Hướng dẫn chi tiết thủ tục tạm ngừng kinh doanh cho doanh nghiệp

Tư vấn Long Phan hướng dẫn thủ tục tạm ngừng kinh doanh cho doanh nghiệp theo đúng quy định mới nhất áp dụng từ ngày 23/7/2026. Đây là giải pháp pháp lý giúp doanh nghiệp tạm dừng hoạt động mà vẫn giữ nguyên tư cách pháp nhân, thay vì phải giải thể khi gặp khó khăn về tài chính, thị trường hoặc cần tái cấu trúc nội bộ. Bài viết trình bày đầy đủ điều kiện, thời hạn, thẩm quyền quyết định, hồ sơ, quy trình và nghĩa vụ thuế phát sinh, dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP), để doanh nghiệp thực hiện đúng trình tự ngay từ lần nộp hồ sơ đầu tiên. Nếu cần tư vấn về luật doanh nghiệp cho tình huống cụ thể, doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp để được hỗ trợ.

Các trường hợp tạm ngừng kinh doanh

Doanh nghiệp cần phân biệt hai nhóm trường hợp tạm ngừng kinh doanh vì mỗi nhóm có nguồn gốc pháp lý và cách xử lý khác nhau: doanh nghiệp tự nguyện đăng ký hoặc bị cơ quan nhà nước yêu cầu tạm ngừng.

Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký tạm ngừng

Đây là trường hợp phổ biến nhất, áp dụng khi doanh nghiệp chủ động quyết định tạm dừng hoạt động vì lý do tài chính, thị trường hoặc tổ chức nội bộ. Theo khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ cần thông báo bằng văn bản cho Cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng, không phải xin phép hay chờ chấp thuận trước.

Cơ quan nhà nước yêu cầu tạm ngừng

Theo khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện hoặc ngành, nghề tiếp cận thị trường có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài khi phát hiện doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện tương ứng, hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, môi trường và các cơ quan liên quan khác theo quy định pháp luật chuyên ngành. Trình tự xử lý trong trường hợp này được quy định cụ thể tại Điều 61 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được bổ sung bởi Điều 12 Nghị định 296/2026/NĐ-CP): trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, đình chỉ hoạt động hoặc chấm dứt kinh doanh ngành, nghề có điều kiện.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh — quy định mới áp dụng từ 23/7/2026

Thời hạn tạm ngừng kinh doanh là nội dung có thay đổi quan trọng nhất trong năm 2026 mà doanh nghiệp cần nắm chắc trước khi lập kế hoạch tạm ngừng dài hạn.

Mỗi lần thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp được tạm ngừng tối đa 12 tháng theo khoản 1 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Trước ngày 23/7/2026, doanh nghiệp có thể gia hạn liên tiếp nhiều lần mà không bị giới hạn tổng thời gian. Tuy nhiên, Nghị định 296/2026/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP) đã bổ sung quy định: tổng thời gian tạm ngừng kinh doanh liên tiếp không được vượt quá 24 tháng. Khi hết thời hạn 24 tháng mà doanh nghiệp vẫn chưa hoạt động trở lại, doanh nghiệp không được tiếp tục đăng ký tạm ngừng cho lần kế tiếp và phải cân nhắc phương án tiếp tục kinh doanh hoặc thực hiện thủ tục giải thể.

Đối với doanh nghiệp đã thông báo tạm ngừng kinh doanh trước ngày 23/7/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP quy định chuyển tiếp như sau: nếu tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp tính đến khi kết thúc lần tạm ngừng gần nhất chưa vượt quá 24 tháng, doanh nghiệp vẫn được tiếp tục đăng ký tạm ngừng nhưng tổng thời gian trước và sau ngày 23/7/2026 không được vượt quá 24 tháng; nếu tổng thời gian đã vượt quá 24 tháng, doanh nghiệp không được đăng ký tiếp tục tạm ngừng sau khi thời hạn đã thông báo gần nhất kết thúc.

Thẩm quyền quyết định tạm ngừng kinh doanh theo loại hình doanh nghiệp

Pháp luật doanh nghiệp không quy định một cơ quan duy nhất có thẩm quyền quyết định tạm ngừng kinh doanh cho mọi loại hình, mà xác định theo cơ cấu quản trị của từng loại doanh nghiệp. Theo khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh bắt buộc phải kèm nghị quyết hoặc quyết định của người có thẩm quyền tương ứng dưới đây, trừ khi Điều lệ công ty có quy định phân quyền khác.

Công ty TNHH một thành viên

Đối với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu công ty là chủ thể quyết định việc tạm ngừng kinh doanh. Theo điểm b khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ thông báo tạm ngừng của loại hình này phải kèm theo bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty.

