Tư vấn quy trình chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng – ISO 9001

Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng – ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng. Quy trình cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015 bao gồm nhiều bước từ xây dựng hệ thống đến đăng ký và duy trì chứng nhận. Bài viết sau đây của Long Phan sẽ phân tích chi tiết các vấn đề trên để giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.

Ngành nghề bắt buộc phải có chứng nhận ISO 9001

Theo quy định pháp luật Việt Nam, một số ngành nghề bắt buộc phải có chứng nhận ISO 9001. Cụ thể gồm các ngành nghề sau:

1. Sản phẩm, hàng hóa về vật liệu xây dựng: Thông tư 19/2019/BXD quy định doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng hoặc nhập khẩu sản phẩm xây dựng từ nước ngoài đều phải được cấp chứng nhận ISO 9001:2015.
2. Tổ chức sản xuất, kinh doanh về lĩnh vực xăng dầu: Theo thông tư 15/2015/TT-BKHCN quy định về đo lượng, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu. Một số đối tượng được quy định phải áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 hoặc hệ thống quản lý chất lượng chuyên ngành dầu khí theo tiêu chuẩn ISO/TS 29001:2010. Những đối tượng đó là:

• Thương nhân nhập khẩu;
• Thương nhân sản xuất, pha chế;
• Thương nhân phân phối;
• Thương nhân là đại lý, tổng đại lý;
• Thương nhân kinh doanh dịch vụ vận chuyển xăng dầu cần phải xây dựng.

3. Trung tâm đăng kiểm cơ giới: Nghị định 139/2018/NĐ-CP quy định trong vòng 18 tháng (kể từ khi được cấp chứng nhận đủ điều kiện hoạt động kiểm định xe cơ giới), đơn vị đăng kiểm bắt buộc phải xây dựng, áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
4. Kinh doanh, sản xuất phân bón: Nghị định 84/2019/NĐ-CP quy định doanh nghiệp đủ điều kiện sản xuất, buôn bán phân bón phải có chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015, muộn nhất sau 1 năm kể từ khi có giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất phân bón.
5. Sản xuất thuốc bảo vệ thực vật: Nghị định 123/2018/NĐ-CP quy định cơ sở sản xuất thuốc bảo vệ thực vật phải có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc tương đương do các tổ chức chứng nhận đã được đăng ký theo quy định pháp luật.

Việc áp dụng ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tiêu chuẩn này giúp nâng cao thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh và cải thiện hiệu quả quản lý. Vì vậy, ngay cả các doanh nghiệp không thuộc ngành nghề bắt buộc cũng có thể xem xét áp dụng ISO 9001.

Điều kiện để được cấp chứng nhận ISO 9001

Để được cấp chứng nhận ISO 9001:2015 tổ chức, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

Thứ nhất: Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Quy mô sản xuất kinh doanh, số lượng nhân viên, phòng ban, sản phẩm, dịch vụ của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Chính vì vậy, doanh nghiệp phải tự chuẩn bị tài liệu, quy trình, hướng dẫn và lên kế hoạch để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.
• Thông thường việc doanh nghiệp xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 có thể kéo dài khoảng 6 tháng – 1 năm hoặc lâu hơn. Do đó, để rút ngắn thời gian và đảm bảo hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp nên làm việc với các Tổ chức chứng nhận ISO để được tư vấn, hỗ trợ.

Thứ hai: Đăng ký cấp chứng nhận ISO 9001:2015

• Sau khi đã có một hệ thống quản lý chất lượng tốt, có được các tài liệu, bằng chứng chứng minh được sự phù hợp của doanh nghiệp đối với tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Đồng thời, doanh nghiệp tiến hành tự đánh giá nội bộ doanh nghiệp để tìm ra những điểm cần cải tiến, khắc phục.
• Tiếp theo doanh nghiệp cần đăng ký với Tổ chức chứng nhận để được thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận ISO 9001.

Quy trình chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng – ISO 9001

Sau khi doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, để được Tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần trải qua các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp ra quyết định thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

• Trước khi quyết định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin chi tiết về ISO, cần thiết có thể cử người tham gia học tập các khóa đào tạo kiến thức về chứng nhận ISO.

Bước 2: Lựa chọn một người am hiểu về ISO 9001 làm người đại diện

• Hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp phải có ít nhất 1 người đại diện am hiểu về ISO 9001 để làm lãnh đạo chất lượng. Đồng thời, người lãnh đạo sẽ đứng ra giám sát, chỉ dẫn việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp và tham gia thực hiện các buổi đánh giá nội bộ hàng tháng về ISO 9001.

