Thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính: Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin giấy phép ở đâu?

Tư vấn Long Phan giải đáp một thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp hiện nay: theo cơ chế thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính, hồ sơ xin giấy phép có thể nộp ở đâu, và doanh nghiệp có bắt buộc nộp tại nơi đặt trụ sở hay không. Đây là nội dung cập nhật pháp luật quan trọng theo luật doanh nghiệp, Nghị định 118/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, làm thay đổi đáng kể cách doanh nghiệp tiếp cận thủ tục hành chính so với mô hình truyền thống. Bài viết phân tích các địa điểm nộp hồ sơ hợp lệ, phạm vi thủ tục được áp dụng nguyên tắc này và những rủi ro thực tiễn cần lưu ý.

Thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính là gì?

Thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính là cơ chế cho phép tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính mà không bị giới hạn bởi nơi cư trú, nơi đặt trụ sở hoặc nơi đã cấp giấy tờ trước đó. Theo quy định tại Khoản 6, Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP giải thích từ ngữ, tổ chức, cá nhân có thể nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp tại bất kỳ Bộ phận Một cửa nào, không phân biệt cấp chính quyền hay địa giới hành chính nơi cư trú, nơi đặt trụ sở.

Nghị định 118/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 09/6/2025, thay thế Nghị định 61/2018/NĐ-CP, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025. Theo thực tiễn triển khai, cơ chế này gắn với định hướng đưa Cổng Dịch vụ công quốc gia trở thành điểm tiếp nhận hồ sơ tập trung, đồng thời mở rộng khả năng tiếp nhận hồ sơ tại các Trung tâm Phục vụ hành chính công không phân biệt địa bàn.

Để hiểu rõ mức độ thay đổi mà cơ chế này mang lại, cần so sánh với cách nộp hồ sơ theo địa giới hành chính truyền thống trước đây.

Trước đây, doanh nghiệp bắt buộc nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền theo đúng địa bàn nơi đặt trụ sở, gây bất tiện khi trụ sở, chi nhánh và nơi cần thực hiện thủ tục không cùng một địa phương. Theo phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng quy định tại Điều 1, Điều 2 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, cơ chế một cửa mới cho phép cơ quan tiếp nhận hồ sơ không cùng cấp hành chính với cơ quan có thẩm quyền giải quyết, theo quy định tại Điều 19 Nghị định này.

Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp xã tiếp nhận hồ sơ theo Điều 17, Điều 20 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, sau đó chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan có thẩm quyền xử lý trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận. Khác biệt lớn nhất là doanh nghiệp không còn phải tự xác định đúng cơ quan có thẩm quyền theo địa bàn trụ sở trước khi nộp hồ sơ — nghĩa vụ định tuyến hồ sơ được chuyển giao một phần cho hệ thống liên thông giữa các cơ quan hành chính.

>>>Xem thêm: Thủ tục chấp thuận chủ trương đầu tư của UBND tỉnh

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin giấy phép tại những địa điểm nào?

Doanh nghiệp có ba phương thức nộp hồ sơ hợp lệ khi thủ tục thuộc danh mục được áp dụng: nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, nộp qua dịch vụ bưu chính công ích, hoặc nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc cấp xã — không bắt buộc phải đến đúng nơi đặt trụ sở. Căn cứ pháp lý chung dẫn từ Điều 3 và Điều 15 Nghị định 118/2025/NĐ-CP.

Mỗi phương thức có đặc điểm vận hành riêng, doanh nghiệp cần cân nhắc tùy theo loại giấy phép và tình trạng hồ sơ.

Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

Cổng Dịch vụ công quốc gia được định hướng xây dựng thành điểm “một cửa số” tập trung theo tinh thần cải cách thủ tục hành chính đi kèm Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nộp hồ sơ điện tử tại đây mà không phân biệt nơi đặt trụ sở; hệ thống có cơ chế chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy trình liên thông giữa Bộ phận Một cửa các cấp.

Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích

Phương thức này phù hợp khi doanh nghiệp không có điều kiện nộp trực tuyến hoặc thủ tục yêu cầu bản giấy gốc. Địa điểm nhận hồ sơ qua bưu chính vẫn không phụ thuộc địa giới hành chính theo nguyên tắc chung tại Khoản 6, Điều 3 Nghị định 118/2025/NĐ-CP. Điều kiện áp dụng cụ thể theo từng loại giấy phép cần xác minh theo hướng dẫn chuyên ngành và quy trình nội bộ của cơ quan giải quyết trước khi áp dụng cho từng hồ sơ.

Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh hoặc cấp xã

Doanh nghiệp có thể đến bất kỳ Trung tâm Phục vụ hành chính công nào trong phạm vi áp dụng, không bắt buộc đến nơi đặt trụ sở. Theo Điều 15 và Điều 17 Nghị định 118/2025/NĐ-CP, Trung tâm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ, sau đó chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xử lý và theo dõi tiến độ giải quyết trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Phạm vi thủ tục hành chính (giấy phép) nào được áp dụng nguyên tắc này?

