Hướng dẫn nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Hướng dẫn nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài là nội dung quan trọng đối với các doanh nghiệp sau khi chấm dứt hoạt động hoặc đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Tiền ký quỹ được sử dụng nhằm bảo đảm trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động và Nhà nước trong quá trình hoạt động. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ làm rõ các điều kiện, hồ sơ và trình tự thủ tục để doanh nghiệp thực hiện việc nhận lại khoản tiền ký quỹ đúng quy định.

Yêu cầu, điều kiện để nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Việc hoàn trả tiền ký quỹ đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng và các văn bản hướng dẫn liên quan. Theo quy định tại điểm l Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV, doanh nghiệp chỉ được chấp thuận rút tiền ký quỹ khi chứng minh đã chấm dứt hoạt động dịch vụ hoặc hoàn thành trách nhiệm liên quan. 

Cụ thể, doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài sau khi nộp lại Giấy phép hoặc bị thu hồi Giấy phép hoạt động và đóng góp đầy đủ vào Quỹ Hỗ trợ việc làm ngoài nước; hoặc doanh nghiệp dịch vụ chấm dứt giao nhiệm vụ hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài cho chi nhánh hoặc chi nhánh chấm dứt hoạt động mới được nhận lại tiền ký quỹ.

>>> Xem thêm: Điều kiện kinh doanh dịch vụ xuất khẩu lao động

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện cho nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người đi làm việc ở nước ngoài

Theo quy định tại điểm g Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV, Bộ Nội vụ là cơ quan chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý hồ sơ đề nghị nhận lại tiền ký quỹ theo quy định mới nhất năm 2025. 

Căn cứ Nghị định số 128/2025/NĐ-CP quy định về phân quyền trong quản lý nhà nước lĩnh vực nội vụ, Bộ Nội vụ trực tiếp thụ lý các báo cáo liên quan đến tiền ký quỹ của doanh nghiệp dịch vụ. Cơ quan này có trách nhiệm thẩm định tính xác thực của hồ sơ và kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ của doanh nghiệp. 

Thành phần hồ sơ yêu cầu nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ

Hồ sơ đề nghị hoàn trả tiền ký quỹ phải được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ theo quy định tại điểm c Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 640/QĐ-BNV năm 2025, bao gồm:

1. Đối với trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài sau khi nộp lại Giấy phép hoặc bị thu hồi Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng: Báo cáo kèm theo tài liệu chứng minh việc đã hoàn thành nghĩa vụ quy định tại khoản 1 Điều 27 của Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (gồm: tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng cung ứng lao động, hợp đồng đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài đối với người lao động đã xuất cảnh) và đóng góp đầy đủ vào Quỹ Hỗ trợ việc làm ngoài nước.
2. Đối với trường hợp doanh nghiệp dịch vụ chấm dứt giao nhiệm vụ hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài cho chi nhánh hoặc chi nhánh chấm dứt hoạt động: Báo cáo về việc chấm dứt giao nhiệm vụ cho chi nhánh hoặc chi nhánh chấm dứt hoạt động.

Trình tự thực hiện nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người đi làm việc ở nước ngoài

Quy trình giải quyết thủ tục hoàn trả tiền ký quỹ diễn ra theo trình tự thời gian và các bước xét duyệt nghiêm ngặt tại Bộ Nội vụ. Theo quy định tại điểm a Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025, trình tự thực hiện thủ tục bao gồm các bước:

Bước 1: Nộp hồ sơ và tiếp nhận xử lý 

Doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và gửi đến Bộ Nội vụ. Doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương thức nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan hoặc gửi bảo đảm qua đường bưu điện.

Tại bước này, bộ phận tiếp nhận sẽ kiểm tra danh mục tài liệu. Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định, Bộ Nội vụ sẽ tiến hành thẩm định nội dung. Nếu hồ sơ thiếu sót, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi để đảm bảo tính hợp lệ trước khi đi vào quy trình thẩm định chi tiết.

Bước 2: Xem xét và ra quyết định  

Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận được báo cáo, Bộ Nội vụ có văn bản đề nghị ngân hàng nhận ký quỹ trả lại tiền ký quỹ cho doanh nghiệp. Trường hợp không chấp thuận, Bộ Nội vụ trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ xuất khẩu lao động

Dịch vụ tư vấn thủ tục nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thu hồi tiền ký quỹ nhanh chóng và đúng luật. Đội ngũ chuyên viên pháp lý phân tích kỹ lưỡng hồ sơ giúp giảm thiểu rủi ro bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Chúng tôi cam kết bảo vệ tối đa quyền lợi tài chính hợp pháp của Quý khách hàng. 

