Thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất 03/04/2025

Thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất là quy trình pháp lý bắt buộc khi có sự thay đổi về thông tin chủ sở hữu đất đai được ghi nhận trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Quy trình này áp dụng cho các trường hợp đổi tên, thay đổi thông tin cá nhân của người sử dụng đất, thay đổi hạn chế quyền sử dụng đất hoặc điều chỉnh diện tích do sạt lở tự nhiên. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết các thủ tục cần thiết theo quy định mới từ ngày 03/04/2025.

Thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất cần thực hiện thủ tục gì?

Thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất thuộc trường hợp đăng ký biến động đất đai. Đây là thủ tục pháp lý bắt buộc khi có thay đổi về tên, thông tin cá nhân của chủ sử dụng đất. Khi thực hiện thủ tục này, chủ đất phải tiến hành đăng ký với cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin mới vào hồ sơ địa chính và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Quyết định 629/QĐ-BNNMT có hiệu lực từ ngày 03/04/2025 quy định rõ về trình tự thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ đất. Theo đó, đối tượng áp dụng bao gồm: 

• Tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài. 
• Cá nhân, cộng đồng dân cư. 

Thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất có nhiều trường hợp khác nhau như: đổi tên, thay đổi thông tin về người sử dụng đất; thay đổi hạn chế quyền sử dụng đất; thay đổi quyền đối với thửa đất liền kề; hoặc giảm diện tích thửa đất do sạt lở tự nhiên. Mỗi trường hợp có thành phần hồ sơ và quy trình riêng nhưng đều phải tuân thủ theo quy định của pháp luật đất đai hiện hành.

Thành phần hồ sơ

Thành phần hồ sơ thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình đăng ký biến động diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Hồ sơ phải đảm bảo tính pháp lý và đáp ứng yêu cầu theo quy định mới.

Đối với trường hợp đổi tên hoặc thay đổi thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK ban hành kèm theo Nghị định số 101/2024/NĐ-CP;
• Giấy chứng nhận đã cấp;
• Đối với cá nhân, cơ quan giải quyết sẽ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, nếu không khai thác được thông tin về cá nhân thì nộp bản sao hoặc xuất trình bản chính giấy tờ chứng minh việc đổi tên, thay đổi thông tin của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất; 
• Đối với tổ chức, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài, cộng đồng dân cư thì nộp văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép hoặc công nhận việc đổi tên hoặc thay đổi thông tin theo quy định của pháp luật;
• Văn bản về việc đại diện theo quy định của pháp luật dân sự (nếu thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thông qua người đại diện). 

Đối với trường hợp thay đổi hạn chế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc có thay đổi quyền đối với thửa đất liền kề, thành phần hồ sơ bao gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK; 
• Giấy chứng nhận đã cấp;
• Văn bản về thay đổi quyền của người có quyền lợi liên quan theo quy định của pháp luật dân sự;
• Văn bản về việc đại diện thực hiện thủ tục theo quy định pháp luật dân sự (nếu có);

Người sử dụng đất cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký biến động khi thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất để tránh rủi ro không đáng có. 

Thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất từ ngày 03/04/2025

Cơ quan có thẩm quyền

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất được quy định rõ ràng. Việc xác định đúng cơ quan thẩm quyền giúp người dân tránh mất thời gian và đảm bảo hiệu quả trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến đất đai.

Theo Quyết định 629/QĐ-BNNMT có hiệu lực từ ngày 03/04/2025, cơ quan có thẩm quyền quyết định bao gồm:

• Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đối với tổ chức trong nước, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài.
• Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đối với cá nhân, cộng đồng dân cư, người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài

Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. Đối với việc nộp hồ sơ, người yêu cầu đăng ký có thể nộp tại các địa điểm sau:

• Bộ phận Một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
• Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai; 

Việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ và đúng cơ quan có thẩm quyền không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng mà còn góp phần đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người sử dụng đất trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên sổ đất.

Quy trình thực hiện

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất từ ngày 03/04/2025 được quy định chi tiết tại Quyết định 629/QĐ-BTNMT. Người dân cần nắm rõ các bước thực hiện để đảm bảo quyền lợi và tiết kiệm thời gian khi tiến hành các thủ tục liên quan đến đất đai.

Quy trình thực hiện bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Người yêu cầu đăng ký nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo các cách thức:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ;
• Nộp thông qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp tại địa điểm theo thỏa thuận giữa người yêu cầu đăng ký và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai;
• Nộp trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ của thành phần hồ sơ, tính thống nhất về nội dung thông tin giữa các giấy tờ, tính đầy đủ của nội dung kê khai và cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền tiếp nhận hoặc hồ sơ không đầy đủ thành phần hoặc không đảm bảo tính thống nhất nội dung thông tin giữa các giấy tờ hoặc kê khai nội dung không đầy đủ thông tin theo quy định thì không tiếp nhận và trả hồ sơ cho người yêu cầu đăng ký.

