Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ trong quá trình sử dụng lao động. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cũng các quy định trên cũng như nộp báo cáo đúng hạn. Biết được điều đó, ở bài viết sau đây Long Phan sẽ cung cấp thông tin cũng như hướng dẫn quý độc giả các cách thức để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng quy định pháp luật. Xin mời tham khảo bài viết dưới đây!

Nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp

Quy định chung về nghĩa vụ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo quy định Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Cụ thể về việc báo cáo tình hình sử dụng lao động được quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Theo đó, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ được nộp 02 lần trong một năm gồm:

• Báo cáo định kỳ 06 tháng. Báo cáo định kỳ sẽ được nộp trước ngày 05 tháng 6;
• Báo cáo hằng năm. Báo cáo sẽ được nộp trước ngày 05 tháng 12.

Quy định về việc nộp báo cáo: 

• Báo cáo sẽ được nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và được thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. 
• Trường hợp không thể báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu trên đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. 
• Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Nội dung của báo cáo sử dụng lao động

Nội dung báo cáo tình hình sử dụng lao động được thể hiện tại Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cụ thể gồm những nội dung sau:

• Thông tin cơ quan có thẩm quyền nhận báo cáo;
• Thông tin về doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ báo cáo;
• Các thông tin nhân thân về người lao động trong doanh nghiệp;
• Thông tin về vị trí công việc của người lao động;
• Mức lương, phụ cấp của người lao động;
• Mục thông tin đối với ngành nghề nặng nhọc, độc hại (mục này chỉ được kê khai đối với những người làm việc thuộc nhóm trên);
• Thông tin liên quan đến hợp đồng lao động: Thời gian hợp đồng, ngày bắt đầu hợp đồng, hiệu lực hợp đồng,..;
• Thông tin về việc đóng Bảo hiểm xã hội: ngày bắt đầu đóng, ngày kết thúc đóng.

Quy định về hình thức của báo cáo

Các phương thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nộp online qua cổng dịch vụ công quốc gia

Giai Đoạn 1: Đăng ký tài khoản Dịch vụ công Quốc gia

• Bước 01: Truy cập vào Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia;
• Bước 02: Chọn “Đăng ký”;
• Bước 03: Chọn đối tượng đăng ký là “Doanh nghiệp” và loại chứng thư số mà đơn vị sử dụng (thường là ký số USB Token);
• Bước 04: Sau khi xác nhận, doanh nghiệp tiếp tục điền đầy đủ thông tin;
• Bước 05: Chọn “Đăng ký” để hoàn thành đăng ký tài khoản.

Giai Đoạn 2: Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ

• Bước 01: Truy cập vào Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia;
• Bước 02: Chọn “Đăng nhập” và chọn “Tài khoản cấp bởi DVC Quốc Gia”;
• Bước 04: Sau khi hoàn thành đăng nhập, chọn mục “Dịch vụ công trực tuyến” để tiến hành khai báo tình hình lao động;
• Bước 05: Chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam” sau đó chọn “Tìm kiếm”;
• Bước 06: Trên màn hình hiện ra Danh sách các dịch vụ công do BHXH Việt Nam cung cấp => Chọn Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và Báo cáo tình hình sử dụng lao động => Nộp trực tuyến;
• Bước 07: Sau khi được chuyển sang giao diện “Đăng ký thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động” doanh nghiệp tiếp tục thực hiện khai báo đăng ký theo các bước;
• Bước 08: Chọn “Đăng ký” để hoàn tất quá trình;
• Bước 09: Sau khi lên thông báo hoàn thành cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động => chọn “Tiếp tục” để báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Nộp báo cáo theo Mẫu số 01/PLI phụ lục I ban hành kèm theo nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về điều khoản lao động và quan hệ lao động.

• Bước 2: Nộp hồ sơ

Tiến hành nộp hồ sơ đến Sở Lao động-Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

• Bước 3: Chờ kết quả

Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động rồi cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.

Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Dịch vụ hỗ trợ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho doanh nghiệp

Tại Long Phan, chúng tôi cung cấp những dịch vụ hỗ trợ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động như sau:

• Tư vấn các nghĩa vụ của người sử dụng lao động đối với doanh nghiệp và nhân sự;
• Tư vấn các quy định về việc khai báo tình hình sử dụng lao động;
• Tư vấn hồ sơ, thủ tục thực hiện khai báo;
• Hỗ trợ, soạn thảo hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động;
• Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục nộp khai báo đến cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận;
• Đại diện khách hàng làm việc với các cơ quan liên quan.

Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không chỉ là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp mà còn cung cấp cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực, qua đó có đề xuất các biện pháp cải thiện. Nếu Quý đọc giả còn vấn đề thắc mắc hay có nhu cầu được tư vấn, hỗ trợ các thủ tục khai báo cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0906.735.386 để được hỗ trợ.