Thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân được thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tên mới trong các giao dịch mua bán hay xưng danh thương mại. Quá trình này đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh dưới tên mới. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy định, thủ tục và những việc cần làm sau khi đổi tên doanh nghiệp tư nhân.

Quy định về cách đặt tên doanh nghiệp tư nhân mới nhất

Việc đặt tên doanh nghiệp tư nhân cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt theo Luật Doanh nghiệp. Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Cụ thể:

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. 
• Đối với doanh nghiệp tư nhân, loại hình được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN”. 
• Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Ngoài ra, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. 
• Tên doanh nghiệp cũng phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bên cạnh đó, khi đăng ký thay đổi tên, doanh nghiệp tư nhân cần lưu ý những điều cấm trong đặt tên theo Điều 38 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

• Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó;
• Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Lưu ý: Căn cứ vào quy định tại Điều 37 và các điều 38, 39 và 41 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối chấp thuận tên dự kiến đăng ký của doanh nghiệp nếu không đáp ứng đúng quy định.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn cách đặt tên doanh nghiệp đúng luật

Thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16/03/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân ký;
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật đi nộp;
• Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực (đối với công dân Việt Nam);
• Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực (đối với công dân nước ngoài).

Như vậy, doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên trước khi bắt đầu quá trình đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp. 

>>>CLICK TẢI NGAY: THÔNG BÁO THAY ĐỔI TÊN DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN 2025

Các bước tiến hành

Quy trình đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân được thực hiện theo các bước rõ ràng được quy định tại Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể:

Bước 1: Tra cứu tên doanh nghiệp tư nhân

• Trước khi tiến hành đăng ký thay đổi tên, chủ doanh nghiệp cần tra cứu tên doanh nghiệp dự kiến thay đổi để tránh việc trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. 
• Việc tra cứu tên doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người nộp chuẩn bị hồ sơ và tiến hành nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp tư nhân đặt trụ sở chính thông qua các hình thức sau;

• Trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (bắt buộc ở Hà Nội và Hồ Chí Minh);
• Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa – Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch đầu tư;
• Thông qua dịch vụ bưu chính.

Bước 3: Xem xét hồ sơ

• Sau khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp; cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới kèm theo Giấy xác nhận về nội dung thông tin đăng ký thay đổi (trường hợp doanh nghiệp có yêu cầu);
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành trả lại hồ sơ cho doanh nghiệp kèm thông báo ghi rõ nội dung sửa đổi; bổ sung hồ sơ và yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi bổ sung theo đúng quy định.

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp tư nhân theo quy định tại khoản 3 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020.

Bước 4: Công bố thông tin thay đổi doanh nghiệp

• Sau khi đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin về đăng ký doanh nghiệp quốc gia. 
• Thời hạn công bố trong vòng 30 ngày kể từ ngày thay đổi được quy định tại khoản 2 và 3 Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020.

>>>Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Những việc cần làm sau khi thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi tên, doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện nhiều việc khác để cập nhật thông tin mới trong hệ thống pháp lý và kinh doanh. 

Điều chỉnh thông tin trên Điều lệ công ty

• Theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động. 
• Cụ thể, Điều lệ công ty sẽ bao gồm các nội dung chủ yếu như tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có); ngành, nghề kinh doanh…
• Do đó, sau khi thay đổi tên công ty, doanh nghiệp tư nhân phải tiến hành điều chỉnh thông tin về tên công ty trong Điều lệ của công ty.

Khắc lại con dấu doanh nghiệp

• Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của công ty sẽ bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 
• Có thể thấy, việc thay đổi tên doanh nghiệp là một trong những trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi mẫu dấu. Mặc dù hiện nay doanh nghiệp được tự quản lý về mẫu dấu và không cần thông báo với cơ quan quản lý nhà nước.
• Tuy nhiên, để đồng nhất về mặt hồ sơ, tài liệu và tạo niềm tin cho các đối tác, khách hàng, doanh nghiệp tư nhân cần thay đổi mẫu dấu theo tên mới và công bố việc sử dụng mẫu dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia.