Quy định này phù hợp với Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2020 về quyền của chủ sở hữu công ty. Theo đó, chủ sở hữu có quyền quyết định các vấn đề về tổ chức, đầu tư, kinh doanh và quản trị nội bộ theo phạm vi pháp luật và Điều lệ công ty quy định. Đặc biệt, đối với chủ sở hữu là cá nhân, khoản 2 Điều 76 ghi nhận quyền quyết định về đầu tư, kinh doanh và quản trị nội bộ của công ty, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên là chủ thể ra nghị quyết hoặc quyết định về việc tạm ngừng kinh doanh. Đây cũng là giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ theo điểm b khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Cơ sở về mặt quản trị được thể hiện tại Điều 55 Luật Doanh nghiệp 2020. Theo quy định này, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, có quyền quyết định chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Công ty hợp danh

Đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên cũng là chủ thể quyết định việc tạm ngừng kinh doanh. Điểm b khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ của công ty hợp danh phải kèm nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc tạm ngừng.

Căn cứ Điều 182 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng thành viên công ty hợp danh bao gồm tất cả thành viên và có quyền quyết định các công việc kinh doanh của công ty. Đối với những vấn đề không thuộc nhóm phải áp dụng tỷ lệ biểu quyết đặc biệt tại khoản 3 Điều 182, việc thông qua được thực hiện theo khoản 4 Điều này và Điều lệ công ty.

Công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, Hội đồng quản trị là cơ quan ra nghị quyết hoặc quyết định về việc tạm ngừng kinh doanh để sử dụng trong hồ sơ thông báo. Điểm b khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định cụ thể hồ sơ tạm ngừng của công ty cổ phần phải kèm theo nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị.

Cơ sở của thẩm quyền này còn được thể hiện tại khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện quyền, nghĩa vụ của công ty, trừ những quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Khoản 2 Điều 153 cũng giao Hội đồng quản trị quyền quyết định chiến lược, kế hoạch kinh doanh hằng năm, phương án đầu tư và nhiều vấn đề quản trị, kinh doanh khác của công ty.

Doanh nghiệp tư nhân

Khác với các loại hình công ty nêu trên, doanh nghiệp tư nhân không có Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc một cơ quan quản trị tập thể tương tự. Theo khoản 1 Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân có toàn quyền quyết định đối với tất cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngay cả trong trường hợp thuê người khác làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc để quản lý, điều hành thì chủ doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh theo khoản 2 Điều 190.

Do đó, chủ doanh nghiệp tư nhân trực tiếp quyết định việc tạm ngừng kinh doanh mà không phải thông qua Hội đồng thành viên hay Hội đồng quản trị. Đồng thời, khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP không yêu cầu doanh nghiệp tư nhân phải nộp kèm nghị quyết hoặc quyết định nội bộ như đối với công ty TNHH, công ty hợp danh và công ty cổ phần. Hồ sơ về cơ bản thực hiện theo yêu cầu về thông báo tạm ngừng kinh doanh tại Điều 60 Nghị định này.

Cơ quan tiếp nhận và phương thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp gửi hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh đặt trụ sở, theo khoản 1 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (sửa đổi bởi khoản 1 Điều 11 Nghị định 296/2026/NĐ-CP). Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh. Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan này thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.

>>>Xem thêm: Mẫu thông báo thay đổi ngành nghề kinh doanh mới nhất

Hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh

Căn cứ khoản 2 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 11 Nghị định 296/2026/NĐ-CP), hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

• Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo Mẫu số 27 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC, trong đó bắt buộc có thông tin số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh; của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc tạm ngừng kinh doanh.
• Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục, nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, kèm bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền.

Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin trên hồ sơ (mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở) khớp với dữ liệu đang lưu trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Quy trình đăng ký tạm ngừng kinh doanh

Quy trình đăng ký tạm ngừng kinh doanh gồm ba bước cơ bản, thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp tổ chức họp hoặc lấy ý kiến để ban hành nghị quyết, quyết định tạm ngừng kinh doanh của người có thẩm quyền tương ứng, sau đó chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mục trên và nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày dự kiến tạm ngừng, theo khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 1 Điều 60 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, cơ quan này gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung; doanh nghiệp cần theo dõi phản hồi trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để xử lý kịp thời trong thời hạn quy định, tránh hồ sơ mất giá trị pháp lý.

Bước 3: Nhận Giấy xác nhận đăng ký tạm ngừng kinh doanh

Khi hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Doanh nghiệp cần lưu giữ bản gốc Giấy xác nhận này để làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và các đối tác, tổ chức tín dụng khi cần chứng minh tình trạng pháp lý trong thời gian tạm ngừng.

