Hướng dẫn doanh nghiệp lập hồ sơ  xin giấy phép tổ chức sự kiện, biểu diễn nghệ thuật thương mại

Doanh nghiệp xin giấy phép tổ chức sự kiện không đúng thủ tục có thể bị đình chỉ chương trình, phát sinh chi phí hủy vé, truyền thông và bồi thường hợp đồng. Sự kiện có ca nhạc, thời trang hoặc biểu diễn sân khấu trực tiếp trước công chúng phải được chấp thuận bằng văn bản; sự kiện nội bộ chỉ thuộc diện thông báo. Hồ sơ cần nộp ít nhất 07 ngày làm việc trước ngày biểu diễn và phải kiểm soát đồng thời kịch bản, bản quyền, quảng cáo, PCCC cùng an ninh trật tự.

Cập nhật pháp luật sớm giúp doanh nghiệp nhận diện đúng thủ tục và hạn chế nguy cơ bị trả hồ sơ. Tư Vấn Long Phan hỗ trợ thẩm định, chuẩn hóa và đại diện thực hiện toàn bộ quy trình.

Xác định phạm vi bắt buộc xin giấy phép tổ chức sự kiện biểu diễn thương mại

Doanh nghiệp cần phân loại sự kiện trước khi booking nghệ sĩ, bán vé hoặc triển khai truyền thông. Sai từ bước này có thể dẫn đến nộp nhầm thủ tục, chậm chương trình hoặc tổ chức khi chưa có văn bản chấp thuận.

Ba nhóm sự kiện cần được phân biệt như sau:

• Sự kiện doanh nghiệp thuần túy: Hội thảo, họp báo, khai trương hoặc ra mắt sản phẩm không có tiết mục nghệ thuật thường không thuộc thủ tục chấp thuận biểu diễn. Doanh nghiệp vẫn phải rà soát quảng cáo, PCCC và an ninh theo quy mô thực tế.
• Biểu diễn phục vụ nội bộ: Chương trình ca nhạc, sân khấu hoặc nghệ thuật chỉ phục vụ nội bộ cơ quan, tổ chức không phải xin văn bản chấp thuận. Đơn vị tổ chức phải thực hiện thủ tục thông báo trước khi tổ chức, theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định số 144/2020/NĐ-CP.
• Biểu diễn nghệ thuật trước công chúng: Chương trình ca nhạc, thời trang, sân khấu hoặc trình diễn nghệ thuật trực tiếp trước công chúng phải được chấp thuận bằng văn bản. Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi tổ chức sự kiện theo Khoản 2, Điều 10 Nghị định số 144/2020/NĐ-CP.

Sự kiện ra mắt sản phẩm có mời ca sĩ biểu diễn trước khách hàng, khán giả hoặc người tham dự bên ngoài doanh nghiệp thường thuộc nhóm phải xin chấp thuận. Việc bán vé, nhận tài trợ hoặc quảng bá rộng rãi là dấu hiệu làm tăng rõ tính thương mại và công chúng của chương trình. Quý doanh nghiệp nên hoàn tất bước phân loại trước khi ký hợp đồng địa điểm và công bố lịch biểu diễn.

Thẩm quyền và điều kiện liên đới khi tổ chức sự kiện

Văn bản chấp thuận biểu diễn chỉ là một phần trong bản đồ tuân thủ của dự án sự kiện. Doanh nghiệp còn phải kiểm soát đúng cơ quan tiếp nhận, an toàn địa điểm, bản quyền và hoạt động quảng cáo trước khi mở bán hoặc truyền thông.

Cơ quan chuyên môn về văn hóa tiếp nhận và cấp phép

Thẩm quyền chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi diễn ra chương trình, theo Khoản 2, Điều 10 Nghị định số 144/2020/NĐ-CP. Cơ quan chuyên môn về văn hóa thường là đầu mối tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản chấp thuận.