Trường hợp Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ thì chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai. 

Bước 3: Sau khi hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ, Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện:

• Thực hiện việc đo đạc, xác định lại diện tích thửa đất trong trường hợp thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính hoặc khi người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu.
• Trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất đối với nơi chưa có bản đồ địa chính hoặc chỉ có bản đồ địa chính dạng giấy đã rách nát, hư hỏng không thể khôi phục và không thể sử dụng để số hóa theo quy định trong trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất, người sử dụng đất có nhu cầu cấp mới hoặc thuộc trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 

Người sử dụng đất được công nhận theo kết quả trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính và phải trả chi phí đo đạc theo quy định.

Trường hợp đo đạc lại mà diện tích thửa đất lớn hơn diện tích trên Giấy chứng nhận đã cấp, ranh giới thửa đất không thay đổi so với ranh giới thửa đất tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận thì người sử dụng đất phải thực hiện nghĩa vụ tài chính về tiền sử dụng đất đối với phần diện tích đất ở tăng thêm nằm ngoài hạn mức đất ở, tiền thuê đất đối với phần diện tích tăng thêm theo quy định của pháp luật tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận trước đây.

Trường hợp có thay đổi hạn chế quyền của người sử dụng đất theo văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai căn cứ văn bản này để đăng ký biến động đất đai.

Chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai; cấp mới Giấy chứng nhận hoặc xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận đã cấp; trao Giấy chứng nhận hoặc gửi cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người được cấp. 

Trường hợp đang trong quá trình giải quyết thủ tục mà người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không tiếp tục thực hiện thì người có quyền và nghĩa vụ liên quan theo quy định của pháp luật dân sự nộp giấy tờ chứng minh để tiếp tục thực hiện thủ tục. 

Trường hợp chưa xác định được người tiếp tục thực hiện thủ tục hoặc người tiếp tục thực hiện thủ tục không thuộc đối tượng được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thì Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm cập nhật vào Sổ địa chính.

Trường hợp đang trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, cơ quan tiếp nhận hồ sơ, cơ quan giải quyết thủ tục nhận được một trong các văn bản quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP thì dừng giải quyết thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và trả hồ sơ cho người yêu cầu đăng ký. 

Đối với các trường hợp quy định tại các điểm b, c, d, đ, e và g khoản 2 Điều 19 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP mà quá thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc nhận được văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc đã giải quyết xong tranh chấp đất đai hoặc văn bản hủy bỏ việc dừng, tạm dừng thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, kê biên tài sản thì cơ quan tiếp nhận, cơ quan giải quyết thủ tục tiếp tục thực hiện việc đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.

Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất được quy định rõ ràng. Việc nắm rõ thời gian giải quyết giúp người dân chủ động trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ của mình.

Theo Quyết định 629/QĐ-BNNMT có hiệu lực từ ngày 03/04/2025, thời hạn giải quyết do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định, cụ thể:

• Thời gian thực hiện thủ tục đổi tên hoặc thay đổi thông tin về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không quá 05 ngày làm việc;
• Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi hạn chế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc có thay đổi quyền đối với thửa đất liền kề không quá 07 ngày làm việc;

Thời gian giải quyết được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, không tính thời gian cơ quan có thẩm quyền xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất, thời gian xem xét xử lý đối với trường hợp sử dụng đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định, thời gian niêm yết công khai, đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng.

Đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn thì thời gian thực hiện được tăng thêm 10 ngày làm việc.

Đối với những địa phương mà Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đã ban hành quy chế tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ, giải quyết và trả kết quả giải quyết thủ tục theo nhu cầu về thời gian thì thời gian giải quyết thủ tục được thực hiện theo thỏa thuận giữa người có nhu cầu và Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nhưng không quá thời gian thực hiện thủ tục do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định. 

>>> Xem thêm: Thủ tục đăng ký biến động đất đai cập nhật 2024.

Dịch vụ thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất tại Tư vấn Long Phan

Dịch vụ thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất tại Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện cho khách hàng. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ khách hàng thực hiện nhanh chóng và chính xác các thủ tục hành chính liên quan đến biến động đất đai.

Tư vấn Long Phan cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp bao gồm:

• Tư vấn về thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất;
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định mới nhất;
• Đại diện khách hàng liên hệ và làm việc với các cơ quan chức năng;
• Theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ;
• Giao nhận giấy tờ, kết quả từ cơ quan chức năng.

