Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Tổng quan bài viết

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là một thủ tục giúp thương nhân nước ngoài mở rộng hoạt động và tìm hiểu thị trường Việt Nam. Việc thành lập này yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng một số điều kiện cụ thể và tuân thủ quy trình đăng ký chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Để hiểu rõ hơn về điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện, mời Quý khách hàng tham khảo nội dung bài viết dưới đây.

Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Điều kiện Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Luật Thương mại 2005 và Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, bao gồm:

  • Được thành lập hợp pháp: Thương nhân phải được thành lập và đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam là thành viên trong các điều ước quốc tế hoặc được pháp luật của quốc gia đó công nhận.
  • Hoạt động ít nhất 1 năm: Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký.
  • Giấy đăng ký kinh doanh còn hiệu lực: Giấy đăng ký kinh doanh phải còn hiệu lực ít nhất 1 năm kể từ thời điểm nộp hồ sơ.
  • Phù hợp với cam kết quốc tế: Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải tuân thủ cam kết của Việt Nam trong các hiệp định quốc tế mà Việt Nam tham gia.
  • Chấp thuận đặc biệt: Nếu hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam hoặc thương nhân đến từ quốc gia không tham gia các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, phải có sự chấp thuận của Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và bao gồm những tài liệu sau:

  • Đơn đề nghị cấp Giấy phép: Theo mẫu MĐ-1 được ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT, đơn này phải được đại diện hợp pháp của công ty nước ngoài ký tên, đóng dấu xác nhận.
  • Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ: Bản sao có chứng thực lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam hoặc được công chứng quốc tế. Giấy tờ này xác nhận tính hợp pháp và tư cách pháp nhân của công ty mẹ ở nước sở tại.
  • Báo cáo tài chính kiểm toán hoặc tài liệu tài chính tương đương: Cung cấp tài liệu tài chính của năm tài chính gần nhất để chứng minh công ty mẹ đang hoạt động bình thường. Có thể thay thế bằng văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc xác nhận tài chính.
  • Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện: Văn bản này xác định rõ cá nhân đại diện và chịu trách nhiệm trước pháp luật tại Việt Nam.
  • Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện: Bản sao chứng minh nhân dân/thẻ căn cước (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài).
  • Tài liệu địa điểm: Bản sao hợp đồng thuê văn phòng có công chứng và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê từ cá nhân, tổ chức).

Lưu ý: Các tài liệu nước ngoài cần dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định Việt Nam. Hồ sơ cần hoàn thiện và được sắp xếp khoa học để tăng khả năng được chấp thuận nhanh chóng từ cơ quan cấp phép.

CSPL: Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam được quy định như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ:

Thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện, hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ:

  • Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ.
  • Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan sẽ yêu cầu bổ sung, và việc yêu cầu bổ sung chỉ được thực hiện một lần.

Bước 3: Cấp phép:

  • Trong 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép sẽ quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép.
  • Nếu từ chối cấp phép, phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Tham vấn Bộ quản lý chuyên ngành:

  • Nếu hồ sơ cần tham khảo ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành, cơ quan cấp Giấy phép sẽ gửi văn bản lấy ý kiến trong 03 ngày làm việc.
  • Bộ quản lý chuyên ngành sẽ có văn bản trả lời trong 05 ngày làm việc.
  • Sau khi nhận được ý kiến, cơ quan cấp Giấy phép sẽ quyết định cấp phép trong 05 ngày làm việc.
  • Trường hợp không cấp phép, phải có văn bản giải thích lý do.

CSPL: Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

Thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Để hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài trong việc đáp ứng các yêu cầu pháp lý tại Việt Nam, Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

  • Cung cấp thông tin chi tiết về các điều kiện, quy trình và yêu cầu pháp lý khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
  • Hỗ trợ khách hàng chuẩn bị và soạn thảo các tài liệu cần thiết.
  • Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ đăng ký cấp Giấy phép và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nộp cho các cơ quan có thẩm quyền.
  • Đại diện thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại các cơ quan cấp phép.
  • Tư vấn xử lý khi có yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ từ cơ quan nhà nước.
  • Hỗ trợ các thủ tục khác có liên quan sau khi được cấp phép

Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là một bước quan trọng để các thương nhân nước ngoài mở rộng hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường tại quốc gia này. Tuy nhiên, quá trình này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý và thủ tục hành chính. Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, vui lòng liên hệ Long Phan qua hotline 0906735386, để được hỗ trợ kịp thời.