Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Mục đích của thủ tục này nhằm giúp các giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giúp cho Quý khách hàng có cái nhìn tổng quát về thủ tục này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP hợp pháp hóa lãnh sự được định nghĩa như sau: “Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Không phải tất cả giấy tờ nước ngoài đều cần hợp pháp hóa lãnh sự. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, một số trường hợp được miễn thủ tục này, bao gồm:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Bên cạnh các trường hợp được miễn, một số loại giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG. Cụ thể bao gồm các trường hợp sau:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự

Thẩm quyền hợp pháp lãnh sự được xác định như sau:

• Bộ Ngoại giao có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự. Theo đó, Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.
• Ngoài ra, trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG.

Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

Theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Theo Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự ;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.

Thủ tục thực hiện

Để được hợp pháp hóa lãnh sự cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thông qua một trong các phương thức sau:

• Trực tiếp;
• Qua đường bưu chính.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

• Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ.
• Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Dịch vụ tư vấn, hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự uy tín tại Long Phan

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi mang đến dịch vụ nhanh chóng, chính xác và hiệu quả, giúp Quý khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức. Dịch vụ của Chúng tôi về hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Tư vấn các trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự;
• Tư vấn các trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự;
• Tư vấn các trường hợp không được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Tư vấn cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự;
• Tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự
• Hướng dẫn trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự;
• Tư vấn, hướng dẫn giải trình, bổ sung hồ sơ (nếu có);
• Tư vấn và giải đáp các vấn đề khác có liên quan.

Các câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự, Quý khách hàng có thể tham khảo:

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau như thế nào?

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng ở nước ngoài. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận giấy tờ do nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam.

Tại sao cần phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài?

Thủ tục này nhằm xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đó là xác thực, hợp pháp, từ đó được công nhận giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Những loại giấy tờ nào thường được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự?

Các loại giấy tờ phổ biến bao gồm giấy khai sinh, giấy kết hôn, bằng cấp, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy ủy quyền, v.v.

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?

Thời hạn giải quyết thông thường là 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Với hồ sơ từ 10 giấy tờ trở lên, thời gian có thể kéo dài tối đa 05 ngày làm việc.

Có thể nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự thông qua dịch vụ bưu chính không?

Có, người yêu cầu có thể nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính.

Trường hợp giấy tờ nước ngoài không có bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh thì sao?

Người yêu cầu cần nộp bản dịch giấy tờ đó sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được.

Nếu cơ quan có thẩm quyền nước ngoài chưa thông báo mẫu con dấu, chữ ký cho Việt Nam thì sao?

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu cơ quan có thẩm quyền đó xác minh tính xác thực.

Tôi có thể hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu nếu tôi đang ở nước ngoài?

Bạn có thể liên hệ với Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước sở tại.

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục để công nhận giá trị giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam. Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp Quý khách hàng hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả. Quý khách hàng có nhu cầu, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline:0906.735.386 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.