Quy trình thực hiện chuẩn xác thủ tục hủy thầu cho doanh nghiệp

Thủ tục hủy thầu áp dụng sai căn cứ có thể làm đình trệ dự án, phát sinh kiến nghị và buộc tổ chức, cá nhân có lỗi bồi thường chi phí thiệt hại. Doanh nghiệp chỉ được chấm dứt quá trình lựa chọn nhà thầu khi thuộc trường hợp tại Điều 17 Luật Đấu thầu, đúng thẩm quyền và trước thời điểm ký hợp đồng hoặc thỏa thuận khung. Quyết định phải nêu rõ lý do, trách nhiệm liên quan và được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày ký.

Tư Vấn Long Phan cập nhật pháp luật và hỗ trợ rà soát căn cứ, chuẩn hóa hồ sơ và kiểm soát rủi ro khi hủy thầu.

Căn cứ bắt buộc kích hoạt thủ tục hủy thầu

Doanh nghiệp chỉ được hủy thầu khi có căn cứ luật định và còn trong thời gian lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư. Việc hủy để loại một nhà thầu, xử lý áp lực tiến độ hoặc sửa sai nội bộ mà không đủ căn cứ có thể phát sinh kiến nghị và trách nhiệm bồi thường.

Đối với lựa chọn nhà thầu và lựa chọn nhà đầu tư,  theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 17 Luật Đấu thầu 2023 sửa đổi, bổ sung năm 2024, 2025 doanh nghiệp phải xác lập 05 nhóm căn cứ tương ứng:

• Tất cả hồ sơ không đáp ứng yêu cầu: Toàn bộ hồ sơ dự thầu, hồ sơ quan tâm hoặc hồ sơ đề xuất không đạt yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
• Thay đổi mục tiêu hoặc phạm vi đầu tư: Nội dung điều chỉnh làm thay đổi khối lượng công việc hoặc tiêu chuẩn đánh giá đã xác lập trong hồ sơ mời thầu.
• Hồ sơ mời thầu không tuân thủ pháp luật: Sai sót dẫn đến nhà thầu hoặc nhà đầu tư được lựa chọn không đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu, dự án.
• Chủ thể khác thực hiện hành vi bị cấm: Tổ chức hoặc cá nhân không phải đơn vị trúng thầu có hành vi làm sai lệch kết quả lựa chọn.

Quyết định hủy thầu chỉ được thực hiện từ ngày phát hành hồ sơ đến trước khi ký hợp đồng hoặc thỏa thuận khung, theo Khoản 3 Điều 17 Luật Đấu thầu 2023.

Riêng gói thầu áp dụng đấu thầu trước, chủ đầu tư phải kiểm tra mức biến động sau khi dự án được phê duyệt. Trường hợp giá gói thầu hoặc dự toán tăng từ 30% trở lên, hoặc khối lượng mua sắm hàng hóa tăng từ 20% trở lên, gói thầu thuộc trường hợp phải hủy theo Khoản 29 Điều 140 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.

Bộ phận pháp chế cần đối chiếu đồng thời căn cứ pháp lý, hồ sơ chứng minh và thời điểm ban hành quyết định. Việc tất cả hồ sơ không đáp ứng yêu cầu không đồng nghĩa doanh nghiệp được tùy nghi thay đổi tiêu chuẩn để tổ chức lựa chọn lại.

Ranh giới giữa hủy thầu, đình chỉ cuộc thầu và không công nhận kết quả

Ba biện pháp này khác nhau về bản chất, thời điểm và mục đích xử lý. Áp dụng sai cơ chế có thể làm quyết định thiếu căn cứ, kéo dài tiến độ và gia tăng tranh chấp với nhà thầu.

Có thể thấy, đình chỉ cuộc thầu chỉ được áp dụng đến trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn theo Điểm a Khoản 1 Điều 18 Luật Đấu thầu 2023. Văn bản đình chỉ hoặc không công nhận kết quả phải nêu rõ lý do, nội dung, biện pháp và thời gian khắc phục theo Khoản 2 Điều 18 Luật Đấu thầu 2023.

Doanh nghiệp không nên lựa chọn hủy thầu chỉ vì đây là phương án chấm dứt nhanh. Khi vi phạm còn khả năng khắc phục, thì biện pháp đình chỉ cuộc thầu có thể phù hợp hơn và hạn chế thiệt hại về thời gian, ngân sách.

Thẩm quyền ban hành quyết định hủy thầu lựa chọn nhà thầu

Quyết định hủy thầu chỉ hợp pháp khi được ký đúng chủ thể và đúng phạm vi thẩm quyền. Ban quản lý dự án hoặc bên mời thầu không mặc nhiên được quyền hủy thầu chỉ vì trực tiếp tổ chức quá trình lựa chọn.

