Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm chi tiết

Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất và nhập khẩu thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm trong bối cảnh khung pháp lý về chất lượng sản phẩm, hàng hóa đã có nhiều thay đổi từ năm 2026. Từ ngày 01/01/2026, Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 78/2025/QH15, chuyển sang phương thức quản lý chất lượng dựa trên mức độ rủi ro. Luật 78/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Ngoài ra, từ ngày 23/01/2026, Nghị định 37/2026/NĐ-CP là văn bản quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa theo cơ chế mới.

Thẩm quyền thay đổi, chuyển thẩm quyền của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

Việc xác định đúng chủ thể có thẩm quyền cần tách thành hai vấn đề: thẩm quyền quản lý tổ chức đánh giá sự phù hợp và chủ thể thực hiện chứng nhận hợp quy cho sản phẩm.

Theo khoản 1 Điều 51 Nghị định 133/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh thực hiện việc cấp mới, cấp bổ sung, sửa đổi và cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thử nghiệm chất lượng sản phẩm, hàng hóa theo Nghị định 107/2016/NĐ-CP.

Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 133/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh thực hiện đăng ký hoạt động kiểm định chất lượng sản phẩm, hàng hóa trong quá trình sử dụng.

Theo khoản 1 Điều 53 Nghị định 133/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh thực hiện đăng ký hoạt động giám định chất lượng sản phẩm, hàng hóa.

Đặc biệt, theo khoản 1 Điều 54 Nghị định 133/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh thực hiện việc cấp mới, cấp bổ sung, sửa đổi và cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chứng nhận sản phẩm, hệ thống quản lý.

Tuy nhiên, giấy chứng nhận hợp quy cho sản phẩm cụ thể vẫn do tổ chức chứng nhận hợp quy thực hiện theo phương thức đánh giá sự phù hợp và QCVN tương ứng.

Điều kiện để sản phẩm được cấp giấy chứng nhận hợp quy

Để được chứng nhận hợp quy, sản phẩm không chỉ phải thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu chứng nhận mà còn phải đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật và được đánh giá bởi tổ chức có đủ điều kiện. Doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện cụ thể sau đây:

Điều kiện về phân loại rủi ro và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng

Điều 5 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 78/2025/QH15, xác lập cơ chế quản lý dựa trên ba mức độ rủi ro.

Theo đó:

• Rủi ro thấp: tổ chức, cá nhân tự công bố tiêu chuẩn áp dụng;
• Rủi ro trung bình: công bố tiêu chuẩn áp dụng và tự đánh giá hoặc được tổ chức chứng nhận được công nhận chứng nhận phù hợp QCVN tương ứng;
• Rủi ro cao: công bố tiêu chuẩn áp dụng và phải được tổ chức chứng nhận được chỉ định chứng nhận phù hợp QCVN.

Do đó, không nên viết theo hướng “chỉ sản phẩm rủi ro cao mới liên quan đến chứng nhận hợp quy”, bởi đối với sản phẩm rủi ro trung bình, pháp luật vẫn cho phép sử dụng kết quả chứng nhận của tổ chức chứng nhận được công nhận làm căn cứ đánh giá hợp quy.

Danh mục sản phẩm rủi ro trung bình, rủi ro cao phải tiếp tục đối chiếu văn bản của Bộ quản lý ngành, lĩnh vực và QCVN tương ứng tại thời điểm thực hiện.

Phương thức đánh giá sự phù hợp áp dụng

Phần này trong bản cũ cần đổi căn cứ từ Thông tư 28/2012/TT-BKHCN sang Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, việc chứng nhận sự phù hợp có 08 phương thức, gồm phương thức 1 đến phương thức 8, từ thử nghiệm mẫu đại diện đến thử nghiệm hoặc giám định toàn bộ sản phẩm, hàng hóa.

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, phương thức chứng nhận phù hợp QCVN áp dụng cho từng sản phẩm, hàng hóa cụ thể phải được xác định tại QCVN tương ứng hoặc văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành có liên quan.

Đáng chú ý, khoản 3 Điều 6 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN quy định Phương thức 1 và Phương thức 6 không áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa rủi ro cao.

Thông tư 14/2026/TT-BKHCN có hiệu lực từ 25/5/2026. Đồng thời, khoản 2 Điều 16 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN làm hết hiệu lực Thông tư 28/2012/TT-BKHCN và Thông tư 02/2017/TT-BKHCN.

