Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Tổng quan bài viết

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài là bước đi chiến lược của nhiều doanh nghiệp quốc tế trong việc mở rộng thị trường. Quý khách cần nắm rõ những quy định pháp lý và thủ tục cần thiết để đảm bảo sự thành công của dự án này. Trong bài viết này, Long Phan sẽ phân tích chi tiết với những lưu ý quan trọng, giúp Quý khách tránh được những rủi ro không đáng có. Kính mời Quý khách tham khảo.

Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần lưu ý điều gì?
Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần lưu ý điều gì?

Điều kiện cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là:

  • Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  • Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
  • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
  • Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành)

Một vài lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì cần lưu ý những vấn đề sau:

  • Thứ nhất là về tên văn phòng đại diện: Về tên văn phòng đại diện thì cần lưu ý về quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
  • Thứ hai là hoạt động của văn phòng đại diện: Về hoạt động của văn phòng đại diện thì cần lưu ý quy định tại khoản 2 Điều 44, Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020.
  • Thứ ba là cần chú ý về số lượng văn phòng đại diện vì một thương nhân nước ngoài sẽ bị giới hạn về số lượng văn phòng đại diện được lập.
  • Thứ tư là về người đứng đầu văn phòng đại diện
  • Thứ năm là những hoạt động khác liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện như đăng ký nội quy lao động, báo cáo, ….
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ

Căn cứ Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:

  1. Đơn đề nghị xin cấp giấy phép
  2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  3. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  4. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  5. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện

Thủ tục

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam cần tiến hành các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP , trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)

Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.16.515,.92

Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.

Bước 5: Trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Các bước thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
Các bước thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ thành lập lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Khi thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, Quý khách có thể sẽ gặp những tình huống gây khó khăn. Đến với Long Phan, chúng tôi tự hào với dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam chuyên nghiệp, hiệu quả. Chúng tôi hỗ trợ toàn diện các thủ tục cần thiết cho Quý khách, cụ thể là:

  • Tư vấn điều kiện thành lập văn phòng đại diện
  • Hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
  • Soạn thảo hồ sơ: Hỗ trợ Quý khách trong việc soạn thảo và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, đảm bảo hồ sơ hợp lệ và đáp ứng yêu cầu của cơ quan chức năng.
  • Đại diện Quý khách làm việc với các cơ quan nhà nước để hoàn tất các thủ tục đăng ký, bao gồm cả giấy phép hoạt động và các giấy tờ liên quan.
  • Hỗ trợ hoạt động sau thành lập: Cung cấp dịch vụ tư vấn về các vấn đề phát sinh sau khi thành lập văn phòng, như báo cáo thuế, nhân sự, và các quy định quản lý khác.

Nếu Quý khách có bất kỳ thắc mắc nào cần được tư vấn và hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ với Long Phan qua số hotline 0906.735.386 ngay hôm nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và giúp đỡ Quý khách.