Tùy cơ cấu từng địa phương, hồ sơ có thể được tiếp nhận tại Sở Văn hóa và Thể thao hoặc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Doanh nghiệp tổ chức chuỗi sự kiện tại nhiều tỉnh phải xác định thủ tục riêng cho từng địa điểm, không nên sử dụng một văn bản chấp thuận cho toàn bộ chương trình.

Điều kiện an toàn Phòng cháy chữa cháy và an ninh trật tự

Địa điểm không đáp ứng điều kiện an toàn có thể làm gián đoạn sự kiện dù hồ sơ biểu diễn đã được chấp thuận. Trước khi ký hợp đồng thuê, doanh nghiệp cần kiểm tra tối thiểu:

• Điều kiện PCCC: Hệ thống báo cháy, chữa cháy, lối thoát nạn và phương án cứu nạn phải phù hợp quy mô sự kiện, theo Điều 16 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024; Điều 15 Nghị định số 105/2025/NĐ-CP.
• Địa điểm thuộc diện chuyển tiếp: Cơ sở chưa bảo đảm yêu cầu PCCC trước ngày 01/07/2025 phải hoàn thành khắc phục chậm nhất ngày 01/07/2028, theo Khoản 6 Điều 55 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024; Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 105/2025/NĐ-CP.
• An ninh và vận hành: Phương án phân luồng khán giả, y tế, bảo vệ, kiểm soát sức chứa và xử lý tình huống khẩn cấp phải được chuẩn hóa theo quy mô chương trình.

Hợp đồng thuê địa điểm nên quy định rõ trách nhiệm cung cấp hồ sơ an toàn và bồi thường khi địa điểm không đủ điều kiện tổ chức.

Nghĩa vụ bản quyền âm nhạc và thủ tục quảng cáo ngoài trời

Doanh nghiệp phải xử lý quyền tác giả và quyền liên quan trước khi sử dụng bài hát, bản phối, bản ghi hoặc phần trình diễn thương mại. Nghĩa vụ xin phép và thanh toán nhuận bút, thù lao được xác định tại Điều 20, Khoản 1, Điều 26 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, sửa đổi, bổ sung 2022, 2025.

Banner, băng-rôn và bảng quảng cáo ngoài trời phải được rà soát theo thủ tục thông báo tại Điều 30, Điều 31 Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi, bổ sung 2025. Riêng quảng cáo trong bản ghi âm, ghi hình chương trình văn hóa, nghệ thuật không được vượt quá 5% tổng thời lượng, theo Khoản 1 Điều 26 Luật Quảng cáo 2012, sửa đổi, bổ sung 2025.

Chuẩn hóa thành phần hồ sơ đề nghị chấp thuận biểu diễn nghệ thuật

Hồ sơ không chỉ được kiểm tra về hình thức mà còn bị thẩm định về nội dung chương trình. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa đồng thời tài liệu pháp lý, kịch bản và các thỏa thuận liên quan để tránh chậm tiến độ truyền thông.

Văn bản đề nghị và kịch bản chi tiết chương trình

Đây là nhóm tài liệu cốt lõi, quyết định khả năng hồ sơ được tiếp nhận và xử lý đúng hạn. Hồ sơ phải thể hiện rõ chủ thể tổ chức, thời gian, địa điểm, nội dung chương trình và người chịu trách nhiệm.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Văn bản đề nghị tổ chức biểu diễn nghệ thuật: Ghi đầy đủ tên đơn vị, hình thức tổ chức, thời gian, địa điểm, quy mô và thông tin người đại diện chịu trách nhiệm. Áp dụng theo Mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 144/2020/NĐ-CP.
• Kịch bản chi tiết: Trình bày trình tự chương trình, lời dẫn, nội dung sân khấu, phần trình diễn và các yếu tố hình ảnh dự kiến sử dụng.
• Danh mục tiết mục: Nêu rõ tên tiết mục, người biểu diễn, thời lượng, tác giả, bản phối và nội dung chính của từng phần.
• Nội dung cần kiểm soát: Rà soát yếu tố nhạy cảm, thuần phong mỹ tục, hình ảnh thương hiệu, quảng cáo và thông điệp tài trợ trước khi nộp.

