Thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu

Thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp theo quy định pháp luật hải quan hiện hành. Tuân thủ quy định này giúp đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động gia công và tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan. Bài viết sau đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết về vấn đề này.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và sản phẩm xuất khẩu

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 36 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC), trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong việc thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hoá xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và sản phẩm xuất khẩu được quy định cụ thể như sau:

• Thông báo lần đầu: Tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thông báo cơ sở sản xuất (CSSX) cho Chi cục Hải quan quản lý. Việc thông báo thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại Mẫu số 20 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư. Trong trường hợp Hệ thống gặp sự cố kỹ thuật, tổ chức, cá nhân thực hiện thông báo bằng văn bản theo Mẫu số 12/TB-CSSX/GSQL Phụ lục V.
• Thông báo bổ sung khi có thay đổi: Mọi sự thay đổi liên quan đến thông tin đã thông báo về cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu đều phải được cập nhật. Tổ chức, cá nhân phải thông báo bổ sung thông tin thay đổi cho Chi cục Hải quan quản lý chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi. Quy định này đảm bảo dữ liệu hải quan luôn đồng bộ với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
• Thông báo địa điểm lưu giữ ngoài cơ sở: Đối với trường hợp lưu giữ nguyên liệu, vật tư, sản phẩm bên ngoài cơ sở sản xuất đã đăng ký, tổ chức, cá nhân bắt buộc phải thông báo địa điểm lưu giữ mới cho Chi cục Hải quan quản lý trước khi đưa hàng hóa đến. Hành động này nhằm phòng tránh các rủi ro về thất thoát hàng hóa hoặc sử dụng sai mục đích miễn thuế.
• Trách nhiệm pháp lý: Tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các nội dung kê khai trong văn bản thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu. Đồng thời, doanh nghiệp phải tiếp nhận phản hồi của cơ quan hải quan để kịp thời sửa đổi, bổ sung thông tin nếu có sai sót trên Hệ thống.

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu

Theo điểm b khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), thẩm quyền và trách nhiệm xử lý hồ sơ thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hoá xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu được quy định như sau:

• Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan: Hệ thống có chức năng tự động tiếp nhận thông báo cơ sở sản xuất (CSSX) từ phía doanh nghiệp 24/7. Đây là kênh tiếp nhận chính thức và ưu tiên nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính thủ công.
• Chi cục Hải quan quản lý: Đây là đơn vị hải quan do tổ chức, cá nhân dự kiến lựa chọn làm thủ tục hải quan theo quy định tại khoản 1 Điều 58 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Chi cục Hải quan quản lý có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin và phản hồi kết quả cho doanh nghiệp.
• Thời hạn xử lý: Trong thời hạn 02 giờ làm việc kể từ khi Hệ thống tiếp nhận thông báo, cơ quan hải quan phải hoàn tất việc kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu thông tin thông báo với các chứng từ đính kèm.

Kết quả xử lý từ cơ quan có thẩm quyền sẽ được chia thành các trường hợp:

• Trường hợp không phù hợp: Nếu kết quả kiểm tra không phù hợp hoặc thông tin khai báo chưa đầy đủ, cơ quan hải quan sẽ phản hồi thông tin trên Hệ thống yêu cầu tổ chức, cá nhân sửa đổi, bổ sung.
• Trường hợp phù hợp: Cơ quan hải quan phản hồi chấp nhận thông báo CSSX trên Hệ thống.
• Trường hợp kiểm tra thực tế: Nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra cơ sở sản xuất theo quy định tại Điều 39 Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Điều 57 Thông tư này, cơ quan hải quan sẽ thông báo việc kiểm tra. Cơ quan hải quan cũng có thẩm quyền kiểm tra địa điểm lưu giữ nguyên liệu, vật tư ngoài cơ sở sản xuất nếu phát hiện dấu hiệu nghi vấn về việc lưu giữ không đúng địa điểm đã thông báo.

Đặc biệt, trong trường hợp thay đổi Chi cục Hải quan quản lý, Chi cục mới sẽ thực hiện các thủ tục tiếp nhận, trong khi Chi cục cũ có trách nhiệm bàn giao toàn bộ thông tin quản lý, bao gồm tình hình chấp hành pháp luật và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ thực hiện thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu bao gồm:

1. Thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu:

• Thực hiện trên Hệ thống theo các chỉ tiêu thông tin tại Mẫu số 20 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 39/2018/TT-BTC.
• Trường hợp khai báo giấy (khi hệ thống gặp sự cố): Sử dụng Mẫu số 12/TB-CSSX/GSQL Phụ lục V.

2. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê nhà xưởng:

• Tài liệu này nhằm chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm đặt cơ sở sản xuất, gia công hoặc nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư.
• Đối với cơ sở đi thuê, hợp đồng thuê kho bãi, nhà xưởng cần ghi rõ thời hạn thuê và diện tích thuê phù hợp với quy mô sản xuất đã đăng ký.

3. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng máy móc, thiết bị:

• Bao gồm các hóa đơn, chứng từ mua bán máy móc, thiết bị; hoặc hợp đồng thuê mượn máy móc, thiết bị.
• Các tài liệu này cần chứng minh doanh nghiệp có đủ dây chuyền công nghệ để đáp ứng năng lực sản xuất sản phẩm xuất khẩu như đã thông báo.

4. Các chứng từ khác theo quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư (bản chụp).
• Sơ đồ thiết kế mặt bằng khu vực sản xuất, kho bãi (thể hiện rõ khu vực lưu giữ nguyên liệu nhập khẩu, sản phẩm xuất khẩu, phế liệu, phế phẩm).

Lưu ý rằng, toàn bộ hồ sơ điện tử gửi kèm qua Hệ thống phải được ký số hợp lệ. Đối với hồ sơ giấy (trong trường hợp đặc biệt), các bản sao phải có xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ sơ sài hoặc thiếu chứng cứ chứng minh quyền sử dụng cơ sở vật chất là nguyên nhân chính dẫn đến việc cơ quan hải quan từ chối chấp nhận thông báo hoặc yêu cầu kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất.

>>>Xem thêm: Mẫu Thông Báo Thay đổi địa Chỉ Trụ Sở Chính Mới Nhất

Trình tự thủ tục thông báo

Quy trình thực hiện thông báo cơ sở sản xuất được chuẩn hóa trên Hệ thống VNACCS/VCIS và Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan nhằm đảm bảo tính minh bạch và thống nhất. 

Trình tự thực hiện thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu diễn ra như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ thông báo

• Tổ chức, cá nhân truy cập vào Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
• Nhập liệu đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo Mẫu số 20 Phụ lục II.
• Đính kèm các chứng từ chứng minh quyền sử dụng nhà xưởng, máy móc thiết bị dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Gửi thông báo đến Chi cục Hải quan quản lý dự kiến.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Hệ thống của cơ quan hải quan tự động tiếp nhận thông báo 24/7.
• Trong vòng 02 giờ làm việc, công chức hải quan thực hiện kiểm tra sơ bộ, đối chiếu thông tin khai báo với các chứng từ đính kèm.

Bước 3: Phản hồi kết quả

• Cơ quan hải quan gửi phản hồi thông qua Hệ thống.
• Nếu hồ sơ hợp lệ: Hệ thống trả về thông báo chấp nhận.
• Nếu hồ sơ thiếu sót hoặc không phù hợp: Hệ thống trả về yêu cầu sửa đổi, bổ sung, nêu rõ lý do.
• Nếu thuộc diện phải kiểm tra cơ sở sản xuất: Hệ thống thông báo kế hoạch kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp (theo Điều 57 Thông tư 38/2015/TT-BTC).

Bước 4: Xử lý trường hợp chuyển địa điểm hoặc thay đổi Chi cục quản lý

• Trường hợp thay đổi Chi cục Hải quan quản lý (nơi đã thông báo CSSX), doanh nghiệp phải thông báo cho cả Chi cục cũ và Chi cục mới.
• Thực hiện lại quy trình thông báo CSSX cho Chi cục Hải quan quản lý mới như tại Bước 1.
• Chi cục mới sẽ tiếp nhận và xử lý theo quy định, đồng thời tiếp nhận bàn giao dữ liệu từ Chi cục cũ.

Thủ tục này đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi trạng thái xử lý trên Hệ thống để kịp thời phản hồi các yêu cầu từ cơ quan hải quan, tránh làm gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu.

Dịch vụ tư vấn thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu

Việc tự thực hiện các thủ tục hải quan đôi khi gặp khó khăn do sự phức tạp trong các quy định về mã loại hình, định mức và các biểu mẫu báo cáo quyết toán. Sai sót trong khâu thông báo cơ sở sản xuất ban đầu có thể dẫn đến việc bị ấn định thuế hoặc xử phạt vi phạm hành chính sau này. Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ này một cách chính xác nhất.

Dịch vụ của Tư vấn Long Phan bao gồm các nội dung chuyên sâu sau:

• Kiểm tra tính hợp pháp của các hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi.
• Rà soát hồ sơ chứng minh quyền sở hữu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đảm bảo phù hợp với mã ngành nghề đăng ký kinh doanh và năng lực sản xuất thực tế.
• Đánh giá điều kiện của doanh nghiệp chế xuất hoặc doanh nghiệp gia công trước khi thực hiện thông báo.
• Hướng dẫn Quý khách hàng chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo Mẫu số 20 Phụ lục II và các chứng từ đính kèm.
• Trực tiếp đại diện Quý khách hàng thực hiện khai báo trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
• Theo dõi tiến độ xử lý và giải trình với cơ quan hải quan khi có yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Hỗ trợ thủ tục chuyển đổi Chi cục Hải quan quản lý khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở hoặc địa điểm sản xuất.
• Tư vấn quy trình thông báo bổ sung khi có sự thay đổi về quy mô sản xuất, năng lực gia công hoặc địa điểm lưu giữ hàng hóa.
• Đại diện và hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với đoàn kiểm tra hải quan trong trường hợp bị kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất.
• Hướng dẫn lập và quản lý báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, sản phẩm xuất khẩu phù hợp với thông tin cơ sở sản xuất đã thông báo.

