫu NA17, gửi trước nội dung qua điện thoại hoặc fax để bảo đảm đúng hạn, sau đó nộp phiếu gốc cho Công an cấp xã. Công an cấp xã xác nhận, sao chụp và trả phiếu ngay cho người khai báo.

Thời hạn 12 giờ / 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú

Khoản 2 Điều 33 quy định thời hạn 12 giờ tại địa bàn thông thường và 24 giờ tại địa bàn vùng sâu, vùng xa, tính từ thời điểm người nước ngoài đến cơ sở lưu trú, áp dụng cho cả hai hình thức khai báo.

So sánh khai báo điện tử và khai báo bằng phiếu giấy

Bảng dưới đây giúp cơ sở lưu trú chọn phương án phù hợp khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài, dựa trên Điều 33 và Thông tư số 87/2026/TT-BCA.

Lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối hoặc bị xử phạt

Trong quá trình thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài, nhiều cơ sở lưu trú gặp tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, không được chấp nhận hoặc bị xử phạt hành chính. Nguyên nhân thường không nằm ở việc thiếu hoàn toàn giấy tờ, mà chủ yếu xuất phát từ việc khai báo không đúng thời hạn, nhập sai thông tin hoặc sử dụng dữ liệu không chính xác trên hệ thống điện tử. Việc nắm rõ các lỗi phổ biến giúp cơ sở lưu trú chủ động kiểm tra, hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình tiếp nhận và quản lý người nước ngoài.

Không khai báo hoặc khai báo trễ thời hạn 12/24 giờ

Đây là lỗi phổ biến nhất trong quá trình quản lý người nước ngoài lưu trú tại Việt Nam. Trên thực tế, một số khách sạn, doanh nghiệp hoặc chủ nhà thường chờ tổng hợp nhiều trường hợp rồi mới thực hiện khai báo, dẫn đến việc thông tin được gửi lên hệ thống sau thời hạn quy định.

Theo khoản 2 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài thông qua môi trường điện tử hoặc bằng Phiếu khai báo tạm trú. Thời hạn khai báo được thực hiện trong 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến lưu trú; trường hợp địa bàn vùng sâu, vùng xa thì thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 24 giờ.

Việc không thực hiện khai báo hoặc khai báo sau thời hạn nêu trên có thể bị xem là hành vi vi phạm hành chính. Nguyên nhân chậm khai báo do lỗi quản lý nội bộ, chưa phân công nhân sự phụ trách hoặc chưa quen sử dụng hệ thống điện tử không phải là căn cứ miễn trách nhiệm nếu hành vi đã vượt quá thời hạn luật định.

Khai báo sai thông tin hoặc tạo tài khoản bằng thông tin sai sự thật trên môi trường điện tử

Ngoài lỗi về thời hạn, việc nhập sai thông tin trong quá trình khai báo tạm trú cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ không được chấp nhận hoặc phát sinh xử phạt.

Một số sai sót thường gặp gồm:

• Nhập không đúng số hộ chiếu, họ tên, ngày sinh hoặc quốc tịch của người nước ngoài;
• Khai báo sai thông tin thị thực, thời hạn cư trú hoặc giấy tờ nhập cảnh;
• Cung cấp thông tin không trùng khớp giữa hồ sơ thực tế và dữ liệu trên hệ thống;
• Tạo tài khoản khai báo điện tử bằng thông tin không đúng sự thật.

Theo quy định về khai báo tạm trú trên môi trường điện tử tại Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, thông tin khai báo phải bảo đảm chính xác, đầy đủ và phù hợp với giấy tờ cư trú của người nước ngoài.

Đối với trường hợp cố ý tạo tài khoản hoặc khai báo bằng thông tin sai sự thật, người thực hiện có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 282/2025/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

Mức xử phạt theo số lượng người nước ngoài vi phạm

Theo Điều 21 Nghị định 282/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, thay thế Nghị định 144/2021/NĐ-CP), hành vi không thực hiện khai báo tạm trú cho người nước ngoài hoặc thực hiện không đúng quy định có thể bị xử phạt tùy theo số lượng người nước ngoài vi phạm.

Cụ thể, mức phạt được áp dụng theo số lượng người nước ngoài không được khai báo hoặc khai báo không đúng quy định như sau:

• Vi phạm đối với từ 01 đến 03 người nước ngoài: phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng;
• Vi phạm đối với từ 04 đến 08 người nước ngoài: phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng;
• Vi phạm đối với từ 09 người nước ngoài trở lên: phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Ngoài hành vi không khai báo tạm trú, việc tạo tài khoản khai báo trên môi trường điện tử bằng thông tin sai sự thật cũng có thể bị xử phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng theo quy định.

Để hạn chế nguy cơ bị từ chối hồ sơ hoặc xử phạt hành chính, cơ sở lưu trú cần xây dựng quy trình kiểm tra thông tin ngay khi tiếp nhận khách nước ngoài, phân công người phụ trách khai báo và thường xuyên rà soát dữ liệu trên hệ thống điện tử

>>>Xem thêm: Check-list hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài

Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ khai báo tạm trú cho người nước ngoài của Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp và chủ cơ sở lưu trú hoàn thiện hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài đúng thời hạn, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính. Công việc cụ thể gồm:

• Rà soát giấy tờ người nước ngoài (hộ chiếu, thị thực, thẻ tạm trú) trước khi khai báo.
• Đăng ký, quản lý tài khoản khai báo tạm trú điện tử theo Thông tư số 87/2026/TT-BCA.
• Soạn và nộp Phiếu khai báo tạm trú mẫu NA17 khi cơ sở lưu trú chưa có tài khoản điện tử.
• Theo dõi thời hạn 12/24 giờ cho nhiều khách nước ngoài cùng lúc, tránh trễ hạn.
• Tư vấn xử lý khi phát sinh vi phạm, làm việc với Công an cấp xã hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh.
• Tư vấn song song thủ tục xin thẻ tạm trú, gia hạn giấy phép cho người lao động nước ngoài, chuyên gia nước ngoài.

Quý khách có thể gửi hồ sơ vụ việc qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá sơ bộ.

Câu hỏi thường gặp về khai báo tạm trú cho người nước ngoài

Trong quá trình thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài, nhiều cá nhân, doanh nghiệp và cơ sở lưu trú còn gặp vướng mắc về thành phần hồ sơ, thời hạn khai báo, trách nhiệm thực hiện cũng như mức xử phạt khi vi phạm. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp giúp làm rõ các quy định pháp lý liên quan và hỗ trợ việc thực hiện đúng thủ tục.

Kết luận

Hồ sơ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài không phức tạp về giấy tờ, nhưng đòi hỏi đúng thời hạn 12/24 giờ và đúng cách thức khai báo theo quy định hiện hành. Cơ sở lưu trú chủ động rà soát giấy tờ khách, chọn đúng hình thức điện tử hoặc phiếu giấy, sẽ tránh được mức phạt lên đến 20 triệu đồng. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ trọn gói từ khai báo tạm trú đến các thủ tục cư trú liên quan cho người nước ngoài, liên hệ hotline 1900636389 để được tư vấn cụ thể.