Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP từ A-Z

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp điều chỉnh thông tin về chi nhánh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quá trình này áp dụng khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh, người đứng đầu chi nhánh, ngành nghề kinh doanh hoặc thông tin đăng ký thuế của chi nhánh. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết các bước thực hiện thủ tục này.

Khi nào cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh?

Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp. Chi nhánh phải đăng ký hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền. Khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh.

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này trong các trường hợp sau:

• Thay đổi tên chi nhánh;
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh;
• Thay đổi người đứng đầu chi nhánh;
• Thay đổi ngành nghề kinh doanh của chi nhánh;
• Thay đổi thông tin đăng ký thuế (bao gồm số điện thoại, email, website…).

Việc thay đổi này phải được thông báo kịp thời cho cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định tại Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nếu doanh nghiệp không thực hiện thủ tục này, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 5 triệu đến 10 triệu đồng theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP cần tuân thủ đúng quy trình luật định, từ việc chuẩn bị hồ sơ đến nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan có thẩm quyền để tránh những rủi ro không đáng có. Cụ thể: 

Hồ sơ cần chuẩn bị

Khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu Phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Thông báo này phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
2. Trường hợp thay đổi người đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp phải nộp kèm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh mới, bao gồm:

• Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

3. Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với chi nhánh (theo mẫu Phụ lục II-15 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) đối với các công ty đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.
4. Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Lưu ý: Các bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân phải là bản sao hợp lệ theo quy định tại Điều 11 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Quy trình thực hiện

Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP được quy định cụ thể tại Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Tùy từng trường hợp thay đổi, quy trình thực hiện sẽ khác nhau:

Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành thủ tục quyết toán thuế, chốt thuế cho chi nhánh trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. 

Bước 2: CTCP chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh như trên. 

Bước 3: CTCP nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh nơi Chi nhánh đang hoặc sẽ đặt trụ sở (nếu thay đổi địa chỉ chi nhánh).

Bước 4: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Hình thức nộp hồ sơ:

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh đặt trụ sở.
• Gửi qua dịch vụ bưu chính.
• Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, việc đăng ký doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện qua mạng điện tử.

Phí, lệ phí:

Doanh nghiệp phải nộp phí, lệ phí khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC:

• Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh: 50.000 đồng (được miễn phí khi đăng ký qua mạng điện tử).
• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.

Thời hạn giải quyết:

Thời hạn giải quyết hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 2 Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh

Khi thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh

Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nếu địa chỉ mới của chi nhánh khác quận/huyện/tỉnh so với địa chỉ cũ (dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế cũ theo quy định tại Khoản 1 Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019.
• Địa chỉ mới của chi nhánh không được đặt tại nhà tập thể, chung cư chỉ có chức năng ở, đất nông nghiệp theo quy định tại của Luật Đất đai và Luật Nhà ở hiện hành. 
• Địa chỉ mới phải có tính xác định cụ thể, bao gồm số nhà, tên đường/phố/thôn/xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Thay đổi tên chi nhánh

Khi thay đổi tên chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp và cụm từ “Chi nhánh” hoặc “Văn phòng đại diện” hoặc “Địa điểm kinh doanh”.
• Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, việc thay đổi tên chi nhánh phải được thực hiện sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp.

Thay đổi ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh

Khi thay đổi ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Chi nhánh chỉ được đăng ký các ngành, nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký.
• Trường hợp chi nhánh đăng ký ngành, nghề kinh doanh mới mà doanh nghiệp chưa đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục bổ sung ngành, nghề kinh doanh cho doanh nghiệp trước khi thực hiện thủ tục thay đổi ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh.
• Đối với những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh chỉ được kinh doanh khi có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Thay đổi người đứng đầu chi nhánh

Khi thay đổi người đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Người đứng đầu chi nhánh phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
• Phải nộp kèm bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh mới.
• Người đứng đầu chi nhánh hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được ủy quyền.

Các câu hỏi thường gặp về thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp, xin mời tham khảo: 

Chi nhánh của công ty có cần có con dấu riêng không?