Điều kiện đối với tổ chức chứng nhận, tổ chức thử nghiệm

Tổ chức thử nghiệm hoặc chứng nhận phải đáp ứng điều kiện pháp luật về hoạt động đánh giá sự phù hợp và phạm vi hoạt động tương ứng.

Đối với việc đăng ký hoạt động:

• Điều 51 Nghị định 133/2025/NĐ-CP: đăng ký hoạt động thử nghiệm chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
• Điều 54 Nghị định 133/2025/NĐ-CP: đăng ký hoạt động chứng nhận sản phẩm, hệ thống quản lý.

Đối với kết quả thử nghiệm phục vụ công bố hợp quy trên cơ sở tự đánh giá, khoản 2 Điều 13 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN yêu cầu kết quả thử nghiệm phù hợp QCVN của tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận theo quy chuẩn tương ứng.

Hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy sản phẩm

Hồ sơ cần được tách giữa hồ sơ doanh nghiệp gửi tổ chức chứng nhận để được chứng nhận hợp quy và hồ sơ đăng ký công bố hợp quy sau khi có kết quả đánh giá. Thông tư 14/2026/TT-BKHCN hiện chủ yếu quy định trình tự công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp; hồ sơ chứng nhận cụ thể còn phụ thuộc QCVN và quy trình của tổ chức chứng nhận.

Thành phần hồ sơ đối với sản phẩm sản xuất trong nước

Căn cứ trực tiếp về phương thức chứng nhận là Điều 5, Điều 6 và Phụ lục II Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị các tài liệu cơ bản như:

• Đăng ký chứng nhận theo mẫu của tổ chức chứng nhận;
• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp;
• Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm;
• Quy trình sản xuất;
• Hệ thống hoặc kế hoạch kiểm soát chất lượng;
• Kết quả thử nghiệm nếu đã có;
• Hồ sơ khác theo phương thức chứng nhận và QCVN áp dụng.

Thành phần hồ sơ đối với sản phẩm nhập khẩu

Đối với hàng hóa nhập khẩu, căn cứ trực tiếp cần dẫn là Điều 34 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, được sửa đổi bởi khoản 19 Điều 1 Luật 78/2025/QH15.

Điều 34 quy định các điều kiện bảo đảm chất lượng hàng hóa nhập khẩu trước khi đưa ra lưu thông và cơ chế quản lý đối với hàng hóa có mức độ rủi ro trung bình, rủi ro cao.

Không nên dẫn Điều 34a cho riêng thủ tục nhập khẩu, vì Điều 34a Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa điều chỉnh hàng hóa lưu thông trên thị trường nói chung, không phải điều khoản chính về hàng nhập khẩu.

Hồ sơ thực tế có thể gồm:

• Hồ sơ chứng nhận hoặc tự đánh giá tương ứng;
• Kết quả thử nghiệm;
• Chứng từ nhận diện lô hàng;
• Hợp đồng, hóa đơn, vận đơn;
• Tài liệu kỹ thuật;
• Hồ sơ khác do QCVN hoặc pháp luật chuyên ngành quy định.

Những lỗi hồ sơ thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý

Doanh nghiệp thường gặp sai sót khi chưa xác định đúng cơ chế pháp lý áp dụng cho sản phẩm.

Các lỗi cần lưu ý gồm:

• Xác định sai mức độ rủi ro;
• Nhầm giữa tổ chức chứng nhận được công nhận và được chỉ định;
• Áp dụng sai QCVN;
• Dùng phương thức chứng nhận không phù hợp Điều 6 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN;
• Kết quả thử nghiệm không đáp ứng điều kiện theo QCVN;
• Hồ sơ kỹ thuật không thống nhất với mẫu sản phẩm;
• Dùng biểu mẫu cũ của Thông tư 28/2012/TT-BKHCN sau khi Thông tư 14/2026/TT-BKHCN có hiệu lực.

Biểu mẫu thực hiện thủ tục chứng nhận và công bố hợp quy sản phẩm

Khi thực hiện thủ tục công bố hợp quy theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, doanh nghiệp có thể sử dụng các biểu mẫu sau:

Mẫu Bản đăng ký công bố hợp quy

Theo khoản 1 Điều 13 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, tổ chức, cá nhân lập Bản đăng ký công bố hợp quy theo Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư.

