Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam tuân theo quy định. Thủ tục này yêu cầu tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải đáp ứng điều kiện và nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định. Quý khách hàng cần hiểu rõ quy trình và yêu cầu để đảm bảo việc xin cấp phép diễn ra thuận lợi. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về toàn bộ quy trình thành lập văn phòng đại diện.

Điều kiện để được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải đáp ứng điều kiện nghiêm ngặt. theo quy định tại Khoản 1, Điều 28, Nghị định 28/2018/NĐ-CP quy định rõ tiêu chuẩn để được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Việc tuân thủ điều kiện đảm bảo hoạt động hợp pháp của tổ chức tại Việt Nam.

• Điều kiện đầu tiên là tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài phải được thành lập hợp pháp theo pháp luật nước sở tại. Tổ chức này phải hoạt động trong lĩnh vực xúc tiến thương mại và có năng lực tài chính ổn định. Giấy phép thành lập hoặc chứng thư đăng ký kinh doanh của tổ chức phải còn hiệu lực và được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp;
• Điều kiện thứ hai liên quan đến mục đích hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại, không được kinh doanh trực tiếp. Hoạt động của văn phòng phải phù hợp với pháp luật Việt Nam và không thuộc danh mục ngành nghề cấm đầu tư;
• Điều kiện thứ ba, văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam phải có nhu cầu thực tiễn tiếp tục hoạt động tại Việt Nam theo hình thức Văn phòng đại diện.

Quy định về cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép

Sở Công Thương nơi tỉnh/thành phố văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 26, Nghị định 28/2018/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 1, Điều 1, Nghị định số 14/2024 xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm của cơ quan này.

Sở Công Thương thực hiện việc tiếp nhận, thẩm định và quyết định cấp phép theo quy trình được quy định. Cơ quan này có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ xin cấp phép. Quá trình thẩm định bao gồm xem xét điều kiện pháp lý và khả năng hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài.

Thủ tục thực hiện thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi nắm rõ trình tự, bước đi cụ thể để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật. Thành phần hồ sơ là yếu tố quan trọng, đảm bảo quá trình xin cấp phép được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

Thành phần hồ sơ cần thiết

Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm nhiều loại giấy tờ theo quy định. Tại Khoản 2, Điều 26, Nghị định 28/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về thành phần hồ sơ. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác quyết định thành công của quá trình xin cấp phép.

Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu số 01 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định Nghị định 28/2018/NĐ-CP do đại diện có thẩm quyền của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ký;
• Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cho phép tổ chức xúc tiến thương mại thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam hoặc văn bản, tài liệu chứng minh về quyền thành lập Văn phòng đại diện tại nước ngoài của tổ chức; (Cần được hợp pháp hóa lãnh sự)
• Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy tờ có giá trị tương đương; (Cần được hợp pháp hóa lãnh sự)
• Bản sao Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài;
• Điều lệ hoặc quy chế hoạt động dự kiến của Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Báo cáo tình hình hoạt động của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài trong 01 năm gần nhất;
• Văn bản bổ nhiệm và lý lịch của người đứng đầu, lý lịch của các nhân sự thuộc Văn phòng đại diện tại Việt Nam; (Cần được hợp pháp hóa lãnh sự)
• Bản sao không cần chứng thực của hợp đồng, thỏa thuận hoặc các giấy tờ liên quan về địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

Lưu ý quan trọng: Các thành phần tài liệu được nộp cho Sở Công thương cần phải được dịch thuật sang ngôn ngữ Việt Nam.

>>> Xem thêm: Mẫu số 01-Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định Nghị định 28/2018/NĐ-CP.

Cách thức nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền

Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài được lựa chọn cách thức nộp hồ sơ phù hợp. Hiện nay theo quy định tại Khoản 3, Điều 26, Nghị định số 28/2018/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung tại điểm b, Khoản 1, Điều 1, Nghị định 14/2024/NĐ-CP bổ sung quy định về nộp hồ sơ trực tuyến. Việc đa dạng hóa cách thức nộp hồ sơ tạo thuận lợi cho tổ chức trong quá trình thực hiện thủ tục.