Không phải mọi loại giấy phép đều áp dụng cơ chế không phụ thuộc địa giới hành chính — nguyên tắc này chỉ áp dụng đối với danh mục thủ tục đã được cấp có thẩm quyền công bố. Theo Điều 3 Thông tư 03/2025/TT-VPCP ngày 15/9/2025 hướng dẫn thi hành Nghị định 118/2025/NĐ-CP, việc công bố danh mục thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính trong phạm vi cấp tỉnh thuộc thẩm quyền của các bộ, cơ quan ngang bộ đối với lĩnh vực quản lý chuyên ngành, và của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đối với thủ tục trên địa bàn.

Trong thực tiễn triển khai, phạm vi và thời điểm áp dụng khác nhau giữa các địa phương và lĩnh vực. Một số địa phương đã công bố áp dụng cho 100% thủ tục hành chính, một số khác công bố theo từng lĩnh vực hoặc theo từng giai đoạn. Nội dung số điểm, khoản cụ thể trong Điều 3, Thông tư 03/2025/TT-VPCP áp dụng cho từng loại giấy phép, cùng số hiệu quyết định công bố danh mục tương ứng của từng địa phương hoặc bộ, ngành, cần xác minh riêng theo loại giấy phép mà doanh nghiệp dự kiến xin cấp trước khi đưa vào tư vấn cụ thể.

>>>Xem thêm: Chiến lược pháp lý xây dựng lộ trình xin giấy phép con doanh nghiệp

Dịch vụ tư vấn, ủy quyền thực hiện thủ tục xin giấy phép con trọn gói cho doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn và nhận ủy quyền thực hiện thủ tục xin giấy phép cho doanh nghiệp, từ khâu xác định thẩm quyền, chuẩn bị hồ sơ đến theo dõi kết quả. Phạm vi dịch vụ gồm:

• Tư vấn xác định loại giấy phép: Rà soát hoạt động của doanh nghiệp để xác định loại giấy phép cần xin và thủ tục tương ứng.
• Rà soát thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính: Đối chiếu thủ tục với danh mục thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính đã được công bố tại địa phương và trong lĩnh vực liên quan.
• Xác định cơ quan có thẩm quyền: Tư vấn cơ quan có thẩm quyền giải quyết và địa điểm nộp hồ sơ phù hợp với từng thủ tục.
• Tư vấn phương thức nộp hồ sơ: Hướng dẫn lựa chọn hình thức nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo quy định áp dụng.
• Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ: Soạn thảo, kiểm tra và rà soát thành phần hồ sơ trước khi nộp, hạn chế trường hợp bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
• Đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ: Thay mặt doanh nghiệp thực hiện việc nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền.
• Đại diện làm việc với cơ quan tiếp nhận: Trao đổi, bổ sung và giải trình hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan giải quyết trong phạm vi ủy quyền.
• Theo dõi tiến độ giải quyết: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, cập nhật tiến độ và thông báo cho doanh nghiệp.
• Xử lý vướng mắc phát sinh: Tư vấn phương án khi hồ sơ gặp vấn đề về thẩm quyền, nơi tiếp nhận, thành phần hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung.
• Nhận và bàn giao kết quả: Hỗ trợ nhận kết quả giải quyết thủ tục và bàn giao cho doanh nghiệp theo phạm vi ủy quyền.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu đánh giá sơ bộ hồ sơ hoặc ủy quyền thực hiện thủ tục xin giấy phép, vui lòng gửi hồ sơ qua Email: info@longphanpmt.com hoặc Zalo: 0906.735.386 để Tư vấn Long Phan xem xét và hỗ trợ.

Câu hỏi thường gặp thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính

Dưới đây là một số câu hỏi khách hàng thường đặt ra khi tìm hiểu về cơ chế nộp hồ sơ xin giấy phép không phụ thuộc địa giới hành chính, được Tư vấn Long Phan tổng hợp và giải đáp ngắn gọn kèm căn cứ pháp lý.

Kết luận

Cơ chế thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính theo Nghị định 118/2025/NĐ-CP mở ra nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp khi xin giấy phép, nhưng phạm vi áp dụng vẫn giới hạn theo danh mục được công bố riêng tại từng địa phương, lĩnh vực. Để tránh nộp sai nơi tiếp nhận hoặc mất thời gian bổ sung hồ sơ, doanh nghiệp nên xác minh thẩm quyền và danh mục thủ tục trước khi thực hiện. Tư vấn Long Phan sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá vụ việc và thực hiện thủ tục, liên hệ hotline 1900636389 để được tư vấn cụ thể.