Tải ngay: Mẫu Bản đăng ký công bố hợp quy – Phụ lục IV

Mẫu Báo cáo tự đánh giá hợp quy

Theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, trường hợp công bố hợp quy dựa trên kết quả tự đánh giá, hồ sơ kèm theo có Báo cáo tự đánh giá hợp quy theo Phụ lục V và kết quả thử nghiệm phù hợp QCVN của tổ chức thử nghiệm được chỉ định hoặc được công nhận theo quy định.

Tải ngay: Mẫu Báo cáo tự đánh giá hợp quy – Phụ lục V

Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng biểu mẫu tương ứng với phương thức đánh giá sự phù hợp và yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật chuyên ngành áp dụng cho sản phẩm, hàng hóa cụ thể.

Quy trình, các bước thực hiện thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm

Quy trình thực hiện thủ tục hợp quy nên được triển khai theo hai giai đoạn chính, gồm đánh giá/chứng nhận hợp quy và đăng ký công bố hợp quy. Tùy nhóm sản phẩm, mức độ rủi ro và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) áp dụng, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mức độ rủi ro và QCVN áp dụng

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm và mức độ rủi ro nào, đồng thời kiểm tra QCVN tương ứng. Việc phân loại và quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa được thực hiện theo Điều 5 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật 78/2025/QH15. Luật 78/2025/QH15 hiện có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Bước 2: Xác định hình thức đánh giá hợp quy

Sau khi xác định QCVN áp dụng, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng hình thức đánh giá sự phù hợp đối với sản phẩm, hàng hóa. Nội dung này được thực hiện theo Điều 12 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, trên cơ sở đặc điểm của sản phẩm và yêu cầu quản lý được quy định trong QCVN tương ứng.

Bước 3: Xác định phương thức chứng nhận hợp quy

Doanh nghiệp tiếp tục xác định phương thức đánh giá, chứng nhận phù hợp với sản phẩm. Việc lựa chọn và áp dụng phương thức đánh giá hợp quy được thực hiện theo Điều 5 và Điều 6 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN. Phương thức cụ thể có thể khác nhau tùy yêu cầu của QCVN, tính chất sản phẩm và mức độ rủi ro.

Bước 4: Lựa chọn tổ chức chứng nhận, thử nghiệm phù hợp

Trên cơ sở hình thức và phương thức đánh giá đã xác định, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức chứng nhận hoặc tổ chức thử nghiệm có phạm vi hoạt động phù hợp. Đối với sản phẩm, hàng hóa thuộc nhóm có mức độ rủi ro cao hoặc trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu, cần kiểm tra thêm điều kiện về tổ chức chứng nhận được chỉ định trước khi thực hiện.

Bước 5: Lấy mẫu, thử nghiệm và đánh giá quá trình sản xuất

Tùy phương thức chứng nhận được áp dụng, sản phẩm có thể phải lấy mẫu để thử nghiệm, kết hợp đánh giá điều kiện hoặc quá trình sản xuất. Trình tự và nội dung đánh giá được thực hiện theo Phụ lục II ban hành kèm Thông tư 14/2026/TT-BKHCN. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sản phẩm mẫu và các hồ sơ liên quan phục vụ quá trình đánh giá.

Bước 6: Cấp giấy chứng nhận hợp quy

Sau khi hoàn tất hoạt động thử nghiệm, đánh giá và đáp ứng yêu cầu của QCVN, tổ chức chứng nhận xem xét kết quả đánh giá để quyết định cấp giấy chứng nhận hợp quy trong phạm vi hoạt động được phép. Việc được cấp giấy chứng nhận là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục công bố hợp quy theo quy định.

Bước 7: Đăng ký công bố hợp quy

Sau giai đoạn đánh giá hoặc chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp thực hiện đăng ký công bố hợp quy theo Điều 13 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN. Theo quy định này, việc đăng ký được thực hiện thông qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Trường hợp hệ thống chưa đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục, doanh nghiệp áp dụng cơ chế dự phòng quy định tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN.

Bước 8: Sử dụng dấu hợp quy

Sau khi sản phẩm, hàng hóa đã được công bố hợp quy theo đúng trình tự, doanh nghiệp thực hiện việc sử dụng dấu hợp quy theo khoản 2 Điều 4 và khoản 3 Điều 14 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN. Dấu hợp quy được sử dụng đối với sản phẩm, hàng hóa đã công bố hợp quy trước khi đưa ra lưu thông trên thị trường.