Bước 3: Lên kế hoạch thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Để lên kế hoạch cụ thể cho việc áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần làm rõ được các vấn đề sau:

• Doanh nghiệp đã đạt được những yêu cầu nào của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Doanh nghiệp cần thay đổi những gì để đáp ứng được yêu cầu của ISO 9001:2015.
• Phân chia nhân sự để phụ trách các công việc khi thay đổi như thế nào?

Bước 4: Thông báo cho nội bộ doanh nghiệp về việc áp dụng ISO 9001:2015

• Sau khi đã lên kế hoạch cụ thể về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp cần thông báo đến các nhân viên, phòng ban về việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Đồng thời có văn bản, thông báo hướng dẫn để mọi người nắm được kế hoạch một cách rõ ràng, dễ hiểu và thực hiện theo.

Bước 5: Viết tài liệu ISO 9001 cho doanh nghiệp

• Việc chuẩn bị tài liệu ISO 9001:2015 không đơn giản, tuy nhiên sẽ có các biểu mẫu để doanh nghiệp tham khảo. Doanh nghiệp nên xin tư vấn và phối hợp với Tổ chức chứng nhận để biết cách nên chuẩn bị tài liệu sao cho phù hợp và bám sát với thực tế của doanh nghiệp.

Bước 6: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào thực tế doanh nghiệp

• Sau khi đã hoàn thành xong tài liệu ISO 9001, doanh nghiệp cần gửi thông báo tới các nhân viên và các phòng ban để nắm được và triển khai thực hiện.
• Trong quá trình triển khai thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001, người đại diện chịu trách nhiệm về ISO của doanh nghiệp cần giám sát và ghi lại những vấn đề phát sinh để tìm phương án giải quyết, khắc phục vấn đề.

Bước 7: Đánh giá nội bộ doanh nghiệp sau khi áp dụng ISO 9001

• Người đại diện chịu trách nhiệm về ISO của doanh nghiệp tiến hành đánh giá chất lượng công việc của doanh nghiệp định kỳ hàng tháng sau khi áp dụng ISO 9001:2015. Đây sẽ là cơ sở để xác định doanh nghiệp có thể đăng ký xin cấp chứng nhận hay chưa.

Bước 8: Đăng ký xin cấp chứng nhận  

• Doanh nghiệp gửi bản đăng ký chứng nhận tới Tổ chức chứng nhận. Nếu xét thấy doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện, yêu cầu mà ISO đưa ra cho từng hạng mục thì doanh nghiệp của sẽ được cấp giấy chứng nhận ISO 9001:2015.

Bước 9. Duy trì hệ thống và hiệu lực của giấy chứng nhận ISO 9001:2015.

• Sau khi được cấp chứng nhận ISO 9001:2015, thì doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo duy trì hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp theo đúng quy định. Sau mỗi chu kỳ 6-9 tháng hoặc 12 tháng, Tổ chức chứng nhận sẽ xuống đánh giá lại để xem xét việc có tiếp tục duy trì hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 cho doanh nghiệp hay không.

Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ đăng ký chứng nhận ISO 9001

Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ đăng ký chứng nhận ISO 9001 giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình chuẩn bị hồ sơ đăng ký và liên hệ với tổ chức chứng nhận. Khách hàng có thể lựa chọn đơn vị tư vấn để được hỗ trợ trong quá trình đăng ký. Với kinh nghiệm của mình, Long Phan có thể hỗ trợ Quý khách một cách hiệu quả và nhanh chóng khi thực hiện đăng ký chứng nhận ISO 9001. Dịch vụ của Long Phan gồm có:

• Hỗ trợ đánh giá hiện trạng doanh nghiệp.
• Hướng dẫn thực hiện các quy trình và thủ tục.
• Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chứng nhận.
• Hỗ trợ trong quá trình đánh giá của tổ chức chứng nhận.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ để được cấp chứng nhận.

Chứng nhận ISO 9001 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Quý khách hàng cần nắm vững quy trình đăng ký và điều kiện cấp chứng nhận để triển khai hiệu quả. Để được tư vấn chi tiết về ISO 9001, Quý khách hãy liên hệ Long Phan qua hotline 0906735386. Long Phan sẵn sàng hỗ trợ Quý khách trong suốt quá trình xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.