Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần là văn bản ghi chép lại nội dung, diễn biến và kết quả của cuộc họp Hội đồng quản trị. Việc xây dựng mẫu biên bản họp chuẩn giúp việc quản lý hoạt động hiệu quả của công ty, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Bài viết dưới đây được xây dựng với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp nắm vững cách soạn thảo biên bản họp Hội đồng quản trị.

Khi nào tổ chức họp hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị là bộ phận quyết định chiến lược và vận hành của công. Cuộc họp Hội đồng quản trị được tổ chức theo định kỳ hoặc đột xuất để giải quyết các vấn đề cấp bách. Mục đích là để đảm bảo sự hoạt động và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Căn cứ theo Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 cuộc họp hội đồng quản trị (HĐQT) cần được tổ chức khi:

• Bầu chủ tịch Hội đồng quản trị;
• Có đề nghị tổ chức họp Hội đồng quản trị của cơ quan có thẩm quyền;
• Tổ chức cuộc họp định kỳ;
• Tổ chức cuộc họp bất thường theo nhu cầu và tình hình của công ty.

Như vậy cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ được tổ chức khi có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên Hội đồng quản trị, đề nghị của Giám đốc, Tổng giám đốc và được tổ chức họp theo định kỳ , hay là theo tình hình , nhu cầu của công ty.

Quy trình họp hội đồng quản trị

Bước 1: Quyết định thời gian, địa điểm triệu tập họp:

• Người có thẩm quyền: Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên có số phiếu bầu/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất.
• Thời gian họp: do người có thẩm quyền lựa chọn, nhưng phải trong 7 ngày làm việc kể từ khi kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ mới hoặc kể từ ngày nhận được yêu cầu.
• Địa điểm: trụ sở công ty hoặc nơi khác do người có thẩm quyền lựa chọn.

Bước 2: Gửi thông báo mời họp:

• Người có thẩm quyền: Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên có số phiếu bầu/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất;
• Thời hạn: chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày ấn định họp;
• Tài liệu gửi kèm: Nội dung chương trình họp,  các tài liệu có liên quan và phiếu biểu quyết.
• Hình thức gửi: Gửi trực tiếp bằng bản giấy hoặc gửi qua đường bưu điện, fax, điện thoại, email, hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định nhưng phải đảm bảo đến được địa chỉ của các thành viên HĐQT.

Bước 3. Tiến hành họp Hội đồng quản trị:

• Người điều hành: Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên có số phiếu bầu/tỷ lệ phiếu bầu cao nhất;
• Điều kiện tổ chức:

Lần 1: có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp;

Lần 2 (áp dụng trong trường hợp lần họp trước không đủ số thành viên): có trên 50% số thành viên HĐQT dự họp.

• Hình thức tham dự và biểu quyết của các thành viên:

Trực tiếp: tại cuộc họp hoặc ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT chấp nhận;

Trực tuyến: Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp bằng email, fax hoặc thư được niêm phong kín và gửi trước khi khai mạc cuộc họp ít nhất 01 giờ. (Lưu ý: Phiếu biểu quyết chỉ được công khai mở trước sự chứng kiến của tất cả những người tham gia).

• Trong quá trình họp, nếu có người cản trở, gây rối thì Chủ tịch HĐQT có quyền cưỡng chế người đó không được tham dự cuộc họp. Nếu người gây rối, mất trật tự gây ảnh hưởng đến buổi họp chính là Chủ tịch HĐQT thì các thành viên còn lại cùng biểu quyết bầu ra Chủ tịch mới.