Xem thêm: Tư vấn thủ tục cấp giấy phép xây dựng có thời hạn tại Long Phan

 Những việc cần tuân thủ khi nhà nước tăng cường hậu kiểm chất lượng sản phẩm

Cơ chế mới tăng trách nhiệm tự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp, đồng thời tăng vai trò của kiểm tra dựa trên rủi ro, truy xuất nguồn gốc và dữ liệu. Điều 45 và Điều 46 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, được sửa đổi bởi Luật 78/2025/QH15, quy định về kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa và kiểm tra chất lượng trong sản xuất. Đối với tổ chức, cá nhân đã công bố hợp quy, khoản 2, khoản 5, khoản 6 và khoản 7 Điều 14 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN đặt ra trách nhiệm duy trì sự phù hợp, lưu hồ sơ, cung cấp chứng cứ và công bố lại khi nội dung QCVN hoặc đặc tính sản phẩm thay đổi.

Biện pháp khắc phục hậu quả và trách nhiệm khi bị hậu kiểm phát hiện vi phạm

Biện pháp áp dụng phải căn cứ đúng hành vi được xác định trong Nghị định 119/2017/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 126/2021/NĐ-CP.

Tùy hành vi, có thể phát sinh:

• Buộc thu hồi sản phẩm, hàng hóa;
• Buộc loại bỏ yếu tố vi phạm;
• Buộc tái chế hoặc tiêu hủy;
• Buộc thực hiện chứng nhận/công bố theo quy định;
• Tịch thu tang vật trong trường hợp điều khoản xử phạt quy định;
• Các biện pháp khác theo hành vi cụ thể.

Để hạn chế rủi ro trong bối cảnh tăng cường hậu kiểm, doanh nghiệp nên:

• Rà soát định kỳ danh mục rủi ro và quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sản phẩm của mình.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ tự đánh giá, kết quả thử nghiệm để sẵn sàng cung cấp khi bị kiểm tra đột xuất.
• Cập nhật kịp thời khi có thay đổi về cơ quan tiếp nhận hồ sơ do quá trình phân cấp, phân quyền vẫn đang trong giai đoạn điều chỉnh.

Xem thêm: Điều kiện doanh nghiệp thực hiện dự án kinh doanh BĐS

Dịch vụ tư vấn chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy và ủy quyền thực hiện thủ tục

Tư vấn Long Phan hỗ trợ doanh nghiệp trong các vụ việc về chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy sản phẩm với các công việc sau:

• Rà soát, xác định mức độ rủi ro và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng cho sản phẩm dự kiến sản xuất, nhập khẩu.
• Xác định đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ sau khi thẩm quyền được chuyển giao theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp.
• Chuẩn bị, rà soát và hoàn thiện hồ sơ đăng ký chứng nhận hợp quy hoặc hồ sơ công bố hợp quy.
• Tư vấn lựa chọn tổ chức chứng nhận, tổ chức thử nghiệm phù hợp với phương thức đánh giá sự phù hợp.
• Đại diện khách hàng làm việc với tổ chức chứng nhận và cơ quan quản lý nhà nước trong quá trình thực hiện thủ tục.
• Tư vấn phương án tuân thủ nhằm giảm thiểu rủi ro bị xử phạt khi cơ quan nhà nước tăng cường hậu kiểm.

Quý khách hoặc Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ vụ việc vui lòng gửi hồ sơ qua email info@longphanpmt.com hoặc Zalo 0906.735.386.

Câu hỏi thường gặp chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy và ủy quyền thực hiện thủ tục

Dưới đây là giải đáp một số vấn đề doanh nghiệp thường quan tâm khi thực hiện thủ tục chứng nhận và công bố hợp quy sản phẩm theo quy định hiện hành:

Kết luận

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm hiện được thực hiện trong khung pháp lý mới, với cách phân loại theo mức độ rủi ro và thẩm quyền đã được phân cấp mạnh cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Việc cập nhật pháp luật kịp thời giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi xác định nghĩa vụ chứng nhận, tránh nộp hồ sơ sai cơ quan có thẩm quyền và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt trong bối cảnh nhà nước tăng cường hậu kiểm. Tư vấn Long Phan sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình này; Quý khách có nhu cầu tư vấn cụ thể vui lòng liên hệ hotline 1900636389 để được hỗ trợ.