Thẩm quyền phải được xác định theo nguyên nhân dẫn đến việc hủy và mô hình quản lý của từng gói thầu:

Nguyên nhân phát sinh sự cố là tiêu chí quyết định chủ thể có quyền ký. Trường hợp toàn bộ hồ sơ không đáp ứng yêu cầu thuộc thẩm quyền của Chủ đầu tư đối với gói thầu, không nhất thiết phải trình Người có thẩm quyền quyết định.

Ngược lại, Chủ đầu tư không được tự hủy thầu khi hồ sơ mời thầu sai luật, mục tiêu đầu tư thay đổi hoặc  tổ chức, cá nhân khác ngoài nhà thầu trúng thầu thực hiện hành vi bị cấm quy định tại Điều 16  làm sai lệch kết quả. Những trường hợp này phải được trình đúng người có thẩm quyền theo Khoản 5 Điều 77 Luật Đấu thầu 2023.

Trước khi trình ký, bộ phận pháp chế cần rà soát quyết định đầu tư, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, văn bản giao nhiệm vụ và tư cách của từng chủ thể. Quyết định ký sai thẩm quyền có thể bị kiến nghị, làm chậm tiến độ và kéo theo trách nhiệm của cá nhân phê duyệt.

Quy trình 6 bước thực hiện thủ tục hủy thầu chuẩn xác trên hệ thống

Doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm soát chéo giữa phòng đấu thầu, pháp chế và chủ thể phê duyệt. Mỗi bước phải lưu lại căn cứ, ý kiến thẩm định và trách nhiệm xử lý để bảo vệ quyết định khi phát sinh kiến nghị.

1. Rà soát căn cứ hủy thầu: Đối chiếu tình trạng gói thầu với Điều 17 Luật Đấu thầu 2023 (sửa đổi, bổ sung 2024, 2025), đồng thời xác định đúng thời điểm được phép hủy.
2. Lập báo cáo đề xuất: Ghi rõ diễn biến gói thầu, căn cứ thực tế, căn cứ pháp lý, mức độ ảnh hưởng và trách nhiệm của từng chủ thể liên quan.
3. Thẩm định đề xuất: Kiểm tra tính đầy đủ của chứng cứ, thẩm quyền ký và khả năng áp dụng đình chỉ hoặc không công nhận kết quả thay cho hủy thầu.
4. Ban hành quyết định hủy thầu: Quyết định phải nêu rõ lý do hủy và trách nhiệm của các bên liên quan, theo Khoản 4 Điều 33 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
5. Đăng tải quyết định: Công khai quyết định trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn luật định.
6. Xử lý hệ quả sau hủy thầu: Thông báo cho nhà thầu, xử lý bảo đảm dự thầu, lưu hồ sơ và chuẩn bị điều chỉnh kế hoạch nếu tiếp tục lựa chọn nhà thầu.

Quy trình chỉ hoàn tất khi nghĩa vụ công khai, lưu trữ và xử lý quyền lợi của nhà thầu đã được thực hiện đầy đủ.

Hệ thống hồ sơ nội bộ cần chuẩn bị khi hủy thầu

Pháp luật không quy định một bộ hồ sơ trung gian cố định cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tài liệu đủ để chứng minh căn cứ và kiểm soát trách nhiệm nội bộ.

• Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất.
• Biên bản và tài liệu chứng minh căn cứ hủy thầu.
• Tờ trình đề xuất hủy thầu.
• Báo cáo thẩm định đề xuất hủy thầu.
• Dự thảo và quyết định hủy thầu đã ký.
• Bằng chứng đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
• Văn bản thông báo cho nhà thầu và tài liệu xử lý bảo đảm dự thầu.

Báo cáo thẩm định giúp nhận diện nguy cơ lạm dụng hủy thầu, ký sai thẩm quyền hoặc bỏ sót phương án khắc phục ít gây thiệt hại hơn.

Thời hạn đăng tải công khai và nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp phải kiểm soát hai mốc thời gian cứng sau khi ban hành quyết định hủy thầu.

• Quyết định phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày ký, theo Khoản 4 Điều 33 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
• Toàn bộ hồ sơ liên quan phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành, theo Khoản 4 Điều 9 Luật Đấu thầu 2023.

Việc chậm công khai hoặc thiếu hồ sơ lưu vết có thể làm suy yếu khả năng giải trình khi thanh tra, kiểm toán hoặc giải quyết kiến nghị.

Rủi ro và trách nhiệm đền bù tài chính khi hủy thầu sai quy định

Hủy thầu sai căn cứ không chỉ làm gián đoạn tiến độ mà còn chuyển rủi ro sang chi phí bồi thường, tranh chấp và trách nhiệm cá nhân. Doanh nghiệp cần đánh giá đầy đủ hậu quả trước khi lựa chọn biện pháp chấm dứt quá trình lựa chọn nhà thầu.