Dịch vụ của Tư vấn Long Phan mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, thủ tục nhanh chóng, đảm bảo tính pháp lý, giảm thiểu rủi ro phát sinh. Chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng một cách toàn diện từ khâu tư vấn ban đầu đến khi hoàn thành thủ tục và nhận kết quả.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là giải đáp một số thắc mắc liên quan đến việc thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất, xin mời tham khảo:

Việc thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất có tốn phí không? Phí khoảng bao nhiêu?

Có, việc thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất có phát sinh chi phí hành chính. Mức phí cụ thể sẽ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định và có thể khác nhau giữa các địa phương. Ngoài ra, nếu thực hiện đo đạc lại thửa đất, người sử dụng đất phải chịu chi phí đo đạc theo quy định hiện hành.

Trường hợp không có giấy chứng nhận gốc do bị mất thì có thực hiện được thủ tục thay đổi thông tin không?

Trường hợp bị mất giấy chứng nhận gốc, chủ đất cần thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận trước khi tiến hành thủ tục thay đổi thông tin. Sau khi có giấy chứng nhận mới, chủ đất mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi thông tin theo quy định tại Quyết định 629/QĐ-BTNMT.

Nếu cá nhân không thể trực tiếp thực hiện thủ tục thì có thể ủy quyền cho người khác không?

Có, cá nhân có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ đất. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải thực hiện thông qua văn bản ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật dân sự. Văn bản ủy quyền cần nộp kèm theo hồ sơ đăng ký biến động.

Thủ tục thay đổi thông tin chủ đất có thể thực hiện trực tuyến không?

Có, theo quy định mới từ ngày 03/04/2025, người dân có thể nộp hồ sơ thay đổi thông tin chủ đất trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh. Tuy nhiên, người nộp cần có chữ ký số hoặc tài khoản đăng nhập được xác thực theo quy định về giao dịch điện tử.

Có bắt buộc phải đo đạc lại thửa đất khi thay đổi thông tin chủ đất không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Việc đo đạc lại thửa đất chỉ thực hiện khi thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính, hoặc khi người sử dụng đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận, hoặc khi Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính/trích đo bản đồ địa chính thửa đất.

Thời hạn giải quyết có thể rút ngắn nếu trả thêm phí không?

Không có quy định chính thức về việc rút ngắn thời hạn giải quyết khi trả thêm phí. Tuy nhiên, đối với những địa phương đã ban hành quy chế tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ theo nhu cầu về thời gian, người dân có thể thỏa thuận với Văn phòng đăng ký đất đai về thời gian giải quyết, nhưng không được vượt quá thời gian tối đa do UBND cấp tỉnh quy định.

Nếu hồ sơ bị từ chối thì có được hoàn trả phí đã nộp không?

Việc hoàn trả phí khi hồ sơ bị từ chối tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng địa phương. Theo nguyên tắc chung, phí thẩm định hồ sơ thường không được hoàn trả nếu cơ quan chức năng đã tiến hành kiểm tra hồ sơ, ngay cả khi hồ sơ bị từ chối. Tuy nhiên, người dân nên tham khảo quy định cụ thể tại địa phương mình.

Trường hợp thông tin CMND/CCCD đã thay đổi thì cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Từ ngày 03/04/2025, đối với cá nhân, cơ quan giải quyết sẽ khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên không cần nộp bản sao CMND/CCCD. Tuy nhiên, nếu không khai thác được thông tin về cá nhân từ cơ sở dữ liệu này, người dân cần nộp bản sao hoặc xuất trình bản chính giấy tờ chứng minh việc thay đổi thông tin cá nhân.

Trong trường hợp đang thực hiện thủ tục mà người sử dụng đất qua đời thì xử lý như thế nào?

Nếu trong quá trình giải quyết thủ tục mà người sử dụng đất qua đời, người có quyền và nghĩa vụ liên quan theo quy định của pháp luật dân sự (thường là người thừa kế) có thể nộp giấy tờ chứng minh để tiếp tục thực hiện thủ tục. Nếu chưa xác định được người tiếp tục thực hiện thủ tục, Văn phòng đăng ký đất đai sẽ cập nhật thông tin vào Sổ địa chính và tạm dừng giải quyết.

Kết luận

Thủ tục thay đổi thông tin chủ đất trên sổ đất là quy trình pháp lý quan trọng cần tuân thủ theo quy định mới từ ngày 03/04/2025. Để thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và hiệu quả, Quý khách hàng có thể liên hệ với Tư vấn Long Phan theo hotline 0906735386 để được hỗ trợ tư vấn chi tiết, chuẩn bị hồ sơ và đại diện thực hiện các thủ tục cần thiết, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của Quý khách.