Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể và những lưu ý

Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể đóng vai trò then chốt trong quá trình thành lập đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ tại Việt Nam. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật giúp Quý khách hàng tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các yêu cầu về hồ sơ và những lưu ý quan trọng trong quá trình đăng ký hộ kinh doanh cá thể.

Hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể bao gồm những gì?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 82 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người thành lập hộ kinh doanh hoặc đại diện hộ gia đình cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể bao gồm những giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu quy định tại Phụ lục III-1 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ hộ kinh doanh, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh (bản sao). Giấy tờ pháp lý có thể là CCCD, CMND, Hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.
• Bản sao biên bản họp thành viên hộ gia đình về việc thành lập hộ kinh doanh trong trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh. Biên bản này phải ghi rõ sự thống nhất của các thành viên về việc thành lập hộ kinh doanh và người đại diện làm chủ hộ.
• Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp các thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh. Văn bản ủy quyền phải có chữ ký của tất cả thành viên tham gia góp vốn.
• Trường hợp chủ hộ kinh doanh uỷ quyền cho người khác thực hiện thủ tục thành lập hộ kinh doanh thì hồ sơ cần có văn bản uỷ quyền và giấy tờ pháp lý cá nhân của người được uỷ quyền.

Các giấy tờ trong bộ hồ sơ phải đảm bảo tính chính xác, trung thực và hợp pháp theo quy định hiện hành.

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể mới nhất

Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể được quy định cụ thể với hai phương thức nộp hồ sơ: trực tiếp hoặc trực tuyến. Quy trình đăng ký được thực hiện theo các bước quy định tại Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và hiệu quả theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

Bước 1: Nộp hồ sơ và nhận biên nhận:

• Người thành lập hộ kinh doanh nộp 01 bộ hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh, hiện nay là Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp quận/huyện.

• Khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao Giấy biên nhận cho người nộp.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ và yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo bằng văn bản cho người nộp hồ sơ hoặc người thành lập hộ kinh doanh biết. Thông báo phải nêu rõ lý do và các yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có).
• Hệ thống thông tin về đăng ký hộ kinh doanh sẽ truyền thông tin đăng ký sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để tự động kiểm tra sự phù hợp của thông tin.
• Nếu thông tin phù hợp, Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế tự động tạo mã số hộ kinh doanh và phân cấp cơ quan thuế quản lý.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hô kinh doanh cá thể

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và Thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp cho người thành lập hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh mà không nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thì người thành lập hộ kinh doanh hoặc hộ kinh doanh có quyền khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Lưu ý đối với trường hợp nộp trực tuyến, người nộp hồ sơ truy cập vào trang web https://hokinhdoanh.dkkd.gov.vn/ , đăng nhập và kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số để xác thực hồ sơ. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh có thể được gửi về thông qua đường bưu điện hoặc đến nhận trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh tùy lựa chọn của người nộp hồ sơ.

Những lưu ý khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Khi thành lập hộ kinh doanh cá thể, ngoài hồ sơ thành lập và thủ tục, Quý khách hàng cần lưu ý một số vấn đề sau đây để việc thành lập và vận hành hộ kinh doanh được suôn sẻ, thuận lợi:

• Cách điền giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
• Điều kiện của chủ hộ kinh doanh và thành viên hộ kinh doanh.
• Ngành nghề kinh doanh của hộ kinh doanh.
• Nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh.
• Một số vấn đề khác như tên hộ kinh doanh, hóa đơn của hộ kinh doanh, ….

Cách điền Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo mẫu Phụ lục III-1 Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT cần được điền đầy đủ, chính xác các thông tin. Quý khách hàng cần lưu ý một số điểm sau khi điền giấy đề nghị như:

• Tên hộ kinh doanh phải tuân thủ quy định tại Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm hai thành tố: Loại hình “Hộ kinh doanh” và tên riêng của hộ kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở hộ kinh doanh phải ghi rõ số nhà, đường phố/xóm/ấp/thôn, xã/phường/thị trấn, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
• Ngành, nghề kinh doanh phải ghi cụ thể theo ngành cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Vốn kinh doanh cần ghi rõ bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký của chủ hộ kinh doanh phải ký trực tiếp, không được ủy quyền cho người khác ký thay.

