Thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân

Thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân giúp chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời thông tin pháp lý, phù hợp với thực tế hoạt động và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Việc cập nhật địa chỉ chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong giao dịch với đối tác, nhận thông báo từ cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Các trường hợp đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân

Việc đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau như:

• Di chuyển trụ sở kinh doanh để mở rộng quy mô hoặc tìm địa điểm thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh;
• Hết hạn hợp đồng thuê mặt bằng, buộc phải di dời sang địa điểm mới;
• Thay đổi địa giới hành chính địa phương, khiến địa chỉ trụ sở không còn phù hợp với thực tế;
• Nhu cầu thu hẹp hoặc mở rộng quy mô kinh doanh, cần chuyển đổi địa điểm để phù hợp với chiến lược phát triển.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tư nhân phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

>>>Xem thêm: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận: Quy trình và lưu ý

Điều kiện đối với địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tư nhân phải đảm bảo địa điểm mới phù hợp với quy định để tránh rủi ro pháp lý và bảo đảm hoạt động kinh doanh. Cụ thể, theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp;
• Được xác định theo địa giới đơn vị hành chính cụ thể;
• Có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có);
• Trụ sở chính phải có địa chỉ cụ thể: số nhà, ngách/hẻm/ngõ, phố/đường, thôn/xóm/ấp, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/tỉnh/thành phố.

Lưu ý quan trọng: Theo quy định tại điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, doanh nghiệp không được phép sử dụng chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có mục đích để ở làm trụ sở công ty. Quy định này nhằm đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, trật tự an ninh, cũng như bảo vệ quyền lợi sinh hoạt của cư dân tại những khu vực này. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại:

• Các căn hộ officetel (căn hộ văn phòng);
• Shophouse (nhà phố kết hợp kinh doanh);
• Các không gian có chức năng kinh doanh hoặc thương mại.

Nơi đặt trụ sở chính được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính và đáp ứng điều kiện của Luật Nhà ở 2023.

Thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân

Chúng tôi xin cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân bao gồm các nội dung sau:

Hồ sơ

Doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính để thực hiện thủ tục theo quy định. Cụ thể, căn cứ khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2021, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày 16/03/2021) do chủ doanh nghiệp tư nhân ký;
2. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả (nếu không phải là chủ doanh nghiệp tư nhân đi nộp);
3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có);
4. Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu 08 -MST ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 23/12/2024;

Trên đây là toàn bộ hồ sơ mà Quý khách cần chuẩn bị đầy đủ khi thực hiện thủ tục chuyển địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân.

Thủ tục

Quy trình thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân được thực hiện theo các bước cụ thể, đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2021:

Bước 1: Thực hiện thủ tục quyết toán thuế, thay đổi nội dung đăng ký thuế

Trường hợp doanh nghiệp tư nhân thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến việc thay đổi cơ quan quản lý thuế hoặc thay đổi địa chỉ cùng tỉnh, cùng quận mà không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 23/12/2024, doanh nghiệp phải:

• Nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo Mẫu 08 – MST ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 23/12/2024;
• Chờ nhận Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm từ cơ quan thuế nơi chuyển đi theo Mẫu 09 – MST ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 23/12/2024.

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất quyết toán thuế với cơ quan quản lý thuế và thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký thuế, doanh nghiệp tư nhân nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo một trong hai phương thức:

• Nộp trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (nay là Sở Tài chính) tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới;
• Nộp trực tuyến: Qua Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 3: Xử lý hồ sơ và nhận kết quả

Căn cứ quy định tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2021:

• Xử lý hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ và thực hiện thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp tư nhân.
• Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ;

Lưu ý: Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Nếu từ chối sửa đổi, bổ sung thông tin theo nội dung thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định tại khoản 3 Điều 35 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2021, sau khi được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tư nhân phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hiện nay, thủ tục thay đổi trụ sở doanh nghiệp và thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp có thể được thực hiện đồng thời một lúc.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp tư nhân phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi theo quy định tại khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020;
• Theo khoản 4 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/01/2021, sau khi thay đổi trụ sở chính, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp tư nhân không thay đổi;
• Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần lưu ý hoàn tất thủ tục thuế trước khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi.

Trên đây là toàn bộ quy trình, thủ tục về đăng ký thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân. Có thể thấy, ngoài thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh thì DNTN còn phải thực hiện và hoàn tất các vấn đề về nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý thuế tại nơi doanh nghiệp có trụ sở cũ và nơi doanh nghiệp chuyển đến.

