Lưu ý khi xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp

Lưu ý khi xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp là những vấn đề doanh nghiệp cần xem xét để bảo đảm sự ổn định cho đội ngũ và tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức lại doanh nghiệp. Một phương án rõ ràng, có đối thoại đầy đủ và thông tin minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tinh thần làm việc, giảm thiểu xáo trộn và củng cố niềm tin của người lao động. Nội dung dưới đây trình bày cụ thể các bước cần lưu ý để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này.

Trường hợp phải xây dựng phương án sử dụng lao động

Pháp luật lao động hiện hành quy định cụ thể các tình huống bắt buộc doanh nghiệp phải lập phương án sử dụng lao động. Điều này nhằm bảo đảm quyền lợi cho người lao động trước những biến động về cơ cấu tổ chức và quyền sở hữu.  

Theo khoản 31 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, các hoạt động như chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp đều được xem là hành vi tổ chức lại doanh nghiệp. Đây là những thay đổi mang tính cấu trúc, có thể dẫn đến việc sắp xếp lại bộ máy, thay đổi nhân sự hoặc điều chỉnh quy mô hoạt động. 

Khi doanh nghiệp thực hiện các hình thức tổ chức lại này, khả năng ảnh hưởng đến số lượng lớn người lao động là rất cao, chẳng hạn như thay đổi vị trí làm việc, điều chuyển nhiệm vụ, cắt giảm bộ phận hoặc hợp nhất chức năng. Vì vậy, theo khoản 1 Điều 43 Bộ luật Lao động 2019, nếu quá trình chia, tách, hợp nhất hoặc sáp nhập làm ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng phương án sử dụng lao động.

Ngoài ra, người sử dụng còn phải xây dựng phương án sử dụng lao động trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ quy định tại Điều 42 Bộ luật Lao động 2019.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn tổ chức lại doanh nghiệp  

Nội dung của phương án sử dụng lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, phương án sử dụng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:

• Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian;
• Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu;
• Số lượng và danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;
• Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án sử dụng lao động;
• Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.

Lưu ý khi xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp

Quá trình xây dựng và ban hành phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ về mặt trình tự và thủ tục. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến những vấn đề sau:

Tổ chức đối thoại khi xây dựng phương án sử dụng lao động

Khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 quy định điều kiện tiên quyết khi xây dựng phương án là phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Quy trình trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở  được hướng dẫn chi tiết tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP theo các bước sau:

Bước 1: Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;

Bước 2: Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động

Trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;

Bước 3: Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;

• Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
• Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại;

Bước 4: Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.

Thông báo phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất việc đối thoại và hoàn thiện nội dung, phương án sử dụng lao động phải được thông báo đúng quy định. Khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu phương án phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.

Hình thức thông báo Luật không quy định cứng nhắc về hình thức, nhưng Quý khách hàng nên sử dụng các phương thức có khả năng lưu vết và tiếp cận toàn bộ nhân sự. Các hình thức phổ biến bao gồm niêm yết tại bảng tin, gửi email nội bộ, đăng tải trên mạng nội bộ (Intranet) hoặc tổ chức họp công bố. Việc niêm yết cần được lập biên bản để làm cơ sở chứng minh việc đã hoàn thành nghĩa vụ thông báo.

Xử lý vi phạm trong quá trình xây dựng và triển khai phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp

Việc không tuân thủ quy trình xây dựng phương án sử dụng lao động dẫn đến nhiều hậu quả cho doanh nghiệp. Căn cứ điểm b khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng khi tổ chức lại doanh nghiệp mà người sử dụng lao động có một trong các hành vi: 

• Không lập phương án sử dụng lao động; 
• Lập phương án sử dụng lao động nhưng không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật 
• Không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng phương án sử dụng lao động.

Ngoài ra, khi người sử dụng lao động không tuân thủ quy định về trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hay không thông báo phương án sử dụng lao động đúng thời hạn, các quyết định nhân sự liên quan có thể bị hủy bỏ. Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động dựa trên phương án sử dụng lao động không đúng quy trình sẽ bị coi là “Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật”.

Khi đó, doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, bồi thường tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản tiền khác theo quy định tại Điều 41 Bộ luật Lao động 2019.

>>> Xem thêm: Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động 

Dịch vụ tư vấn các lưu ý khi xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện trong quá trình xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian cho quý khách. Dịch vụ của Tư vấn Long Phan về xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp bao gồm:

• Tư vấn và đánh giá phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp;
• Hỗ trợ chuẩn bị xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp;
• Theo dõi quá trình xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và thời hạn;
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có).

Với dịch vụ của Chúng tôi, Quý doanh nghiệp có thể yên tâm về tính chất lượng và hiệu quả trong quá trình xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp. Quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và nhận hỗ trợ phù hợp với nhu cầu cụ thể của quý khách.

Các câu hỏi thường gặp

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến những lưu ý khi xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đạt được sự đồng thuận tuyệt đối của tổ chức đại diện người lao động để thông qua phương án không?

Không. Pháp luật quy định nghĩa vụ của người sử dụng lao động là “trao đổi ý kiến” và “tổ chức đối thoại” chứ không bắt buộc phải đạt được sự đồng thuận 100%. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình tham vấn, ghi nhận ý kiến vào biên bản đối thoại trước khi ban hành phương án để đảm bảo tính hợp pháp về mặt thủ tục. 

Căn cứ: Khoản 2 Điều 44 Bộ luật Lao động 2019; Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Trường hợp doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì tham vấn ý kiến ai?

Nếu chưa thành lập công đoàn cơ sở, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với nhóm đại diện đối thoại của người lao động. Nhóm này được bầu ra bởi tập thể người lao động để thực hiện quyền đối thoại dân chủ tại nơi làm việc. 

Có được đưa người lao động đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi vào danh sách chấm dứt hợp đồng trong phương án không?

Không, trừ khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động. Người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt hợp đồng với người lao động vì lý do kết hôn, mang thai, nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Nhóm đối tượng này cần được ưu tiên đưa vào danh sách tiếp tục sử dụng hoặc đào tạo lại. 

Căn cứ: Khoản 3 Điều 37 Bộ luật Lao động 2019.

Thế nào được hiểu là “ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động”?

Trên thực tế, nếu việc chia tách, sáp nhập dẫn đến việc phải chấm dứt hợp đồng, thay đổi địa điểm làm việc hoặc chuyển sang làm bán thời gian đối với từ 02 người trở lên thì nên xây dựng phương án để đảm bảo quy trình. 

Doanh nghiệp có thể thay đổi phương án sử dụng lao động sau khi đã công bố không?

Có thể, nhưng phải thực hiện lại quy trình từ đầu. Nếu có sự thay đổi về nội dung phương án (số lượng người nghỉ việc tăng lên, mức hỗ trợ thay đổi…), doanh nghiệp bắt buộc phải tổ chức lại việc trao đổi ý kiến với đại diện người lao động và thực hiện thông báo lại theo đúng trình tự để đảm bảo giá trị pháp lý. 

Kết luận

Xây dựng phương án sử dụng lao động khi tổ chức lại doanh nghiệp là điều kiện để doanh nghiệp tái cơ cấu thành công và hạn chế tranh chấp. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chuyên sâu về thiết lập quy trình đối thoại, soạn thảo hồ sơ và xử lý các vấn đề nhân sự phát sinh, vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900.63.63.89 để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và chuyên nghiệp.