Vì vậy các hình thức nộp hồ sơ bao gồm:

• Cách thức đầu tiên là gửi qua dịch vụ bưu chính đến Sở Công Thương.
• Cách thức thứ hai là nộp trực tiếp tại trụ sở Sở Công Thương. Người nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc ủy quyền được dịch ra tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự. Việc nộp trực tiếp cho phép kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ ngay tại chỗ.
• Cách thức thứ ba là nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin cấp tỉnh.

Quy trình xin cấp giấy phép

Quy trình xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tuân theo các bước được quy định theo Khoản 4, Điều 26, Nghị định số 28/2018 được sửa đổi bổ sung tại điểm c, Khoản 1, Điều 1, Nghị định 14/2024/NĐ-CP. Sở Công Thương thực hiện thẩm định hồ sơ theo trình tự và thời hạn cụ thể. Việc hiểu rõ quy trình giúp tổ chức chuẩn bị tốt hơn và theo dõi tiến độ xử lý.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đơn vị có nhu cầu chuẩn bị thành phần hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật và lựa chọn phương thức nộp hồ sơ cho Sở Công thương.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép xem xét, cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, trường hợp không cấp, cơ quan cấp Giấy phép phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Trong trường hợp phải xin ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng theo quy định tại Trường hợp hoạt động của Văn phòng đại diện có liên quan đến việc xúc tiến thương mại cho hàng hóa, dịch vụ chuyên dùng phục vụ an ninh, quốc phòng, Sở Công Thương thống nhất ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng trước khi cấp Giấy phép.y thì thời hạn giải quyết là 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 3: Ra quyết định giải quyết

Bước cuối cùng là ra quyết định cấp phép hoặc từ chối cấp phép. Nghị định 28/2018/NĐ-CP quy định rõ trường hợp từ chối và quyền khiếu nại của tổ chức. Quyết định cấp phép phải nêu rõ điều kiện, phạm vi hoạt động và thời hạn hiệu lực.

>>> Xem thêm: Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thời hạn giải quyết của cơ quan chức năng

Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định cụ thể. Hiện nay theo Khoản 4, Điều 26, Nghị định số 28/2018 được sửa đổi bổ sung tại điểm c, Khoản 1, Điều 1, Nghị định 14/2024/NĐ-CP. Việc tuân thủ thời hạn đảm bảo quyền lợi của tổ chức và hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý.

Thời hạn giải quyết hồ sơ được quy định như sau:

• Đối với các trường hợp cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thông thường được quy định là 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
• Đối với trường hợp hoạt động của Văn phòng đại diện có liên quan đến việc xúc tiến thương mại cho hàng hóa, dịch vụ chuyên dùng phục vụ an ninh, quốc phòng, Sở Công Thương thống nhất ý kiến Bộ Công an, Bộ Quốc phòng trước khi cấp Giấy phép, thời hạn được quy định là 40 ngày.

Dịch vụ tư vấn xin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, hỗ trợ khách hàng trong việc xin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam. Với đội ngũ luật sư và chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật thương mại quốc tế, chúng tôi đồng hành từ khâu soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ, giải trình với cơ quan cấp phép đến khi nhận được giấy phép, đảm bảo quy trình diễn ra nhanh chóng, đúng quy định.

Các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ trọn gói tại Tư vấn Long Phan bao gồm:

Tư vấn chuyên sâu

Chúng tôi tiến hành phân tích và đánh giá toàn diện tình hình của tổ chức để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam. Dịch vụ tư vấn sơ bộ giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

• Đánh giá điều kiện: Phân tích, đối chiếu hồ sơ của tổ chức với các quy định hiện hành để đánh giá khả năng được cấp phép.
• Phân tích pháp lý: Rà soát và tư vấn về các khía cạnh pháp lý liên quan đến cơ cấu, hoạt động của tổ chức mẹ và kế hoạch hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Đưa ra giải pháp: Tư vấn các giải pháp tối ưu để đáp ứng các điều kiện cấp phép, lường trước và phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn.

Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ

Chúng tôi đảm bảo bộ hồ sơ xin cấp phép được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và chuyên nghiệp, giúp tăng tỷ lệ thành công và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý của cơ quan nhà nước.

• Soạn thảo văn bản: Biên soạn đầy đủ các tài liệu cần thiết trong bộ hồ sơ theo đúng biểu mẫu và quy định.
• Dịch thuật & Công chứng: Hỗ trợ dịch thuật các tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và thực hiện công chứng theo yêu cầu.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: Hướng dẫn và hỗ trợ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp.
• Hoàn thiện hồ sơ: Sắp xếp, kiểm tra và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ để đảm bảo tính hợp lệ trước khi nộp.

Đại diện theo uỷ quyền

Tư vấn Long Phan sẽ là đại diện chính thức của khách hàng, thay mặt làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, đảm bảo quá trình xử lý hồ sơ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

• Nộp và theo dõi hồ sơ: Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Sở Công Thương và chủ động theo dõi, cập nhật tiến độ xử lý.
• Tư vấn thường xuyên và giải trình: Thay mặt khách hàng làm việc, giải trình và bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu từ chuyên viên xử lý.
• Xử lý vấn đề phát sinh: Phối hợp chặt chẽ với khách hàng để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thẩm định hồ sơ.
• Nhận kết quả: Đại diện nhận Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và bàn giao cho khách hàng.
• Hỗ trợ sau cấp phép: Tiếp tục tư vấn về các nghĩa vụ tuân thủ pháp luật, chế độ báo cáo định kỳ và các thủ tục khác trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về cách xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam.

Thời hạn hiệu lực của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là bao lâu?

Thông thường, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thời hạn hiệu lực là 05 năm kể từ ngày cấp, nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký hoặc tài liệu tương đương của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài (trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn).

Trưởng Văn phòng đại diện có bắt buộc phải là người Việt Nam không?

Pháp luật không bắt buộc Trưởng Văn phòng đại diện phải là người Việt Nam. Người nước ngoài hoàn toàn có thể được bổ nhiệm vào vị trí này, miễn là không thuộc các trường hợp bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý theo quy định và đáp ứng các điều kiện về giấy phép lao động tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện có được phép ký kết hợp đồng thương mại không?

Văn phòng đại diện không được trực tiếp ký kết các hợp đồng thương mại nhằm mục đích kinh doanh, mua bán hàng hóa, dịch vụ sinh lời. Tuy nhiên, Trưởng văn phòng có thể ký kết các hợp đồng phục vụ cho hoạt động của chính văn phòng (như thuê trụ sở, mua sắm trang thiết bị, hợp đồng lao động) hoặc ký các hợp đồng khác theo sự ủy quyền hợp lệ từ tổ chức mẹ ở nước ngoài.

Các lý do phổ biến khiến hồ sơ xin cấp phép bị từ chối là gì?

Các nguyên nhân từ chối thường gặp bao gồm: tổ chức mẹ không đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động hoặc lĩnh vực; hồ sơ chuẩn bị không đầy đủ, thông tin thiếu nhất quán; các tài liệu từ nước ngoài chưa được hợp pháp hóa lãnh sự đúng cách; hoặc mục tiêu hoạt động dự kiến tại Việt Nam không phù hợp với chức năng của một văn phòng đại diện.

Sau khi được cấp phép, Văn phòng đại diện cần làm những thủ tục gì tiếp theo?

Sau khi có Giấy phép, Văn phòng đại diện phải thực hiện một số thủ tục bắt buộc như: khắc và đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan công an; mở tài khoản ngân hàng; đăng ký mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN; và tiến hành các thủ tục xin giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài (nếu có).

Văn phòng đại diện có cần thực hiện chế độ báo cáo định kỳ không?

Có. Hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 của năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về tình hình hoạt động trong năm trước đó cho Sở Công Thương theo mẫu quy định.

Kết luận

Việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về quy định pháp luật. Quý khách hàng cần tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện và thủ tục để đảm bảo thành công. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hoàn thành mọi thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả. Liên hệ ngay hotline: 1900636389 để được tư vấn chi tiết.