Thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV

Đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh đến các địa bàn khác một cách hợp pháp. Việc thành lập văn phòng đại diện không chỉ tăng độ nhận diện thương hiệu, mà còn giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc tiếp cận khách hàng, đối tác và thị trường mới.

Điều kiện mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV

Để được thành lập văn phòng đại diện, công ty TNHH MTV cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Điều kiện về tư cách pháp nhân:

Công ty TNHH MTV muốn thành lập văn phòng đại diện phải là doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đã thành lập hợp pháp tại Việt Nam. Do đó, Công ty phải duy trì tình trạng hoạt động bình thường, không thuộc diện tạm ngừng hoạt động hoặc bị thu hồi giấy phép;

2. Điều kiện về phạm vi hoạt động:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời. Thay vào đó, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng:

• Đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của công ty TNHH MTV;
• Thúc đẩy xúc tiến thương mại;
• Theo dõi và giám sát thực hiện các hợp đồng thương mại;
• Thực hiện các hoạt động phi thương mại khác theo ủy quyền.

3. Điều kiện về trụ sở: Văn phòng đại diện phải có địa chỉ rõ ràng nằm trong lãnh thổ Việt Nam;

4. Điều kiện về người đứng đầu: Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH MTV hoặc cá nhân khác được công ty ủy quyền. Người này phải:

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;
• Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Như vậy, công ty TNHH 1 thành viên cần đáp ứng các điều kiện trên để thực hiện thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện dưới đây.

>>>Xem thêm: Nên thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện? Ưu nhược điểm

Thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV

Chúng tôi xin cung cấp một quy trình pháp lý toàn diện về việc mở văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên như sau:

Hồ sơ đăng ký

Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 04/01/2021, hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT do người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH MTV ký;
• Bản sao nghị quyết, quyết định thành lập văn phòng đại diện của chủ sở hữu công ty TNHH MTV;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu văn phòng đại diện (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần bổ sung thêm văn bản ủy quyền hợp lệ kèm theo bản sao Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người được ủy quyền.

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ phải được lập thành bộ, với đầy đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, doanh nghiệp cần phải thực hiện đầy đủ các loại tài liệu trên trước khi thực hiện thủ tục mở công ty TNHH MTV.

Thủ tục đăng ký

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 04/01/2021 thì quy trình đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

Công ty TNHH MTV chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo nội dung nêu trên, đảm bảo hồ sơ được lập theo đúng mẫu và có đủ thông tin theo yêu cầu;

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bằng một trong hai phương thức:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở;
• Nộp trực tuyến: Qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Nộp qua dịch vụ bưu chính.

Bước 3: Nộp phí, lệ phí:

Doanh nghiệp nộp phí, lệ phí đăng ký (nếu có) theo quy định hiện hành và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

Bước 4: Xử lý hồ sơ:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
• Cập nhật thông tin về văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Bước 5: Nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức nhận kết quả sau:

• Nhận trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh. Khi đến nhận kết quả, người nhận cần mang theo giấy biên nhận hồ sơ và giấy tờ tùy thân. Nếu người nhận kết quả là người được ủy quyền, cần xuất trình thêm văn bản ủy quyền hợp lệ.
• Nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính. Doanh nghiệp cần đăng ký thông tin nhận chuyển phát hồ sơ trên website dịch vụ chuyển phát của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện.
• Nhận kết quả trực tuyến thông qua Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (áp dụng đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến).

Trên đây là toàn bộ thủ tục mà công ty TNHH MTV cần phải thực hiện khi có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện.

>>>Xem thêm: Thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Một số lưu ý khi mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV

Khi thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH MTV, cần lưu ý các điểm sau:

1. Tuân thủ điều lệ công ty:

Công ty TNHH MTV phải tuân thủ đúng các quy định trong điều lệ công ty liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện, đặc biệt là các quyết định của chủ sở hữu công ty.

Mọi quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện phải được lập thành văn bản và lưu giữ trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.

2. Xác định đúng chức năng của văn phòng đại diện:

Văn phòng đại diện không được phép tiến hành hoạt động kinh doanh sinh lợi. Công ty cần đảm bảo văn phòng đại diện không:

• Thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp;
• Ký kết hợp đồng thương mại thay mặt công ty (trừ trường hợp được ủy quyền đặc biệt);
• Xuất hóa đơn tài chính;
• Thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.

3. Trụ sở và con dấu:

Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định của pháp luật về địa điểm kinh doanh. Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu riêng;

4. Nghĩa vụ báo cáo:

Văn phòng đại diện phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và công ty TNHH MTV chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của văn phòng đại diện.

Trên đây là một số lưu ý về việc mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV mà Quý khách cần lưu tâm khi thực hiện thủ tục này.

>>>Xem thêm: Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Dịch vụ đăng ký mở văn phòng đại diện công ty trọn gói TNHH MTV tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV trọn gói, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình hoàn thiện thủ tục pháp lý. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn toàn diện: phân tích tình hình cụ thể của doanh nghiệp, tư vấn về mô hình văn phòng đại diện phù hợp;
• Hỗ trợ soạn thảo toàn bộ hồ sơ cần thiết theo đúng mẫu và yêu cầu của pháp luật;
• Đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo dõi tiến trình hồ sơ và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình đăng ký;
• Hướng dẫn các thủ tục công bố thông tin;
• Tư vấn về nghĩa vụ báo cáo định kỳ;
• Hỗ trợ đăng ký thay đổi thông tin (nếu có).

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ trọn gói hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong các vấn đề liên quan đến thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện đối với công ty TNHH MTV.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục mở văn phòng đại diện của công ty TNHH MTV

Chúng tôi xin cung cấp cho Quý khách một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV. Mời tham khảo!

Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có thể thiết lập nhiều văn phòng đại diện không?

Có, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có thể thiết lập một số văn phòng đại diện, miễn là tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục đăng ký cho từng địa điểm.

Những nghĩa vụ thuế nào liên quan đến văn phòng đại diện của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên?

Công ty mẹ thường chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Các nghĩa vụ thuế cụ thể phụ thuộc vào chức năng của văn phòng và các quy định thuế hiện hành.

Quy trình giải thể hoặc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là gì?

Quy trình chấm dứt bao gồm quyết định của chủ sở hữu công ty, nộp thông báo chấm dứt hoạt động cho cơ quan đăng ký kinh doanh có liên quan và có thể có các thủ tục khác tùy thuộc vào tình huống cụ thể.

Công ty mẹ có chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ của văn phòng đại diện không?

Có, công ty mẹ chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ và nghĩa vụ phát sinh của các văn phòng đại diện do văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc.

Văn phòng đại diện có bắt buộc phải có con dấu riêng không?

Mặc dù văn bản không quy định rõ ràng là bắt buộc, nhưng văn phòng đại diện có thể có con dấu riêng và việc sử dụng con dấu này được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật liên quan đến con dấu.

Trên đây là một số câu hỏi xoay quanh thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV. Chúng tôi mong rằng với những câu trả lời trên đã giải đáp phần nào các thắc mắc của Quý khách về vấn đề này và giúp Quý khách có thể tự tin hơn khi thực hiện thủ tục này. Xin cảm ơn!

Kết luận

Như vậy, công ty có thể mở nhiều văn phòng đại diện, tuy nhiên cần phải tuân thủ nghiêm các quy định về thủ tục đăng ký mở văn phòng đại diện công ty TNHH MTV. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục này, hãy liên hệ với Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389 để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.