Dưới đây là những công việc cụ thể mà Quý khách hàng sẽ được hỗ trợ khi sử dụng dịch vụ tại Tư vấn Long Phan:

1. Rà soát điều kiện và hồ sơ  

• Đánh giá hiện trạng hồ sơ của doanh nghiệp đối chiếu với các quy định pháp luật liên quan.
• Tư vấn chi tiết các điều kiện cần đáp ứng để được hoàn trả tiền ký quỹ, trọng tâm là thanh lý hợp đồng lao động và nghĩa vụ với Quỹ Hỗ trợ.
• Kiểm tra, phát hiện sớm các thiếu sót, sai lệch trong chứng từ và đề xuất phương án khắc phục trước khi nộp hồ sơ chính thức.

2. Soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ đề nghị hoàn trả

• Soạn thảo Báo cáo giải trình theo đúng yêu cầu về nội dung, thuật ngữ pháp lý và số liệu.
• Chuẩn hóa, sắp xếp các tài liệu chứng minh như biên bản thanh lý hợp đồng, công văn xác nhận nghĩa vụ tài chính, chứng từ liên quan đến Quỹ Hỗ trợ.
• Hoàn thiện bộ hồ sơ thống nhất, logic, minh bạch nhằm tăng khả năng được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.

3. Đại diện thực hiện và theo dõi thủ tục hành chính

• Đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền trong suốt quá trình tiếp nhận và thẩm định hồ sơ.
• Theo dõi tiến độ xử lý, kịp thời giải trình, bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu phát sinh.
• Phối hợp làm việc với ngân hàng để thực hiện thủ tục giải ngân và chuyển tiền ký quỹ về tài khoản doanh nghiệp đúng thời hạn.

Câu hỏi thường gặp về hướng dẫn nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong lĩnh vực hướng dẫn nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, mời quý vị tham khảo:

Doanh nghiệp có phải nộp lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục nhận lại tiền ký quỹ không?

Hiện tại, pháp luật không quy định về lệ phí hành chính đối với thủ tục đề nghị nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài. Doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và gửi đến cơ quan có thẩm quyền mà không cần thực hiện nghĩa vụ tài chính về phí, lệ phí xử lý hồ sơ. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm i Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 640/QĐ-BNV.)

Thời hạn Bộ Nội vụ ban hành văn bản đề nghị ngân hàng trả lại tiền ký quỹ là bao lâu?

Thời hạn giải quyết phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Đối với doanh nghiệp đã nộp lại hoặc bị thu hồi Giấy phép, thời hạn là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đối với trường hợp trả lại phần tiền ký quỹ của doanh nghiệp thực hiện cho chi nhánh, thời hạn là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm đ Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 640/QĐ-BNV.)

Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy phép hoạt động dịch vụ có được quyền yêu cầu nhận lại tiền ký quỹ ngay lập tức không?

Không. Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy phép chỉ được nhận lại tiền ký quỹ sau khi đã hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài và giải quyết xong các vấn đề tài chính liên quan đến người lao động và Quỹ Hỗ trợ việc làm ngoài nước. Việc hoàn trả chỉ được thực hiện khi không còn nghĩa vụ nợ đọng. 

(Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 27 Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.)

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ yêu cầu nhận lại tiền ký quỹ qua hình thức trực tuyến không?

Theo quy định hiện hành, cách thức thực hiện thủ tục là nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính. Chưa có quy định cụ thể về việc tiếp nhận hồ sơ hoàn toàn qua cổng dịch vụ công trực tuyến cho thủ tục đặc thù này tại thời điểm hiện tại. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm b Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 640/QĐ-BNV.)

Ngân hàng nhận ký quỹ có quyền tự ý hoàn trả tiền khi doanh nghiệp xuất trình bằng chứng đã nộp lại Giấy phép không?

Không. Ngân hàng thương mại chỉ được phép hoàn trả tiền ký quỹ khi có văn bản đề nghị chính thức từ Bộ Nội vụ. Mọi hành vi tự ý giải tỏa tài khoản ký quỹ khi chưa có ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước đều là vi phạm quy định pháp luật về quản lý tiền ký quỹ. 

(Căn cứ pháp lý: Điểm a Tiểu mục 1 Mục A Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 640/QĐ-BNV.)

Kết luận

Việc thực hiện đúng hướng dẫn nhận lại tiền ký quỹ của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài giúp đơn vị thu hồi nguồn vốn hợp pháp. Quý khách hàng cần hỗ trợ chuyên sâu về trình tự pháp lý hoặc soạn thảo hồ sơ theo quy định mới nhất, vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900636389. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành và giải quyết các vướng mắc pháp lý.