• Rủi ro tài chính: Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm dẫn đến hủy thầu phải đền bù chi phí thiệt hại cho các bên liên quan. Trách nhiệm này phát sinh khi hồ sơ mời thầu sai quy định hoặc hành vi bị cấm làm sai lệch kết quả, theo Khoản 4 Điều 17 Luật Đấu thầu 2023.
• Rủi ro tiến độ dự án: Quyết định thiếu căn cứ có thể khiến gói thầu phải đánh giá lại, điều chỉnh kế hoạch hoặc tổ chức lựa chọn từ đầu. Hệ quả trực tiếp là kéo dài thời gian triển khai, tăng chi phí quản lý và ảnh hưởng cam kết với đối tác.
• Rủi ro kiến nghị và khởi kiện: Nhà thầu hoặc nhà đầu tư có quyền gửi kiến nghị hoặc khởi kiện khi quyền, lợi ích hợp pháp bị ảnh hưởng. Cơ chế này được ghi nhận tại Khoản 1 Điều 89 và Khoản 1 Điều 94 Luật Đấu thầu 2023 sửa đổi, bổ sung năm 2025. 
• Rủi ro chế tài đối với chủ thể vi phạm: Tổ chức, cá nhân thực hiện hành vi bị cấm làm sai lệch kết quả có thể bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu từ 06 tháng đến 05 năm, theo Khoản 2 Điều 87 Luật Đấu thầu 2023.
• Rủi ro trách nhiệm nội bộ: Người tham mưu, thẩm định hoặc phê duyệt có thể bị xem xét trách nhiệm nếu quyết định được ban hành sai căn cứ, sai thẩm quyền hoặc che giấu lỗi trong hồ sơ mời thầu.

Doanh nghiệp không nên “hủy cho an toàn” khi vi phạm vẫn có thể khắc phục bằng đình chỉ cuộc thầu. Phương án phù hợp phải bảo vệ ngân sách, tiến độ và quyền lợi hợp pháp của các bên tham dự.

Cơ chế chuyển tiếp xử lý tình huống hủy thầu đối với dự án giai đoạn chuyển giao

Gói thầu kéo dài qua nhiều thời kỳ pháp luật không mặc nhiên áp dụng văn bản mới nhất. Doanh nghiệp phải xác định ngày phê duyệt, phát hành hồ sơ, đóng thầu và mở thầu trước khi đánh giá tính hợp pháp của quyết định hủy thầu.

• Trước ngày 01/01/2024: Gói thầu hoặc dự án đã phê duyệt và phát hành hồ sơ trước thời điểm này tiếp tục thực hiện theo pháp luật đấu thầu cũ. Căn cứ áp dụng là Khoản 1 và Khoản 2 Điều 96 Luật Đấu thầu 2023.
• Trước ngày 15/01/2025: Gói thầu đã phê duyệt và phát hành hồ sơ mời thầu được tiếp tục lựa chọn nhà thầu, ký kết và quản lý hợp đồng theo Nghị định số 24/2024/NĐ-CP. Quy định chuyển tiếp này được ghi nhận tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 17/2025/NĐ-CP.
• Trước ngày 01/07/2025 nhưng chưa đóng thầu: Chủ đầu tư được lựa chọn tiếp tục mở thầu theo quy định cũ hoặc hủy thông báo mời thầu để sửa đổi kế hoạch và tổ chức lại. Căn cứ là Khoản 3 Điều 144 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.
• Đã mở thầu trước khi Nghị định số 214/2025/NĐ-CP có hiệu lực: Quá trình lựa chọn, ký kết và quản lý hợp đồng tiếp tục thực hiện theo Nghị định số 24/2024/NĐ-CP, theo Khoản 2 Điều 144 Nghị định số 214/2025/NĐ-CP.

Ngoài ra, đối với dự án lựa chọn nhà đầu tư, việc đánh giá hồ sơ trong giai đoạn chuyển tiếp phải theo pháp luật có hiệu lực tại thời điểm phê duyệt hồ sơ mời thầu theo Khoản 4 Điều 65 Nghị định số 23/2024/NĐ-CP.

Vì vậy, bộ phận pháp chế cần lập bảng thời gian cho từng gói thầu trước khi kết luận được phép hủy, tiếp tục hay tổ chức lại. Áp dụng sai văn bản chuyển tiếp có thể làm mất hiệu lực quyết định và phát sinh kiến nghị từ nhà thầu.