Bước 4. HĐQT ra quyết định đối với các vấn đề họp:

• Các quyết định trong cuộc họp sẽ được ghi nhận tại Nghị quyết của HĐQT. Trừ khi Điều lệ có quy định tỷ lệ khác cao hơn, nghị quyết được thông qua nếu được đa số (> 50%) thành viên dự họp tán thành. Trong trường hợp số phiếu ngang nhau, quyết quyết định cuối cùng thuộc về người có thẩm quyền chủ trì, điều hành cuộc họp. Người có thẩm quyền chủ trì, điều hành cuộc họp có thẩm quyền ký vào nghị quyết.
• Khi Nghị quyết được thông qua trái với quy định pháp luật hoặc Điều lệ doanh nghiệp dẫn đến thiệt hại, người có thẩm quyền chủ trì, điều hành cuộc họp cùng các thành viên biểu quyết thông qua nghị quyết đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân và phải đền bù thiệt hại cho doanh nghiệp, đồng thời miễn trách nhiệm đối với những thành viên phản đối thông qua nghị quyết.

Trong trường hợp này, cổ đông của công ty có quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định nói trên.

Nội dung biên bản họp hội đồng quản trị

Các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi vào sổ biên bản. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể cả bằng tiếng nước ngoài, có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
• Mục đích, chương trình và nội dung họp;
• Thời gian, địa điểm họp;
• Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được uỷ quyền dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
• Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
• Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
• Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
• Các quyết định đã được thông qua;
• Họ, tên, chữ ký của tất cả thành viên hoặc đại diện theo uỷ quyền dự họp.
• Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp Hội đồng quản trị.
• Biên bản họp Hội đồng quản trị và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ chính của công ty.
• Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có giá trị pháp lý ngang nhau.

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị công ty cổ phần mới nhất

Biên bản họp hội đồng quản trị thông thường sẽ bao gồm các phần chính sau đây:

• Ngày, tháng, năm họp;
• Địa điểm họp
• Tên công ty;
• Thành phần tham dự;
• Chủ tọa và thư ký;
• Nội dung cuộc họp

>>> Tham khảo mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị: TẠI ĐÂY

Tư vấn các vấn đề về họp hội đồng quản trị công ty cổ phần

Tổ chức thành công các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc họp Hội đồng quản trị theo đúng trình tự, thủ tục của pháp luật và bảo đảm được quyền lợi của các cổ đông, thành viên hội đồng quản trị là việc không đơn giản. Long phan sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng trong việc tư vấn và đại diện tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông hoặc họp Hội đồng quản trị theo quy định của luật doanh nghiệp cụ thể như sau:

• Tư vấn các nội dung trong cuộc họp hội đồng quản trị;
• Hướng dẫn các vấn đề pháp lý về thủ tục, trình tự trước, trong và sau khi tiến hành cuộc họp.
• Tư vấn giải quyết các xung đột phát sinh xung quanh cuộc họp để đạt tới sự đồng thuận, vì lợi ích cao nhất của doanh nghiệp.
• Soạn thảo và chuẩn bị các văn bản, tài liệu cuộc họp: giấy mời, giấy triệu tập, giấy ủy quyền, phiếu góp ý, thẻ biểu quyết, biên bản, quyết định, nghị quyết… phục vụ cho mục đích, nội dung cuộc họp.
• Cung cấp dịch vụ thư ký cuộc họp, lưu trữ hồ sơ, hoàn thiện thủ tục pháp lý.

Như vậy, việc nắm rõ các nội dung cần thể hiện trong biên bản cuộc họp hội đồng quản trị là một phần cần thiết. Việc này đảm bảo ghi nhận và truyền đạt triệt để các ý kiến của thành viên dự họp. Nếu quý khách có vấn đề cần sự hỗ trợ hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Long Phan, vui lòng gọi qua hotline 0906.735.386 để được hỗ trợ nhanh nhất. Chúng tôi cam kết giúp Quý khách hiểu rõ các mẫu biên bản họp hội đồng quản trị một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

>> Xem thêm các bài viết liên quan đến công ty cổ phần tại:

• Thủ tục giảm vốn điều lệ cho công ty cổ phần
• Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần theo Luật Doanh nghiệp 2020