Với đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc pháp luật hải quan và thuế xuất nhập khẩu, Tư vấn Long Phan cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối cho Quý khách hàng. Chúng tôi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tuân thủ và hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình hoạt động.

>>> Xem thêm: Thủ tục thông báo hoạt động lại trước thời hạn công ty cổ phần

Một số câu hỏi thường gặp về Thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu

Dưới đây là một số câu hỏi về thủ tục thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu:

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê nhà xưởng hoặc máy móc từ đơn vị khác thì có đủ điều kiện để thông báo cơ sở sản xuất không? 

Có. Theo điểm a.1 khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 36 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thông báo cơ sở sản xuất dựa trên nhà xưởng, máy móc đi thuê hoặc mượn. Tuy nhiên, hồ sơ đính kèm bắt buộc phải có hợp đồng thuê, mượn hoặc chứng từ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp đối với mặt bằng, nhà xưởng và máy móc, thiết bị đó để cơ quan hải quan kiểm tra năng lực sản xuất thực tế. 

Nếu doanh nghiệp không thông báo hoặc thông báo chậm trễ về việc thay đổi địa điểm lưu giữ hàng hóa thì có bị xử phạt không? 

Có. Theo điểm a.2, a.3 Khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 36 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, việc không thông báo đúng thời hạn (chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi) hoặc không thông báo địa điểm lưu giữ trước khi đưa hàng về là hành vi vi phạm pháp luật hải quan. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và chịu sự giám sát trọng điểm, kiểm tra thực tế hàng hóa từ cơ quan hải quan do không tuân thủ nghĩa vụ quy định.

Cơ quan hải quan sẽ thực hiện kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất của doanh nghiệp trong những trường hợp nào? 

Căn cứ tại điểm b.3, b.4 Khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC; Điều 39 Nghị định 08/2015/NĐ-CPCơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế trong các trường hợp: (1) Tổ chức, cá nhân thực hiện hợp đồng gia công lần đầu; (2) Có dấu hiệu rủi ro cao về việc không có cơ sở sản xuất hoặc nhập khẩu nguyên liệu nhưng không có sản phẩm xuất khẩu; (3) Có dấu hiệu xác định doanh nghiệp không lưu giữ nguyên liệu, vật tư tại địa điểm đã thông báo.

Thời hạn để cơ quan hải quan phản hồi kết quả sau khi doanh nghiệp nộp thông báo trên Hệ thống là bao lâu? 

Theo điểm b.2 Khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 36 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, trong thời hạn 02 giờ làm việc kể từ thời điểm Hệ thống tiếp nhận thông báo, cơ quan hải quan có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin và phản hồi kết quả (chấp nhận, yêu cầu sửa đổi hoặc thông báo kiểm tra) cho doanh nghiệp thông qua Hệ thống.

Doanh nghiệp thuê gia công lại toàn bộ (thuê đơn vị khác sản xuất) thì có cần thông báo cơ sở sản xuất của mình không? 

Theo khoản 1, khoản 2 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 36 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, nếu doanh nghiệp không trực tiếp sản xuất mà thuê đơn vị khác gia công lại toàn bộ, doanh nghiệp vẫn phải thông báo hợp đồng gia công và các thông tin liên quan. Tuy nhiên, trách nhiệm thông báo cơ sở sản xuất thực tế thuộc về đơn vị nhận gia công (bên trực tiếp sản xuất) để cơ quan hải quan quản lý, giám sát năng lực của đơn vị đó.

Khi thay đổi Chi cục Hải quan quản lý, doanh nghiệp có cần thông báo lại cơ sở sản xuất cho Chi cục mới không? 

Có. Căn cứ tại điểm a.4 Khoản 1 Điều 56 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi Khoản 36 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo chấm dứt quản lý tại Chi cục cũ và tiến hành thông báo cơ sở sản xuất lại từ đầu cho Chi cục Hải quan quản lý mới theo trình tự quy định tại điểm a.1 khoản 1 Điều 56. Chi cục mới sẽ tiếp nhận dữ liệu và tiếp tục quản lý hoạt động của doanh nghiệp.

Kết luận

Tuân thủ quy định về thông báo cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu; nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị, sản phẩm xuất khẩu là nền tảng cho hoạt động xuất nhập khẩu bền vững. Tư vấn Long Phan sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách hàng trong việc giải quyết các vướng mắc pháp lý và tối ưu hóa quy trình hải quan. Để nhận được sự hỗ trợ chuyên sâu và kịp thời nhất, Quý khách vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 1900636389.

>> Xem thêm:

• Thủ tục cấp giấy phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài
• Điều kiện cấp giấy phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài
• Cần lưu ý gì khi gia công hàng hóa cho thương nhân nước ngoài