Tư vấn xây dựng bảng lương thang lương cho doanh nghiệp

Xây dựng bảng lương thang lương là trách nhiệm của người sử dụng lao động. Đây là công cụ hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc quản lý và chi trả lương cho nhân viên. Để xây dựng thang lương bảng lương cho doanh nghiệp phù hợp với từng mô hình kinh doanh, hãy cùng Tư vấn Long Phan tìm hiểu về quy trình, thủ tục xây dựng này.

Xây dựng bảng lương thang lương

Thang lương, bảng lương là gì?

Thang lương là một hệ thống các nhóm lương (ngạch lương), bậc lương (hệ số lương) được định sẵn để Doanh nghiệp làm cơ sở để trả lương và xét tăng lương định kỳ cho người lao động, thể hiện được tính minh bạch và công bằng.

Bảng lương là văn bản tổng hợp tiền lương thực tế mà Doanh nghiệp phải chi trả cho nhân viên, bao gồm các khoản như lương cơ bản, thưởng, phụ cấp và các khoản hỗ trợ khác trong một khoảng thời gian nhất định.

Mục đích xây dựng thang lương bảng lương nhằm tạo ra tính minh bạch, công bằng trong hệ thống trả lương. Qua đó, người lao động biết được thu nhập thực tế đã phù hợp với năng lực của mình như thế nào. Từ đó tạo ra động lực mạnh mẽ để nhân viên muốn đạt được mức lương cao hơn phải thông qua việc không ngừng nỗ lực và phấn đấu từ chính bản thân.

Thông qua bảng lương mà lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý lương một cách có hệ thống và hiệu quả. Bên cạnh đó cũng là cách có cơ sở để xác định chính xác tiền lương của mỗi nhân viên đã phù hợp với vị trí và thâm niên hay chưa. 

Ngoài ra, thang bảng lương còn là công cụ để doanh nghiệp đưa ra để nghiên cứu và so sánh với thị trường lao động, để từ đó họ đảm bảo đưa ra được mức lương cạnh tranh, thu hút người lao động.

Nguyên tắc khi xây dựng bảng lương thang lương

Căn cứ theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động năm 2019, khi xây dựng thang lương bảng lương thì doanh nghiệp phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

Quy trình xây dựng bảng lương thang lương

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương dựa trên cơ cấu tổ chức, tính chất công việc và năng lực của người lao động. Quy trình này phải đảm bảo tính minh bạch, công bằng và phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc về lao động và tiền lương theo Bộ luật Lao động 2019.

Hồ sơ đăng ký bảng lương thang lương

Mặc dù hiện nay doanh nghiệp không còn bắt buộc phải nộp, đăng ký thang lương – bảng lương tại cơ quan quản lý nhà nước, nhưng vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nội bộ để phục vụ việc quản lý nhân sự, thanh kiểm tra và giải quyết tranh chấp lao động, bao gồm:

• Hệ thống thang bảng lương; 
• Quyết định xây dựng thang bảng lương;
• Biên bản lấy ý kiến thang bảng lương ( đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động)
• Bảng quy định các điều kiện tiêu chuẩn chức vụ.
• Quy chế tiền lương, phụ thưởng, tiền cấp

Lưu ý: Kể từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan nhà nước mà chỉ tự cần tự xây dựng thang lương, bảng lương. Đây là một trong những điểm mới của Bộ luật Lao động năm 2019 đã giúp các doanh nghiệp giảm bớt được thủ tục hành chính.

Thủ tục xây dựng bảng lương thang lương

Việc xây dựng thang lương, bảng lương được thực hiện theo các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Thiết lập cấu trúc chức danh và vị trí công việc

Xác định cơ cấu chức danh và vị trí công việc một cách chi tiết, rõ ràng, đòi hỏi sự chính xác cao để đưa ra được nhóm chức danh phù hợp cho từng vị trí công việc. Có một số cách để thực hiện bước này:  Sử dụng mô tả công việc để xác định chính xác chức danh phù hợp với mỗi vị trí công việc.

Mô tả công việc cung cấp thông tin về tầm quan trọng của vị trí đó trong tổ chức, đồng thời mô tả chi tiết nhiệm vụ và quyền hạn của người giữ vị trí đó. Và thông qua bản mô tả công việc, cũng có thể thấy được năng lực cần thiết của người đảm nhận vị trí công việc đó. Bằng cách này có thể xác định được chức danh cần có trong một tổ chức dựa trên nội dung công việc đã được mô tả.        

Bước 2: Xếp hạng và phân nhóm chức danh công việc

Trong bước này, chúng ta sẽ thực hiện việc xếp hạng các chức danh công việc để xác định mức lương tương ứng. Một cách phổ biến là sử dụng hội đồng đánh giá các công việc để xếp hạng chúng từ cao đến thấp. Hội đồng này có thể bao gồm những người có kinh nghiệm trong việc đánh giá các vị trí công việc.

Để đảm bảo tính chính xác, mỗi thành viên trong hội đồng có thể được gán một trọng số giá trị của phiếu đánh giá. Những người có kinh nghiệm lâu năm và vị trí chức danh cao sẽ chiếm tỉ trọng cao hơn so với phiếu đánh giá của người khác.

