Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân là một thủ tục pháp lý quan trọng trong quá trình đăng ký kinh doanh tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định để thực hiện thủ tục đăng ký này. Việc tra cứu và làm rõ các hướng dẫn liên quan cũng là bước cần thiết để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi. Long Phan sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thay đổi địa chỉ trụ sở chính cho doanh nghiệp tư nhân trong bài viết dưới đây.

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp tư nhân là gì?

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp tư nhân có thể hiểu là địa điểm mà doanh nghiệp này chọn làm nơi chính thức để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Địa chỉ này phải được đăng ký và ghi nhận trong hồ sơ của công ty.

Theo pháp luật Việt Nam, cụ thể là tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Việc xác định và đăng ký địa chỉ trụ sở chính là bước quan trọng đối với mọi doanh nghiệp tư nhân. Đây là bước đầu tiên trong việc đảm bảo tính hợp pháp và chính danh trong quản lý công việc hằng ngày của doanh nghiệp.

Điều kiện nơi đặt trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

Trụ sở chính không chỉ là nơi để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh mà còn là nơi để cơ quan nhà nước có thể liên lạc và gửi các thông báo quan trọng.

Do đó, việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở chính cần tuân thủ một số điều kiện quan trọng. Căn cứ theo Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020 thì địa chỉ đặt trụ sở chính của doanh nghiệp phải thể hiện rõ ràng. Cụ thể địa chỉ phải thể hiện theo 4 cấp đơn vị hành chính, gồm:

• Số nhà
• Tên đường
• Tên thị trấn/phường/xã
• Thị xã/quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh
• Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Lưu ý, đối với một số địa chỉ không được phép chọn làm trụ sở doanh nghiệp cụ thể là nhà chung cư. Dựa trên Luật Nhà ở 2014 thì nhà chung cư gồm 02 loại là nhà chung cư có mục đích để ở và nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp.

Trường hợp doanh nghiệp tư nhân muốn sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở thì cần xác định rõ là nhà chung cư chứa căn hộ đó thuộc loại nào: nhà chung cư có mục đích để ở hay có mục đích sử dụng hỗn hợp? Trường hợp căn hộ nằm trong nhà chung cư có mục đích để ở thì doanh nghiệp không được phép đặt làm trụ sở doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp tư nhân cần được thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Để tiến hành đăng ký thay đổi, Quý khách hàng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT). Thông báo này phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký.

>>>Tải về: Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

• Văn bản ủy quyền cho người đi thực hiện thủ tục (nếu có);
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có)

Căn cứ theo nội dung tại Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Trình tự thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quý khách hàng cần thực hiện các bước sau để thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân:

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới

Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà quý khách hàng cần biết khi thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân:

Thứ nhất, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Căn cứ theo nội dung tại khoản 1 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

Thứ hai, Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở. Biển hiệu theo quy định tại Luật Quảng cáo 2012 phải có các nội dung cơ bản sau:

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có)
• Tên công ty, Địa chỉ, số điện thoại;
• Mã số thuế.

Chữ viết trên biển quảng cáo phải được thể hiện bằng tiếng Việt trừ các thông tin quốc tế hóa không thể thay thế.

Việc không gắn tên biển hiệu tại trụ sở chính có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt hành chính từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Đồng thời doanh nghiệp cũng bị buộc phải gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

Căn cứ theo nội dung tại điểm c khoản 2 điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Thứ ba, sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin mới trên tất cả các giấy tờ pháp lý liên quan. Việc này giúp đảm bảo tính hợp lệ và tránh những rắc rối pháp lý trong quá trình kinh doanh.

Thứ tư, doanh nghiệp cần thông báo việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến tất cả các đối tác và khách hàng. Điều này giúp duy trì sự liên lạc liên tục và tránh gián đoạn trong các giao dịch kinh doanh.

Tư vấn thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân

Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật, Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong quá trình này, chúng tôi hỗ trợ Qúy khách hàng ở các giai đoạn như:

• Tư vấn về các điều kiện pháp lý cần thiết để đảm bảo địa chỉ mới phù hợp với quy định của pháp luật.
• Hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.
• Thông báo và cập nhật thông tin thay đổi địa chỉ trụ sở chính với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hỗ trợ cập nhật thông tin mới trên các giấy tờ pháp lý, hợp đồng, hóa đơn, website công ty và các tài liệu liên quan khác.
• Giải đáp các thắc mắc liên quan đến quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính.

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp tư nhân, Quý khách hàng cần lưu ý các điều kiện về mặt trình tự theo quy định pháp luật. Việc nộp đầy đủ thành phần hồ sơ và tuân thủ trình tự thực hiện là rất quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra trơn tru và nhanh chóng. Để biết thêm thông tin và được tư vấn về thủ tục đăng ký doanh nghiệp, Quý khách hàng vui lòng liên hệ với Long Phan qua Hotline 0906.735.386 để được hỗ trợ.