Thành phần hồ sơ cốt lõi được xác định tại Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 144/2020/NĐ-CP. Kịch bản sơ sài hoặc danh mục tiết mục thiếu thông tin thường làm phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Hợp đồng địa điểm, thỏa thuận nghệ sĩ và tài liệu phụ trợ

Nhóm tài liệu này chứng minh doanh nghiệp có đủ quyền và điều kiện để triển khai chương trình như hồ sơ đã kê khai. Phạm vi tài liệu cần được thiết kế theo quy mô và mô hình thương mại của sự kiện.

Các tài liệu thực tiễn nên bao gồm:

• Tài liệu về đơn vị tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ của đơn vị phối hợp, nếu có.
• Hợp đồng địa điểm: Thể hiện quyền sử dụng hợp pháp, thời gian bàn giao, sức chứa và trách nhiệm bảo đảm PCCC, an ninh.
• Thỏa thuận với nghệ sĩ: Xác định tiết mục, lịch biểu diễn, quyền hình ảnh, nghĩa vụ bản quyền và trách nhiệm khi hủy chương trình.
• Hợp đồng tài trợ, quảng cáo: Làm rõ phạm vi nhận diện thương hiệu, banner, màn hình LED, booth thương mại và quyền truyền thông.
• Tài liệu ghi hình, phát sóng: Rà soát quyền đối với livestream, bản ghi âm, ghi hình và việc khai thác lại nội dung sau sự kiện.

Doanh nghiệp nên đối chiếu toàn bộ hợp đồng với kịch bản trước khi nộp hồ sơ. Bất kỳ khác biệt nào về nghệ sĩ, địa điểm hoặc nội dung tài trợ đều có thể làm phát sinh nghĩa vụ điều chỉnh.

Quy trình 05 bước xin văn bản chấp thuận biểu diễn nghệ thuật

Doanh nghiệp cần kiểm soát thủ tục như một hạng mục độc lập trong tiến độ dự án. Mốc 07 ngày làm việc chỉ là thời hạn nộp tối thiểu, không phải khoảng dự phòng an toàn.

1. Rà soát tính chất sự kiện: Xác định chương trình thuộc diện xin văn bản chấp thuận hay chỉ phải thông báo. Việc phân loại phải dựa trên đối tượng tham dự, hình thức biểu diễn và phạm vi công chúng.
2. Chuẩn hóa kịch bản và danh mục tiết mục: Ghi rõ tên tiết mục, nghệ sĩ, thời lượng, nội dung, bản phối và yếu tố quảng cáo. Kịch bản phải thống nhất với hợp đồng nghệ sĩ, tài trợ và địa điểm.
3. Hoàn thiện và nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến đến cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ phải được nộp ít nhất 07 ngày làm việc trước ngày dự kiến biểu diễn.
4. Theo dõi thẩm định và bổ sung: Khi hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan tiếp nhận thông báo yêu cầu sửa đổi trong 03 ngày làm việc. Doanh nghiệp nên chỉ định một đầu mối pháp lý để giải trình và cung cấp tài liệu kịp thời.
5. Nhận kết quả và tổ chức đúng nội dung: Văn bản chấp thuận được cấp trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp không nên tự ý thay đổi nghệ sĩ, tiết mục, thời gian hoặc địa điểm sau khi được chấp thuận.

Các mốc nộp, bổ sung và giải quyết hồ sơ được quy định tại Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 144/2020/NĐ-CP.

Chế tài xử phạt vi phạm hành chính và quản trị rủi ro đình chỉ sự kiện

Sai phạm trong thủ tục biểu diễn có thể làm mất toàn bộ doanh thu bán vé, tài trợ và chi phí truyền thông. Doanh nghiệp phải kiểm soát cả văn bản chấp thuận, nội dung kịch bản và nghĩa vụ thông báo trước khi vận hành chương trình.