Sau khi hoàn thành việc xếp hạng, chúng ta tiến hành phân chia các chức danh công việc vào các nhóm lương tương ứng trong hệ thống.

Bước 3: Xác định hệ số giãn cách giữa các nhóm

Để xác định hệ số chênh lệch, có thể dựa trên một số cơ sở khác nhau:

• Dựa vào cấu trúc lương hiện tại của tổ chức nếu tổ chức đã có hệ thống lương cũ. Nếu không có, bạn có thể tham khảo các mức lương trên thị trường cùng ngành.
• Tính toán hệ số chênh lệch bằng cách chia mức lương cao nhất cho mức lương thấp nhất trong cùng một nhóm chức danh.
• Hỏi ý kiến các chuyên gia hoặc người đã từng làm việc ở cùng vị trí để đảm bảo tính phù hợp của hệ số chênh lệch với tài chính của tổ chức.

Bước 4: Xác định số bậc lương và khoảng cách giữa các bậc

Đây là bước người xây dựng sẽ xác định số bậc lương và khoảng cách giữa các bậc sao cho phù hợp với tổ chức của bạn.

Bước 5: Hoàn thiện bảng lương

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, bạn sẽ có một hệ thống thang bảng lương hoàn chỉnh và phù hợp với tổ chức của mình.

>>> Xem thêm: Đăng ký hợp đồng lao động trực tiếp giao kết

Mẫu hệ thống thang lương, bảng lương của doanh nghiệp thuộc vùng I

Lưu ý khi xây dựng bảng lương thang lương

Việc xây dựng bảng lương thang lương là trách nhiệm bắt buộc của người sử dụng lao động – là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương và trả lương hợp lý. Để xây dựng được thang lương,bảng lương phù hợp với cơ cấu tổ chức nhân sự thì doanh nghiệp cần phải nắm rõ một số quy định sau:

• Pháp luật không giới hạn số bậc lương tối đa nhưng phải xây dựng ít nhất 02 bậc. Số bậc phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc, chức danh.
• Mức lương Bậc 1 phải bằng hoặc lớn hơn mức lương tối thiểu vùng ( thỏa mãn điều kiện: không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng).

Mức lương ghi nhận ở từng bậc là mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động. Theo khoản 2 Điều 90 Bộ luật Lao động năm 2019 có quy định mức lương này không được thấp hơn lương tối thiểu.

Như vậy, mức lương tối thiểu vùng được áp dụng theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP với mức như sau:

• Pháp luật hiện hành không còn bắt buộc khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề tối thiểu là 5% nên tùy vào tình hình thực tế của doanh nghiệp mà doanh nghiệp chủ động tự quyết định khoảng cách giữa các bậc lương.
• Nghị định 293/2025/NĐ-CP không còn yêu cầu mức lương của người lao động làm công việc đòi hỏi đã qua học nghề, đào tạo nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng. Nên nếu doanh nghiệp được thành lập từ 01/7/2022 trở đi không cần cộng thêm ít nhất 7% lương cho các công việc đã qua học nghề, đào tạo nghề khi xây dựng thang lương và bảng lương.
• Trường hợp doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 01/7/2022 và có thỏa thuận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc các thỏa thuận khác thì doanh nghiệp sẽ tiếp tục áp dụng thỏa thuận đó (trừ khi có các thỏa thuận khác).
• Khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng do có sự điều chỉnh từ Chính phủ thì doanh nghiệp cần phải cập nhật để sửa đổi , bổ sung, xây dựng lại thang bảng lương mới.

Lưu ý khi xây dựng bảng lương thang lương

Dịch vụ tư vấn xây dựng bảng lương thang lương cho doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Xây dựng bảng lương thang lương là thủ tục bắt buộc khi thành lập công ty. Việc xây dựng phải được thực hiện một cách cẩn thận và công bằng để đảm bảo mức lương cạnh tranh và hấp dẫn trên thị trường lao động. Để giải quyết vấn đề trên Long Phan cung cấp đến Quý khách hàng về các dịch vụ hỗ trợ sau đây: 

• Hỗ trợ tư vấn giải đáp thắc mắc liên quan đến hồ sơ, giấy tờ xây dựng thang lương, bảng lương cho doanh nghiệp.
• Tư vấn các quy trình thủ tục xây dựng thang lương, bảng lương cho doanh nghiệp.
• Hướng giải quyết khi vi phạm thủ tục xây dựng thang lương, bảng lương.

Các câu hỏi thường gặp

Sau đây, Tư vấn Long Phan xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến liên quan đến xây dựng thang lương bảng lương. Xin mời Quý Khách hàng có nhu cầu tham khảo:

Kết luận

Như vậy, việc xây dựng bảng lương thang lương là một quy trình phức tạp để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và người lao động. Việc xây dựng thang lương, bảng lương là tự do nhưng phải theo khuôn khổ luật định. Hy vọng những chia sẻ trên đã mang lại thông tin cần thiết và hữu ích đến Quý khách hàng, để biết thêm thông tin chi tiết, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900636389 để được hỗ trợ pháp lý kịp thời và chuyên nghiệp.