>>>Xem thêm: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty hợp danh

Dịch vụ tư vấn thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân tại Tư vấn Long Phan

Thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Tư vấn Long Phan cung cấp các dịch vụ:

• Tư vấn các điều kiện, quy định pháp luật liên quan đến thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
• Hỗ trợ soạn thảo hồ sơ đăng ký thay đổi theo đúng mẫu quy định;
• Đại diện theo ủy quyền nộp hồ sơ và nhận kết quả từ cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Hướng dẫn hoặc hỗ trợ thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp sau khi thay đổi;
• Tư vấn các thủ tục liên quan sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính (nếu có).

Ngoài ra, Quý khách hàng sẽ được tư vấn đầy đủ về chi phí dịch vụ và các khoản phí phát sinh (nếu có) khi sử dụng dịch vụ tại Tư vấn Long Phan.

Một số câu hỏi thường gặp về thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân

Chúng tôi xin cung cấp cho Quý khách một số câu hỏi phổ biến liên quan đến thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân.  Mời tham khảo!

Giấy tờ nào là bắt buộc để sửa đổi địa điểm kinh doanh chính của doanh nghiệp tư nhân của tôi?

Bạn phải cung cấp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền (nếu có), bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền và tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế.

Có cần thêm tài liệu nào tùy thuộc vào việc địa chỉ mới có cùng quận, khác quận trong cùng tỉnh, hay ở tỉnh khác không?

Mặc dù các giấy tờ cơ bản vẫn nhất quán, bạn nên tham vấn văn phòng đăng ký kinh doanh địa phương để biết thêm các yêu cầu bổ sung cụ thể cho từng trường hợp di dời, đặc biệt khi chuyển đến tỉnh khác do thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Những hậu quả gì sẽ xảy ra nếu tôi không đăng ký việc thay đổi địa chỉ trong thời hạn 10 ngày quy định?

Việc không đăng ký thay đổi địa chỉ trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi có thể dẫn đến các hình phạt hành chính, chẳng hạn như bị phạt tiền, theo quy định hiện hành về đăng ký kinh doanh.

Bạn có thể cung cấp hướng dẫn chi tiết hơn về việc nộp đơn thay đổi địa chỉ trực tuyến không?

Để nộp trực tuyến, hãy truy cập Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn), tạo tài khoản hoặc đăng nhập, chọn mục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, điền vào các biểu mẫu điện tử, tải lên các tài liệu đã quét theo yêu cầu và gửi đơn đăng ký. Bạn sẽ nhận được thông tin cập nhật về trạng thái xử lý trên cổng thông tin. Hãy đảm bảo bạn có chữ ký số cho việc nộp trực tuyến.

Ngoài việc cấm sử dụng căn hộ chung cư cho mục đích kinh doanh, điều gì định nghĩa thêm về một “địa chỉ hợp pháp” cho doanh nghiệp?

Một địa chỉ hợp pháp phải là một địa điểm vật lý cụ thể với số nhà, ngách/hẻm/ngõ (nếu có), tên phố/đường, thôn/xóm/ấp, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố rõ ràng. Đó phải là địa điểm được quy hoạch cho các hoạt động thương mại hoặc kinh doanh, chẳng hạn như căn hộ văn phòng hoặc nhà phố thương mại, và được pháp luật cho phép sử dụng làm trụ sở chính theo quy định về nhà ở và đất đai.

Việc thay đổi địa chỉ kinh doanh có bắt buộc phải cập nhật các hợp đồng và giấy phép hiện có không?

Có, việc thay đổi địa chỉ kinh doanh chính rất có thể sẽ yêu cầu bạn cập nhật các hợp đồng hiện có, giấy phép kinh doanh, giấy phép con và bất kỳ tài liệu chính thức nào khác có ghi địa chỉ cũ để phản ánh địa chỉ mới.

Có cần thông báo cho đối tác kinh doanh và khách hàng về việc thay đổi địa chỉ không?

Mặc dù không phải là yêu cầu pháp lý trong quá trình đăng ký, nhưng bạn nên thông báo cho các đối tác kinh doanh, khách hàng và nhà cung cấp về địa chỉ mới của mình để đảm bảo liên lạc thông suốt và hoạt động kinh doanh liên tục.

Trên đây là một số câu hỏi xoay quanh thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân. Chúng tôi mong rằng với những câu trả lời trên đã giải đáp phần nào các thắc mắc của Quý khách về vấn đề này và giúp Quý khách có thể tự tin hơn khi thực hiện thủ tục này. Xin cảm ơn!

Kết luận

Thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân là một quy trình gồm nhiều bước từ các hoạt động với cơ quan quản lý thuế đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu Quý khách hàng cần hỗ trợ chi tiết về thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính, vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 1900 636389 để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp theo quy định pháp luật.