Đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều

Đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều giúp xác lập nhân thân và quốc tịch cho trẻ theo quy định pháp luật Việt Nam, đảm bảo quyền công dân và hưởng đầy đủ các quyền lợi hợp pháp. Thủ tục này còn tạo cơ sở pháp lý để trẻ được nhập học, khám chữa bệnh, làm hộ chiếu và các giấy tờ tùy thân khác, đồng thời củng cố mối liên hệ pháp lý giữa trẻ và gia đình có yếu tố nước ngoài. Bài viết này của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết về thủ tục này.

Điều kiện đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều

Căn cứ quy định tại Điều 35 Luật Hộ tịch 2014, để trẻ có cha/mẹ là Việt kiều được đăng ký khai sinh tại Việt Nam, cần phải thuộc một trong các trường hợp sau:

1. Trẻ em được sinh ra tại Việt Nam:

• Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người còn lại là công dân nước ngoài hoặc người không quốc tịch;
• Cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú tại Việt Nam, người còn lại là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Cả cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;
• Cả cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch.

2. Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa đăng ký khai sinh, nay cư trú tại Việt Nam:

• Cả cha và mẹ là công dân Việt Nam;
• Hoặc cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam.

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều?

Về cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết đăng ký khai sinh, tùy từng trường hợp khác nhau, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết có thể là Cơ quan đại diện hoặc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã). Cụ thể:

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2025, quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền tiếp nhận giải quyết đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài ( mà trước 1/7/2025, thẩm quyền này thuộc về UBND cấp huyện).

Như vậy, việc đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt Kiều hiện nay được thực hiện tại Uỷ ban Nhân dân cấp xã.

Bên cạnh đó, đối với trường hợp trẻ sinh và cư trú ở nước ngoài nhưng có cha hoặc mẹ là người còn quốc tịch Việt Nam thì có thể thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan đại diện ngoại giao/Lãnh sự Việt Nam theo nguyện vọng của cha mẹ.

Cơ quan đại diện ngoại giao/Lãnh sự Việt Nam có thẩm quyền giải quyết đăng ký khai sinh căn cứ quy định tại khoản 3 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014 và khoản 1 Điều 2 Thông tư 07/2023/TT-BNG ngày 29 tháng 12 năm 2023 hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của việt nam ở nước ngoài.

Thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều

Dưới đây là thông tin chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị và trình tự, thủ tục thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều:

Hồ sơ đăng ký

Căn cứ quy định tại Điều 16 Luật Hộ tịch 2014; Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP; Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP; Điều 9 Nghị định 191/2025/NĐ-CP; khoản 2, khoản 3 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, Quý khách hàng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu tại Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 04/2024/TT-BTP.
• Giấy chứng sinh (hoặc giấy tờ y tế tương đương): Người đi đăng ký khai sinh nộp giấy chứng sinh cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh; trường hợp khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi phải có biên bản xác nhận việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập; trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản chứng minh việc mang thai hộ theo quy định pháp luật.
• Hộ chiếu/CCCD Việt Nam của cha/mẹ hoặc hộ chiếu nước ngoài và giấy tờ chứng minh gốc Việt Nam (nếu thuộc trường hợp đã thôi quốc tịch).
• Trường hợp cha mẹ không đăng ký kết hôn nhưng muốn trên giấy khai sinh cho con có tên cha/ mẹ thì tại thời điểm đăng ký khai sinh phải thực hiện đồng thời thủ tục nhận cha/ mẹ cho con.
• Văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch
• Giấy tờ cư trú (xác nhận thường trú/tạm trú) để chứng minh thẩm quyền: Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân theo các phương thức quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã được khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư bằng các phương thức này thì người có yêu cầu không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Các giấy tờ nước ngoài phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng. Đối với giấy tờ Việt Nam, không cần thực hiện thủ tục này.

>>> Xem thêm bài viết liên quan về đăng ký khai sinh: Hướng dẫn đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài tại Việt Nam

Trình tự thực hiện

Căn cứ quy định tại Điều 36 Luật Hộ tịch 2014; khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP;  Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP; Điều 6 Thông tư 01/2022/TT-BTP; Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP; Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, việc đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều tại Việt Nam được thực hiện như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ:

Quý khách hàng có thể lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến.

Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ đăng ký khai sinh tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã có thẩm quyền; nộp lệ phí nếu thuộc trường hợp phải nộp lệ phí đăng ký khai sinh; nộp phí cấp bản sao Giấy khai sinh nếu có yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh.

Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, người có yêu cầu đăng ký khai sinh truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Người có yêu cầu đăng ký khai sinh trực tuyến cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai sinh (cung cấp trên Cổng dịch vụ công), đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định; nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý. Trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ trước 15h, việc chuyển hồ sơ phải thực hiện trong ngày làm việc. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15h hàng ngày, việc chuyển hồ sơ được thực hiện vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính hướng dẫn trực tiếp cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước trên;
• Trường hợp người có yêu cầu đăng ký khai sinh không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo hình thức nộp trực tiếp, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

Bước 4: Công chức tư pháp – hộ tịch thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm).

Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ thực hiện lại thủ tục ở bước 2.

Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, chuyển Bộ phận một cửa để trả cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp), hoặc gửi qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu (nếu người có yêu cầu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến).

Nếu xét thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, tùy trường hợp sẽ xử lý như sau:

1. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh theo hình thức trực tiếp, thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức và chuyển thông tin đến Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.
2. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ đăng ký khai sinh theo hình thức trực tuyến:

• Công chức tư pháp – hộ tịch gửi lại biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số. Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Giấy khai sinh điện tử và xác nhận (tối đa một ngày).
• Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật thông tin đăng ký khai sinh trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức và chuyển thông tin đến CSDLQG VDC để lấy Số định danh cá nhân.

Bước 5: Sau khi CS DLQGVDC trả về Số định danh cá nhân, công chức tư pháp – hộ tịch in Giấy khai sinh, trình Lãnh đạo UBND xã/phường ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu. Người có yêu cầu đăng ký khai sinh kiểm tra thông tin trên Giấy khai sinh, trong Sổ đăng ký khai sinh và ký tên vào Sổ đăng ký khai sinh, nhận Giấy khai sinh.

Lưu ý: Theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, đối với yêu cầu đăng ký khai sinh mà cha, mẹ trẻ đã đăng ký kết hôn, trên cơ sở thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn cung cấp trong Tờ khai đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha, mẹ trẻ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Xác lập quốc tịch Việt Nam cho trẻ

Trong trường hợp trẻ có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam đang sinh sống tại nước ngoài, còn người kia là người nước ngoài, quốc tịch của trẻ em được xác định theo quy định tại khoản 4 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quốc tịch Việt Nam 2008 và Điều 9 Nghị định 191/2025/NĐ-CP, cụ thể:

• Trẻ em có quốc tịch Việt Nam nếu cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con khi thực hiện đăng ký khai sinh.
• Trường hợp trẻ em được sinh ra trên lãnh thổ Việt Nam mà cha mẹ không thỏa thuận được việc lựa chọn quốc tịch cho con khi thực hiện đăng ký khai sinh thì trẻ em đó có quốc tịch Việt Nam. Cha hoặc mẹ lập văn bản cam đoan về việc không thỏa thuận được việc lựa chọn quốc tịch cho con và chịu trách nhiệm về việc cam đoan này.
• Trường hợp trẻ em đã được đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, có quốc tịch nước ngoài thì trẻ em đó có quốc tịch Việt Nam nếu cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con khi thực hiện ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh và việc giữ quốc tịch nước ngoài phải phù hợp với pháp luật của nước mà trẻ đang mang quốc tịch. Cha mẹ trẻ phải có bản cam đoan về việc giữ quốc tịch nước ngoài phù hợp với pháp luật của nước mà trẻ đang mang quốc tịch và chịu trách nhiệm về việc cam đoan này.

Các “bước tiếp theo” sau khi có Giấy khai sinh

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều và nhận được Giấy khai sinh, các thủ tục quan trọng cần thực hiện bao gồm:

• Cập nhật thông tin cư trú: Cha mẹ hoặc người giám hộ cần mang Giấy khai sinh đến Công an cấp xã nơi mình thường trú hoặc tạm trú để làm thủ tục nhập hộ khẩu hoặc đăng ký thường trú/tạm trú cho trẻ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 104/2022/NĐ-CP, việc kết nối, chia sẻ dữ liệu dân cư cho phép cơ quan công an cập nhật thông tin nhanh chóng, có thể thông qua quét mã QR trên Giấy khai sinh.
• Xin cấp hộ chiếu Việt Nam: Nếu gia đình có nhu cầu cho trẻ di chuyển quốc tế, cần làm thủ tục xin cấp hộ chiếu. Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 và điểm b khoản 2 Điều 7 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam 2019, đối với trẻ em dưới 14 tuổi, hộ chiếu sẽ được cấp riêng, không gắn chip điện tử với thời hạn hiệu lực là 5 năm.
• Đăng ký bảo hiểm y tế và tiêm chủng: Giấy khai sinh là căn cứ để đăng ký thẻ Bảo hiểm y tế cho trẻ tại UBND cấp xã hoặc tại cơ quan, doanh nghiệp nơi cha/mẹ làm việc. Thẻ bảo hiểm y tế đảm bảo quyền được khám chữa bệnh cho trẻ.

Dịch vụ tư vấn và nhận ủy quyền đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều

Quy trình đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/ mẹ là Việt kiều có nhiều yếu tố pháp lý phức tạp, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự, chứng minh nguồn gốc Việt Nam và thỏa thuận quốc tịch. Để đảm bảo thủ tục được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hợp pháp, việc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp là một giải pháp hiệu quả. Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ toàn diện, hỗ trợ Quý khách hàng từ khâu chuẩn bị đến khi nhận được kết quả cuối cùng.

Khi Quý khách hàng ủy quyền cho Tư vấn Long Phan, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ thực hiện các công việc chuyên môn sau:

• Tư vấn chi tiết về điều kiện, trình tự và thẩm quyền đăng ký khai sinh áp dụng cho trường hợp cụ thể của Quý khách.
• Kiểm tra, đánh giá tính pháp lý của các giấy tờ Quý khách hàng cung cấp.
• Hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng đối với các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp.
• Soạn thảo đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định pháp luật, bao gồm Tờ khai đăng ký khai sinh, văn bản thỏa thuận quốc tịch và các văn bản cần thiết khác.
• Đại diện theo ủy quyền của Quý khách hàng để nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước để giải trình, bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu.
• Nhận kết quả là Giấy khai sinh và bàn giao lại cho Quý khách hàng.
• Tư vấn các thủ tục pháp lý cần thực hiện sau khi có Giấy khai sinh như nhập hộ khẩu, xin hộ chiếu, và đăng ký bảo hiểm y tế.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến về đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều:

Pháp luật có quy định thời hạn cha mẹ phải thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ không?

Có. Tại khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch 2014 có quy định trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Có cần phải có Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ khi đăng ký khai sinh không?

Không. Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Điều 16 Luật Hộ tịch 2014, các hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký khai sinh cho trẻ không bao gồm Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ.

Bên cạnh đó, căn cứ khoản 3 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP, có thể thấy, thông tin về Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ sẽ được điền vào tờ khai đăng ký khai sinh, cơ quan đăng ký hộ tịch sẽ có trách nhiệm tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của cha, mẹ trẻ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Có thể đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều qua hình thức trực tuyến không?

Có, người đăng ký có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh nếu địa phương có triển khai.

Số định danh cá nhân được cấp cùng lúc với Giấy khai sinh có vai trò gì?

Số định danh cá nhân là mã số định danh duy nhất của công dân, được cấp từ khi sinh ra và gắn liền với họ suốt đời. Số này được dùng để xác thực nhân thân, kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, đồng thời là số thẻ Căn cước công dân khi trẻ đủ tuổi được cấp.

Trong trường hợp cha và mẹ cư trú tại hai xã/phường khác nhau tại Việt Nam thì nộp hồ sơ đăng ký khai sinh cho con ở đâu?

Theo quy định tại Điều 35 Luật Hộ tịch 2014 và Điều 4 Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cha mẹ có thể thỏa thuận lựa chọn nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người cha hoặc người mẹ thường trú hoặc tạm trú. Việc lựa chọn này phải được cả hai bên thống nhất và không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của Giấy khai sinh.

Kết luận

Việc đăng ký khai sinh cho trẻ có cha/mẹ là Việt kiều là thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về pháp luật Việt Nam. Để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi, đúng pháp luật và tiết kiệm thời gian, Quý khách hàng có thể liên hệ với đội ngũ luật sư chuyên môn của Tư vấn Long Phan qua hotline 1900 63 63 89. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.