Giải pháp tư vấn thủ tục và kiểm soát rủi ro đấu thầu tại Tư Vấn Long Phan

Thủ tục hủy thầu đòi hỏi phối hợp đồng thời giữa căn cứ pháp lý, thẩm quyền, chứng cứ và nghĩa vụ công khai. Tư Vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chuỗi quyết định, từ rà soát nguyên nhân đến xử lý hệ quả và tổ chức lựa chọn lại.

Tư vấn thủ tục và quy trình hủy thầu chuẩn pháp lý

Tư Vấn Long Phan tập trung xác định đúng căn cứ hủy thầu trước khi doanh nghiệp lập hồ sơ trình duyệt. Phạm vi hỗ trợ gồm:

• Rà soát căn cứ hủy thầu theo Luật Đấu thầu hiện hành và xác định biện pháp xử lý phù hợp.
• Kiểm tra thẩm quyền ban hành quyết định của Người có thẩm quyền, Chủ đầu tư hoặc Bên mời thầu.
• Soạn thảo báo cáo đề xuất, tờ trình, báo cáo thẩm định và dự thảo quyết định hủy thầu.
• Hỗ trợ đăng tải quyết định trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia 
• Tư vấn thông báo cho nhà thầu, hoàn trả bảo đảm dự thầu và lưu trữ hồ sơ.

Giải pháp này giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ ký sai thẩm quyền, thiếu chứng cứ hoặc bỏ sót nghĩa vụ công khai.

Thẩm định và kiểm soát rủi ro đấu thầu

Hoạt động thẩm định được thực hiện trước khi phê duyệt hoặc ban hành quyết định có ảnh hưởng đến kết quả lựa chọn nhà thầu. Các công việc trọng tâm gồm:

• Thẩm định tính tuân thủ của hồ sơ mời thầu và báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu.
• Đánh giá nguy cơ lạm dụng hủy thầu để loại nhà thầu hoặc che giấu sai sót nội bộ.
• Phân tích khả năng áp dụng đình chỉ cuộc thầu hoặc không công nhận kết quả.
• Xây dựng phương án điều chỉnh kế hoạch và cấu trúc lại gói thầu.
• Thiết lập lộ trình tổ chức lựa chọn lại nhằm hạn chế gián đoạn tiến độ.

Kết quả thẩm định giúp cấp quản lý lựa chọn phương án có căn cứ, khả thi và ít phát sinh thiệt hại hơn.

Đại diện giải quyết tranh chấp và kiến nghị trong đấu thầu

Khi quyết định hủy thầu đã phát sinh tranh chấp, hồ sơ cần được xử lý theo chiến lược chứng cứ và mục tiêu thương mại cụ thể. Tư Vấn Long Phan hỗ trợ:

• Lập và rà soát hồ sơ kiến nghị đối với quyết định hủy thầu sai quy định.
• Đại diện đàm phán hoàn trả bảo đảm dự thầu và chi phí tham dự thầu.
• Chuẩn bị phương án phản hồi kiến nghị cho Chủ đầu tư hoặc Bên mời thầu.
• Đại diện bảo vệ quyền lợi trong quá trình thanh tra và xử lý vi phạm.
• Tư vấn phương án khởi kiện khi quyền, lợi ích hợp pháp bị ảnh hưởng.

Quý doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ gói thầu qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để Tư Vấn Long Phan đánh giá sơ bộ.

Một số câu hỏi thường gặp về Quy trình thực hiện hủy thầu cho doanh nghiệp

Quản trị rủi ro trong “thủ tục hủy thầu” đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về thẩm quyền và căn cứ pháp lý để bảo vệ ngân sách cũng như tiến độ dự án. Việc nhận diện sớm các tình huống vi phạm, thời hạn bắt buộc và ranh giới chế tài sẽ giúp ban lãnh đạo ngăn ngừa triệt để các khiếu kiện phức tạp. Doanh nghiệp và chủ đầu tư cần nắm vững các giải đáp pháp lý cốt lõi sau đây để thực thi đúng quy định hiện hành.

Kết luận

Thủ tục hủy thầu chỉ bảo đảm tính hợp pháp khi doanh nghiệp xác định đúng căn cứ, thẩm quyền, thời điểm áp dụng và nghĩa vụ công khai. Chủ đầu tư, bên mời thầu và bộ phận pháp chế cần phân biệt hủy thầu với đình chỉ cuộc thầu hoặc không công nhận kết quả, đồng thời lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh. Một quyết định thiếu căn cứ có thể làm chậm dự án, phát sinh kiến nghị, bồi thường chi phí và trách nhiệm đối với người phê duyệt.

Để rà soát hồ sơ, chuẩn hóa quy trình và kiểm soát rủi ro trước khi ban hành quyết định, liên hệ Hotline 1900.63.63.89 của Tư Vấn Long Phan.