Hủy hóa đơn cũ và đăng ký hóa đơn mới

Ngoài ra, để thuận tiện cho các giao dịch doanh nghiệp cần:

• Hủy hóa đơn cũ đang sử dụng (trường hợp vẫn sử dụng hóa đơn in);
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với tên doanh nghiệp mới

Thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng

• Hiện nay, việc mở tài khoản ngân hàng cho công ty là nhu cầu bắt buộc nhằm phục vụ hoạt động kinh doanh, tài khoản ngân hàng là thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động giao dịch.
• Vì vậy, để thông tin của doanh nghiệp được đồng nhất, sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp tư nhân phải liên hệ với ngân hàng đang mở tài khoản để làm thủ tục thay đổi thông tin ngân hàng.

Thay đổi thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội

• Sau khi đổi tên, doanh nghiệp tư nhân có trách nhiệm thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội để thay đổi thông tin đăng ký bảo hiểm xã hội.
• Theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam, doanh nghiệp tư nhân cần lập Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/04/2017 của Tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam) kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên mới nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đăng ký bảo hiểm xã hội để thay đổi thông tin.

Lưu ý: Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc qua dịch vụ I-VAN để thực hiện thủ tục này.

Thay đổi biển hiệu công ty

• Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Và tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
• Do đó, tên doanh nghiệp được gắn trên biển hiệu công ty là nghĩa vụ bắt buộc, doanh nghiệp nào không thực hiện sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Như vậy, sau khi đổi tên, doanh nghiệp tư nhân cần tiến hành thay đổi biển hiệu công ty theo tên mới.

Thay đổi thông tin trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu

• Theo quy định tại khoản 1 Điều 97 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2022), chủ văn bằng bảo hộ, tổ chức, cá nhân thực hiện quyền đăng ký chỉ dẫn địa lý theo quy định tại Điều 88 của Luật này có quyền yêu cầu cơ quan quản lý nhà nước về quyền sở hữu công nghiệp sửa đổi những thông tin sau đây trên văn bằng bảo hộ.
• Do đó, sau khi đổi tên, doanh nghiệp tư nhân cần phải làm thủ tục sửa đổi thông tin về doanh nghiệp trên văn bằng bảo hộ nhãn hiệu (nếu có).

Thông báo tới đối tác và khách hàng

Doanh nghiệp tư nhân cần:

• Thông báo tới các đối tác và khách hàng đã ký kết hợp đồng dịch vụ;
• Thông báo và nộp hồ sơ đính chính lại thông tin tên chủ sở hữu trên các giấy tờ có đăng ký thông tin chủ sở hữu.

>>>Xem thêm: Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi thay đổi tên doanh nghiệp?

Dịch vụ tư vấn thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân tại Tư vấn Long Phan

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân chuyên nghiệp. Dịch vụ của Tư vấn Long Phan bao gồm:

• Tư vấn quy định về đặt tên doanh nghiệp;
• Tra cứu tên doanh nghiệp để tránh trùng lặp;
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi tên;
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền;
• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ;
• Hướng dẫn thực hiện các thủ tục sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Trên đây là một số hạng mục tư vấn trong quá trình Quý khách sử dụng dịch vụ đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân tại Tư vấn Long Phan. Các chuyên gia của chúng tôi nắm vững quy định pháp luật, quy trình thực hiện sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo kết quả. 

Một số câu hỏi thường gặp về đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân

Chúng tôi xin cung cấp cho Quý khách một số câu hỏi phổ biến liên quan đến đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân.  Mời tham khảo!

Trong trường hợp tên doanh nghiệp dự kiến bị trùng hoặc gây nhầm lẫn, doanh nghiệp có những lựa chọn nào khác?