Phân biệt tạm ngừng kinh doanh với giải thể doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa tạm ngừng kinh doanh và giải thể khi gặp khó khăn tài chính. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phương án theo tình huống thực tế.

Với doanh nghiệp gặp khó khăn tạm thời nhưng vẫn có phương án kinh doanh trong tương lai, tạm ngừng kinh doanh là lựa chọn phù hợp hơn khi thực thiện các thủ tục giải thể doanh nghiệp vì giữ được mã số doanh nghiệp, lịch sử hoạt động và không phải thành lập lại từ đầu.

Nghĩa vụ thuế và lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng

Theo điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ khai thuế cho kỳ đó. Ngược lại, nếu doanh nghiệp tạm ngừng không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính, doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý và hồ sơ quyết toán thuế năm theo đúng kỳ đó. Doanh nghiệp cũng phải hoàn thành nghĩa vụ thuế còn nợ trước thời điểm tạm ngừng; cơ quan thuế không tạm dừng việc tính và đôn đốc thu các khoản nợ thuế phát sinh trước đó.

Về lệ phí môn bài, theo khoản 5 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp đang hoạt động có văn bản gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc tạm ngừng sản xuất, kinh doanh trong cả năm dương lịch (từ ngày 1/1 đến ngày 31/12) thì không phải nộp lệ phí môn bài của năm tạm ngừng, với điều kiện văn bản đề nghị tạm ngừng phải gửi đến cơ quan thuế trước ngày 30/1 của năm đó và doanh nghiệp chưa nộp lệ phí môn bài của năm xin tạm ngừng. Nếu doanh nghiệp tạm ngừng không trọn năm dương lịch hoặc đã nộp lệ phí trước khi thông báo, doanh nghiệp vẫn phải nộp đủ lệ phí môn bài cho cả năm đó và không được hoàn lại.

Rủi ro và mức xử phạt khi thực hiện sai thủ tục

Doanh nghiệp không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn về thời điểm, thời hạn tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh sẽ bị xử phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng theo điểm c khoản 1 Điều 50 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, đồng thời bị buộc thực hiện thông báo bổ sung với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh trên thực tế mà không thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, mức phạt có thể lên đến 70.000.000 đồng theo quy định sửa đổi tại Nghị định 288/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 21/7/2026, sửa đổi, bổ sung Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

Ngoài rủi ro bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp cần lưu ý các sai sót thường gặp sau: nộp hồ sơ sát ngày dự kiến tạm ngừng khiến không kịp 3 ngày làm việc theo quy định; chưa xử lý dứt điểm nghĩa vụ thuế còn nợ trước khi tạm ngừng; không theo dõi tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp dẫn đến vượt quá giới hạn 24 tháng; và phát sinh thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời gian tạm ngừng mà không thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tương ứng.

Dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh trọn gói

Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh với các công việc cụ thể sau:

• Rà soát tình trạng pháp lý, nghĩa vụ thuế và nghĩa vụ hợp đồng của doanh nghiệp trước khi tạm ngừng.
• Xác định đúng người có thẩm quyền theo loại hình doanh nghiệp và soạn thảo nghị quyết, quyết định tạm ngừng kinh doanh.
• Soạn thảo hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh theo đúng mẫu quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC.
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để xử lý các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
• Tư vấn phương án xử lý nghĩa vụ thuế, lệ phí môn bài phù hợp với thời điểm tạm ngừng.
• Theo dõi thời hạn tạm ngừng và tư vấn thủ tục tiếp tục kinh doanh trước thời hạn hoặc gia hạn tạm ngừng đúng quy định 24 tháng.

Quý khách có thể gửi hồ sơ vụ việc qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386 để được đánh giá sơ bộ.

Câu hỏi thường gặp về thủ tục tạm ngừng kinh doanh

Dưới đây là những vướng mắc doanh nghiệp thường gặp nhất khi thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh, được giải đáp dựa trên quy định pháp luật hiện hành.

Kết luận

Nắm đúng thủ tục tạm ngừng kinh doanh giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và bảo vệ được tư cách pháp nhân trong giai đoạn khó khăn, đặc biệt khi quy định về giới hạn thời gian tạm ngừng liên tiếp 24 tháng đã chính thức áp dụng từ ngày 23/7/2026. Tư vấn Long Phan đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình chuẩn bị hồ sơ, xác định đúng thẩm quyền quyết định và xử lý nghĩa vụ thuế liên quan. Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn cụ thể vui lòng liên hệ hotline 1900636389.