Các mức trên được xác định theo nguyên tắc mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, quy định tại Khoản 4 Điều 6 Nghị định số 87/2026/NĐ-CP. Khung phạt tối đa trong lĩnh vực văn hóa là 100.000.000 đồng đối với cá nhân, theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định số 87/2026/NĐ-CP.

Dịch vụ tư vấn và đại diện thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện, biểu diễn nghệ thuật thương mại

Thủ tục biểu diễn nghệ thuật thường liên quan đồng thời đến kịch bản, địa điểm, bản quyền, quảng cáo và an toàn vận hành. Tư Vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng phương án tuân thủ thống nhất, hạn chế hồ sơ bị trả lại hoặc phát sinh điều chỉnh sát ngày tổ chức.

Phạm vi công việc có thể triển khai gồm:

• Thẩm định pháp lý chương trình: Phân loại sự kiện thuộc diện thông báo hoặc xin văn bản chấp thuận, đồng thời nhận diện các thủ tục liên đới.
• Rà soát kịch bản và danh mục tiết mục: Kiểm tra nội dung biểu diễn, nghệ sĩ, thời lượng, yếu tố quảng cáo và thông điệp tài trợ.
• Soạn thảo hồ sơ đề nghị: Chuẩn hóa văn bản đề nghị, tài liệu về đơn vị tổ chức, địa điểm và người chịu trách nhiệm.
• Thẩm định hợp đồng sự kiện: Rà soát hợp đồng thuê địa điểm, booking nghệ sĩ, KOL, MC, tài trợ, bán vé và truyền thông.
• Kiểm soát quyền sở hữu trí tuệ: Đánh giá quyền tác giả, quyền liên quan, bản ghi, bản phối, ghi hình và livestream chương trình.
• Đại diện thực hiện thủ tục: Nộp hồ sơ, theo dõi thẩm định, giải trình chuyên môn và tiếp nhận văn bản chấp thuận.
• Quản trị thay đổi sau chấp thuận: Đánh giá việc thay đổi nghệ sĩ, tiết mục, thời gian hoặc địa điểm trước khi triển khai thực tế.
• Hỗ trợ thanh tra và tranh chấp: Chuẩn bị phương án làm việc với cơ quan kiểm tra hoặc xử lý bất đồng với nghệ sĩ, nhà tài trợ và đơn vị bán vé.

Doanh nghiệp có thể gửi kịch bản, kế hoạch sự kiện và hồ sơ liên quan qua Email: info@longphanpmt.com hoặc Zalo: 0906.735.386 để Tư Vấn Long Phan đánh giá sơ bộ.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện, biểu diễn nghệ thuật thương mại

Quản trị rủi ro pháp lý khi “xin giấy phép tổ chức sự kiện” đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ ranh giới giữa hoạt động nội bộ và biểu diễn thương mại. Mọi sai sót trong khâu xác định thẩm quyền hoặc chậm trễ nộp kịch bản đều có thể dẫn đến rủi ro đình chỉ chương trình. Các giải đáp chuyên môn sau đây sẽ làm rõ phương án xử lý những điểm mù tuân thủ phổ biến nhất đối với hoạt động nghệ thuật biểu diễn.

Kết luận

Xin giấy phép tổ chức sự kiện cần được triển khai dưới đúng hình thức văn bản chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật, đồng thời kiểm soát kịch bản, địa điểm, bản quyền, quảng cáo, PCCC và an ninh trật tự. Để bảo vệ tiến độ và ngân sách dự án, Quý doanh nghiệp nên rà soát pháp lý trước khi công bố chương trình. Liên hệ Hotline 1900636389 để được Tư Vấn Long Phan hỗ trợ thẩm định và đại diện thực hiện thủ tục.