Trong tình huống tên dự kiến trùng lặp hoặc dễ gây hiểu lầm, doanh nghiệp có thể cân nhắc một số giải pháp. Thứ nhất, điều chỉnh tên dự kiến bằng cách thêm các từ ngữ, ký hiệu hoặc số để tạo sự khác biệt. Thứ hai, lựa chọn một tên hoàn toàn mới, đảm bảo không vi phạm các quy định về đặt tên. Việc tra cứu kỹ lưỡng lại trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là bước quan trọng để tránh tình trạng này.

Nếu chủ doanh nghiệp tư nhân không trực tiếp đi nộp hồ sơ thì văn bản ủy quyền cần có những nội dung gì và cần được chứng thực như thế nào?

Văn bản ủy quyền cần bao gồm thông tin chi tiết của người ủy quyền (chủ doanh nghiệp tư nhân) và người được ủy quyền (người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả), phạm vi ủy quyền (ví dụ: nộp hồ sơ, nhận kết quả, hoặc cả hai), thời hạn ủy quyền và chữ ký của người ủy quyền.

Theo quy định hiện hành, văn bản ủy quyền không bắt buộc phải được công chứng, chứng thực trừ khi pháp luật có quy định khác hoặc có thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro, việc công chứng hoặc chứng thực văn bản ủy quyền vẫn được khuyến khích.

Thời hạn 03 ngày làm việc để cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới có tính từ thời điểm nộp hồ sơ hay thời điểm hồ sơ được xác nhận là hợp lệ?

Thời hạn 03 ngày làm việc để cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới được tính kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Điều này có nghĩa là nếu hồ sơ ban đầu có sai sót và cần bổ sung, thời gian xử lý sẽ bắt đầu lại từ thời điểm cơ quan nhận được hồ sơ đã được sửa đổi và hoàn chỉnh theo yêu cầu.

Sau khi thay đổi tên, doanh nghiệp có cần phải thông báo đến các cơ quan quản lý nhà nước khác ngoài Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan bảo hiểm xã hội không?

Ngoài Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có thể cần thông báo đến một số cơ quan quản lý nhà nước khác tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và các loại giấy phép mà doanh nghiệp đang có. Ví dụ, nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cần thông báo với cơ quan hải quan. Nếu có các giấy phép con liên quan đến ngành nghề kinh doanh (ví dụ: giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy phép kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cũng cần liên hệ với các cơ quan cấp phép để cập nhật thông tin tên mới.

Việc khắc lại con dấu doanh nghiệp có quy định cụ thể về kích thước, hình dáng và nội dung không?

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp 2020 đã trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Do đó, không có quy định cụ thể về kích thước và hình dáng con dấu. Tuy nhiên, nội dung con dấu bắt buộc phải bao gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Sau khi khắc dấu mới, doanh nghiệp thực hiện thông báo mẫu dấu mới trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, quy trình hủy hóa đơn cũ và đăng ký hóa đơn mới có khác biệt gì so với hóa đơn giấy không?

Quy trình hủy hóa đơn cũ và đăng ký hóa đơn điện tử mới có một số khác biệt so với hóa đơn giấy. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục hủy các số hóa đơn chưa sử dụng trên hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.

Sau đó, doanh nghiệp tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với tên doanh nghiệp mới với cơ quan thuế thông qua các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Quy trình này thường được thực hiện trực tuyến và có thể yêu cầu các thủ tục xác minh điện tử. Đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần lập bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện thủ tục tiêu hủy theo quy định của cơ quan thuế.

Trên đây là một số câu hỏi xoay quanh việc đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân. Chúng tôi mong rằng với những câu trả lời trên đã giải đáp phần nào các thắc mắc của Quý khách về vấn đề này và giúp Quý khách có thể tự tin hơn khi thực hiện thủ tục này. Xin cảm ơn!

Kết luận

Đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân cần được thực hiện đúng quy trình, tuân thủ pháp luật để đảm bảo hoạt động kinh doanh thuận lợi. Hãy liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389 để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp về thủ tục đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp tư nhân, giúp Quý khách hoàn thành thủ tục nhanh chóng và hiệu quả.