Điều kiện của chủ hộ kinh doanh và thành viên hộ kinh doanh

Theo Điều 80, Điều 81 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, có một số lưu ý quan trọng về chủ hộ kinh doanh và thành viên hộ kinh doanh như sau:

1. Điều kiện thành lập

• Cá nhân, thành viên hộ gia đình phải là công dân Việt Nam có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Không thuộc các đối tượng bị cấm: người chưa thành niên, người bị hạn chế/mất năng lực hành vi dân sự, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù hoặc bị cấm hành nghề và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

2. Giới hạn đăng ký

• Mỗi cá nhân/thành viên hộ gia đình chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trong phạm vi toàn quốc và được quyền góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp trong doanh nghiệp với tư cách cá nhân.
• Cá nhân, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh (trừ khi được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại).

3. Trách nhiệm của chủ hộ kinh doanh

• Thực hiện nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính của hộ kinh doanh.
• Đại diện cho hộ kinh doanh với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
• Có thể thuê người quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản.

4. Trách nhiệm chung

• Chủ hộ và các thành viên hộ gia đình tham gia đăng ký đều chịu trách nhiệm đối với hoạt động kinh doanh.
• Chịu trách nhiệm với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Lưu ý:

• Hộ kinh doanh chỉ được đăng ký một địa điểm kinh doanh duy nhất, có thể là nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nơi đăng ký tạm trú hoặc địa điểm thường xuyên kinh doanh.
• Hộ kinh doanh được sử dụng dưới 10 người lao động. Nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên, phải đăng ký chuyển đổi thành doanh nghiệp.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh, đồng thời xác định rõ phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của chủ hộ cũng như các thành viên tham gia.

Ngành nghề kinh doanh của hộ kinh doanh

Việc lựa chọn ngành nghề kinh doanh phải tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành và có một số điểm đáng lưu ý sau:

• Ngành nghề kinh doanh đăng ký không được thuộc danh mục ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh.
• Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, hộ kinh doanh chỉ được kinh doanh khi đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật chuyên ngành và phải duy trì đáp ứng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động.
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được thông báo từ cơ quan có thẩm quyền về việc hộ kinh doanh không đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra Thông báo yêu cầu hộ kinh doanh tạm ngừng kinh doanh ngành nghề đó.
• Hộ kinh doanh buôn chuyến, kinh doanh lưu động được phép kinh doanh ngoài địa điểm đã đăng ký, nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi đăng ký trụ sở và nơi tiến hành hoạt động.
• Không được đặt địa điểm kinh doanh tại nhà tập thể, căn hộ chung cư vì những nơi này chỉ có chức năng để ở, không có chức năng kinh doanh theo quy định về Luật Nhà ở.

Nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh

Nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh cá thể được xác định dựa trên doanh thu hàng năm và phân loại theo hai nhóm chính:

1. Trường hợp 1: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm:

Trong trường hợp này, hộ kinh doanh được hưởng các ưu đãi sau:

• Được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT).
• Được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Không phải khai lệ phí môn bài, cơ quan thuế tự xác định doanh thu làm căn cứ tính lệ phí môn bài.

2. Trường hợp 2: Hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm:

Trường hợp này, hộ kinh doanh phải thực hiện nghĩa vụ thuế bao gồm:

• Thuế môn bài: Nộp theo mức quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Điểm c, Khoản 1, Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP:
  • Doanh thu trên 500 triệu đồng/năm: 1.000.000 đồng/năm
  • Doanh thu trên 300 đến 500 triệu đồng/năm: 500.000 đồng/năm
  • Doanh thu trên 100 đến 300 triệu đồng/năm: 300.000 đồng/năm
• Thuế GTGT và thuế TNCN: Được tính theo công thức:
  • Số thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT × Tỷ lệ thuế GTGT
  • Số thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế TNCN × Tỷ lệ thuế TNCN

Tỷ lệ thuế GTGT và thuế TNCN áp dụng theo ngành nghề:

Các vấn đề khác cần quan tâm

Ngoài những lưu ý nêu trên, Quý khách hàng cần chú ý thêm một số vấn đề sau:

• Về tên hộ kinh doanh: Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định tên riêng hộ kinh doanh không được trùng với tên riêng của hộ kinh doanh đã đăng ký trong phạm vi huyện. Tên phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, có thể kèm theo chữ số, ký hiệu. Không được sử dụng từ “công ty”, “doanh nghiệp” trong tên hộ kinh doanh.
• Về trách nhiệm pháp lý: Chủ hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh tự kê khai hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai.
• Về sử dụng hóa đơn: Hộ kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn không được phép tự đặt in mà phải đăng ký mua hóa đơn tại cơ quan thuế quản lý theo quy định tại Điều 11, Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
• Về thời điểm xác định doanh thu tính thuế khoán: Thời điểm xác định doanh thu là từ ngày 20/11 đến ngày 15/12 của năm trước năm tính thuế. Đối với hộ kinh doanh mới thành lập hoặc thay đổi quy mô, ngành nghề kinh doanh, thời điểm xác định doanh thu là trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh hoặc thay đổi.
• Về các trường hợp miễn lệ phí môn bài: Hộ kinh doanh thành lập sau ngày 25/02/2020 được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên. Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, hộ kinh doanh không thường xuyên, không có địa điểm cố định, và hộ kinh doanh sản xuất muối, nuôi trồng, đánh bắt thủy hải sản cũng được miễn lệ phí môn bài.

Hộ kinh doanh phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của các nội dung đã kê khai với cơ quan quản lý, tránh các trường hợp bị xử phạt không đáng có.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Để thuận tiện, Chúng tôi đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ cũng như thủ tục đăng ký hộ kinh doanh cá thể như bên dưới.

Hộ kinh doanh có được phép kinh doanh online không?

Có, hộ kinh doanh được phép kinh doanh online. Tuy nhiên, vẫn phải đăng ký địa điểm kinh doanh cố định làm trụ sở chính và tuân thủ các quy định về thương mại điện tử theo Nghị định 52/2013/NĐ-CP và Nghị định 85/2021/NĐ-CP. Hộ kinh doanh online vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định.

Thời gian thực hiện đăng ký hộ kinh doanh cá thể mất bao lâu?

Theo quy định tại Điều 87 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thời gian này áp dụng cho cả phương thức nộp hồ sơ trực tiếp và trực tuyến.

Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh không?

Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), chỉ hộ kinh doanh  có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (bao gồm: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) mới được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khi đáp ứng 1 trong 3 tiêu chí dưới đây:

• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hàng năm trên 01 tỷ;
• Hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
• Hộ kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

Hộ kinh doanh có được phép mở tài khoản ngân hàng không?

Có, hộ kinh doanh được phép mở tài khoản ngân hàng để phục vụ hoạt động kinh doanh. Để mở tài khoản, hộ kinh doanh cần cung cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy tờ tùy thân của chủ hộ, và các giấy tờ khác theo yêu cầu của từng ngân hàng.

Hộ kinh doanh có được chuyển nhượng không?

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không thể chuyển nhượng như doanh nghiệp. Trong trường hợp muốn thay đổi chủ hộ kinh doanh, cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh cũ và thành lập hộ kinh doanh mới dưới tên chủ hộ mới. Quá trình này bao gồm việc thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính và pháp lý của hộ kinh doanh cũ.

Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể trọn gói tại Tư vấn Long Phan

Tư Vấn Long Phan cung cấp dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể trọn gói với nhiều ưu điểm vượt trội. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp;
• Tư vấn đặt tên hộ kinh doanh;
• Tư vấn lựa chọn ngành nghề kinh doanh;
• Soạn thảo hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả.

Tư Vấn Long Phan cam kết hỗ trợ Quý khách hàng hoàn thành thủ tục đăng ký hộ kinh doanh nhanh chóng, đúng pháp luật và hiệu quả về chi phí. Chúng tôi luôn đồng hành cùng Quý khách hàng từ khi bắt đầu quá trình đăng ký cho đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và các giấy tờ liên quan.

Bên cạnh dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể, chúng tôi còn cung cấp nhiều dịch vụ khác như tư vấn các vấn đề liên quan đến kê khai thuế, đăng ký thay đổi thông tin hộ kinh doanh, giải thể hộ kinh doanh, chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp. Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ phù hợp với nhu cầu cụ thể.

Kết luận

Hộ kinh doanh cá thể khi thành lập cần phải đáp ứng và tuân thủ các quy định về hồ sơ cũng như thủ tục thực hiện. Việc nắm rõ các quy định về thành lập hộ kinh doanh giúp Khách hàng giảm thiểu tối đa thời gian và chi phí thực hiện. Nếu còn có thắc mắc nào khác hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ đăng ký thành lập hộ kinh doanh/doanh nghiệp, vui lòng liên hệ với Chúng tôi qua hotline 1900.63.63.89 để được hỗ trợ kịp thời.