Theo quy định hiện hành, chi nhánh của công ty có thể có con dấu riêng nếu công ty quyết định như vậy. Việc sử dụng con dấu phải tuân thủ quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó doanh nghiệp tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh thường mất bao lâu?

Mặc dù thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định là 03 ngày làm việc, tổng thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình thường kéo dài từ 7-10 ngày làm việc, bao gồm thời gian chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục quyết toán thuế (nếu có), nộp hồ sơ, xử lý hồ sơ và nhận kết quả.

Trong thời gian chờ giấy chứng nhận mới, chi nhánh có được tiếp tục hoạt động không?

Chi nhánh vẫn được phép tiếp tục hoạt động bình thường trong thời gian chờ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao Giấy biên nhận hồ sơ để xuất trình khi cần thiết.

Nếu hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh bị từ chối, doanh nghiệp cần làm gì?

Khi hồ sơ bị từ chối, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do. Doanh nghiệp cần bổ sung, sửa đổi hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại. Trường hợp không đồng ý với quyết định từ chối, doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định của Luật Khiếu nại.

Có thể thực hiện nhiều thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh cùng một lúc không?

Có, doanh nghiệp có thể thực hiện nhiều thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh cùng một lúc trong cùng một bộ hồ sơ, chẳng hạn như vừa thay đổi địa chỉ trụ sở, vừa thay đổi người đứng đầu chi nhánh. Tất cả các nội dung thay đổi cần được ghi rõ trong Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu Phụ lục II-9.

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh mới, doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì?

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận mới, doanh nghiệp cần:

• Thông báo cho Cục Thuế về sự thay đổi (nếu có thay đổi liên quan đến thông tin thuế)
• Cập nhật thông tin trên các giấy tờ, tài liệu giao dịch của chi nhánh
• Thông báo cho các đối tác, khách hàng về sự thay đổi
• Cập nhật thông tin trên website, các ấn phẩm quảng cáo (nếu có)
• Làm thủ tục thay đổi con dấu (nếu thay đổi tên chi nhánh)

Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung hoạt động chi nhánh qua mạng điện tử có gì khác biệt?

Khi đăng ký qua mạng điện tử, doanh nghiệp cần:

• Có chữ ký số hợp lệ hoặc tài khoản đăng nhập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Quét (scan) các giấy tờ trong hồ sơ thành tệp dữ liệu điện tử
• Kê khai thông tin trên biểu mẫu điện tử
• Được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp (nhưng vẫn phải nộp phí công bố nội dung đăng ký)
• Thời gian xử lý hồ sơ vẫn là 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ

Có phải thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty mẹ trước khi thay đổi đăng ký chi nhánh không?

Trong trường hợp thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc thay đổi tên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty mẹ trước, sau đó mới thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký chi nhánh. Đối với các trường hợp thay đổi khác như thay đổi địa chỉ chi nhánh hay người đứng đầu chi nhánh, có thể thực hiện trực tiếp mà không cần thay đổi đăng ký của công ty mẹ.

Dịch vụ tư vấn thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP tại Tư vấn Long Phan

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP dù được quy định rõ ràng nhưng vẫn có nhiều vấn đề phức tạp mà doanh nghiệp cần quan tâm. Để đảm bảo quá trình thực hiện thủ tục diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và đúng pháp luật, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn tại Tư vấn Long Phan.

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện về thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP bao gồm: 

• Tư vấn về quy định pháp luật liên quan đến thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh.
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh theo đúng mẫu quy định.
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và báo cáo kịp thời cho doanh nghiệp.
• Nhận kết quả và bàn giao cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục.

Với sự hỗ trợ của Tư vấn Long Phan, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức và tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP.

>>> Tham khảo: Dịch vụ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Kết luận 

Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký chi nhánh CTCP đòi hỏi doanh nghiệp nắm vững quy định pháp luật và tuân thủ đúng quy trình. Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh của chi nhánh được pháp luật bảo hộ. Quý khách hàng cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục này, vui lòng liên hệ với Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ kịp thời.