Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam được không?

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam không chỉ được phép theo quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích như tăng tính chuyên nghiệp, mở rộng quan hệ quốc tế và nâng cao năng lực quản trị cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin về điều kiện pháp lý, thủ tục đăng ký và các lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp bổ nhiệm người nước ngoài làm người đại diện pháp luật tại Việt Nam.

Quy định về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò trung tâm trong việc xác lập và thực hiện các giao dịch nhân danh doanh nghiệp. Đây là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. 

Căn cứ, Khoản 1, Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm cụ thể như sau:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Điều kiện để Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam

Hiện nay pháp luật vẫn chấp thuận việc người nước ngoài làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để một cá nhân người nước ngoài đảm nhận vị trí người đại diện theo pháp luật, họ cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về năng lực hành vi và các quy định chuyên ngành. 

Đáp ứng về điều kiện lao động

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam ở vị trí người đại diện theo pháp luật thường kiêm nhiệm các chức danh quản lý như Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Do đó, họ phải tuân thủ các quy định về lao động dành cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo Điều 151, Bộ luật Lao Động 2019. Cụ thể:

Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng các điều kiện sau đây:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
• Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;
• Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;
• Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154 của Bộ luật Lao động 2019.

Lưu ý: Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn.

>>> Xem thêm: Phân biệt thông báo thay đổi và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Quy định về lưu trú

Luật Doanh nghiệp 2020 đặt ra yêu cầu cụ thể về việc cư trú đối với người đại diện theo pháp luật. Cụ thể, khoản 3, Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Quy định này nhằm bảo đảm sự hiện diện của người có thẩm quyền giải quyết các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước và đối tác tại Việt Nam.

Đối với người nước ngoài, “cư trú tại Việt Nam” được hiểu là việc họ có mặt thường xuyên tại Việt Nam và tuân thủ các quy định về xuất nhập cảnh, đăng ký tạm trú. Nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người này bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam. Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Việc ủy quyền này không làm mất đi trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Nếu quá thời hạn ủy quyền mà người đại diện chưa trở lại và không có ủy quyền khác, hoặc vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục cử người khác thay thế theo quy định tại Khoản 4 và Khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. 

Một số lưu ý từ chuyên gia khi lựa chọn Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam

Việc bổ nhiệm người nước ngoài làm đại diện pháp luật mang lại lợi thế về quản lý nhưng cũng đi kèm những thách thức về thủ tục hành chính. Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế quản trị nội bộ chặt chẽ để kiểm soát rủi ro khi người đại diện thường xuyên di chuyển giữa các quốc gia. Sự am hiểu về thủ tục hành chính liên quan đến thông tin cá nhân của người đại diện là yếu tố bắt buộc để duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

Các lưu ý này bao gồm:

• Thứ nhất, doanh nghiệp cần lưu ý về thủ tục cập nhật thông tin khi người đại diện thay đổi hộ chiếu. Theo Khoản 3 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin về số giấy tờ pháp lý của cá nhân (hộ chiếu) là nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi người đại diện gia hạn hoặc đổi hộ chiếu mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Đăng ký cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
• Thứ hai, vấn đề ủy quyền khi xuất cảnh cần được thực hiện nghiêm túc. Văn bản ủy quyền phải quy định rõ phạm vi, thời hạn và trách nhiệm của người được ủy quyền để tránh tranh chấp nội bộ hoặc vô hiệu hóa các giao dịch ký kết trong thời gian người đại diện vắng mặt.
• Thứ ba, doanh nghiệp cần lưu ý nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của người đại diện. Người nước ngoài cư trú tại Việt Nam chịu sự điều chỉnh của Luật Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Việc kê khai và quyết toán thuế cần được thực hiện chính xác để tránh rủi ro cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

Dịch vụ tư vấn về lựa chọn Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bổ nhiệm và quản lý người đại diện pháp luật là người nước ngoài. Chúng tôi thấu hiểu những vướng mắc về thủ tục hành chính và rào cản ngôn ngữ mà các nhà đầu tư nước ngoài thường gặp phải. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi cam kết mang lại sự an tâm tuyệt đối thông qua quy trình tư vấn chuyên nghiệp và hiệu quả.

Các hạng mục dịch vụ tiêu biểu bao gồm:

• Tư vấn chi tiết về điều kiện cư trú, năng lực hành vi và các tiêu chuẩn đối với người nước ngoài dự kiến đảm nhận vị trí người đại diện theo pháp luật.
• Hướng dẫn quy định về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và các chế độ bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người quản lý là người nước ngoài tại Việt Nam.
• Giải đáp các vướng mắc liên quan đến quyền và nghĩa vụ của người đại diện trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
• Soạn thảo trọn bộ hồ sơ cho thủ tục cấp Giấy phép lao động (Work Permit) hoặc hồ sơ xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
• Xây dựng hệ thống văn bản ủy quyền và quy chế hoạt động nội bộ dành cho người đại diện, đảm bảo tính tuân thủ chặt chẽ Luật Doanh nghiệp 2020, đặc biệt trong các trường hợp vắng mặt tại Việt Nam.
• Soạn thảo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp liên quan đến việc bổ nhiệm mới hoặc thay đổi thông tin hộ chiếu của người đại diện.
• Đại diện Quý khách hàng làm việc với cơ quan có thẩm quyền để thực hiện thủ tục xin cấp Thẻ tạm trú, gia hạn Visa và Giấy phép lao động cho người đại diện và thân nhân.
• Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh đối với các thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và đầu tư nước ngoài, Tư vấn Long Phan giúp Quý khách hàng tối ưu hóa quy trình quản trị, giảm thiểu rủi ro và tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu thẩm định hồ sơ ban đầu cho đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hoạt động.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về bổ nhiệm Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài tại Việt Nam.

Người nước ngoài cần đáp ứng những điều kiện lao động nào để làm người đại diện pháp luật tại Việt Nam?

Người nước ngoài cần đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trình độ chuyên môn, đủ sức khỏe, không có án tích và phải có giấy phép lao động (trừ trường hợp được miễn). 

Căn cứ pháp lý: Điều 151 Bộ luật Lao động 2019.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam không?

Có. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp chỉ có một người đại diện thì người này bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Người đại diện pháp luật duy nhất là người nước ngoài khi xuất cảnh khỏi Việt Nam cần làm thủ tục gì?

Khi xuất cảnh, người này phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam để thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Doanh nghiệp xử lý thế nào nếu người đại diện duy nhất vắng mặt quá 30 ngày mà không ủy quyền?

Trong trường hợp này, chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải thực hiện thủ tục cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 5 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020.

Khi người đại diện pháp luật đổi hộ chiếu mới, doanh nghiệp có cần đăng ký thay đổi nội dung với cơ quan nhà nước không?

Có. Vì số giấy tờ pháp lý là nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nên doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 3 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020.

Kết luận

Việc bổ nhiệm Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về doanh nghiệp, lao động và cư trú. Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật hồ sơ và thực hiện đúng các quy trình ủy quyền để bảo đảm tính liên tục trong điều hành. Để được hỗ trợ chi tiết về thủ tục và giải pháp tối ưu, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900636389.