Lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân

Lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về định danh chủ thể kinh doanh. Cơ chế chia sẻ dữ liệu quốc gia về dân cư tác động trực tiếp đến thủ tục hành chính thành lập tổ chức kinh tế. Quá trình thiết lập hồ sơ yêu cầu tính chính xác tuyệt đối đối với thông tin cá nhân của nhà đầu tư. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan phân tích chi tiết quy trình xử lý nghiệp vụ đối với trường hợp đặc thù này.

Lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân cần lưu ý điều gì?

Căn cứ tại Khoản 2 và 3 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về kê khai thông tin cá nhân trong thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân như sau:

• Đối với trường hợp người nộp hồ sơ không có số định danh cá nhân thì kèm theo hồ sơ phải có bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.
• Trường hợp không có số định danh cá nhân thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có yêu cầu kê khai thông tin cá nhân của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức, người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải kèm theo bản sao hộ chiếu hoặc hộ chiếu nước ngoài hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của cá nhân đó theo quy định.

Quy định này bảo đảm cơ quan đăng ký kinh doanh xác định chính xác nhân thân của chủ thể tham gia thành lập tổ chức kinh tế. Việc nộp đầy đủ bản sao giấy tờ định danh thay thế hợp lệ cấu thành điều kiện bắt buộc để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được cơ quan nhà nước thẩm định và chấp thuận.

>>> Xem thêm: Dịch Vụ Thay Đổi Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp Uy Tín

Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ Điều 10 Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được quy định như sau:

• Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt.
• Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
• Trường hợp giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung tiếng Việt được sử dụng để thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Việc tuân thủ quy định về ngôn ngữ bảo đảm tính pháp lý và sự thống nhất trong quá trình thẩm định hồ sơ hành chính. Nội dung bản dịch tiếng Việt đóng vai trò căn cứ duy nhất để cơ quan quản lý nhà nước ghi nhận chính xác thông tin pháp nhân lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Cơ quan nào chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ tại Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp như sau:

• Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.
• Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải bảo đảm và chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền hạn, nghĩa vụ của mình theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp.
• Cơ quan đăng ký kinh doanh không giải quyết tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông của công ty với nhau hoặc với tổ chức, cá nhân khác hoặc giữa doanh nghiệp với tổ chức, cá nhân khác.
• Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, biên bản họp, nghị quyết hoặc quyết định trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
• Doanh nghiệp có thể đồng thời thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp trong một bộ hồ sơ.

Như vậy, cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, tuy nhiên không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Thủ tục dừng thực hiện đăng ký doanh nghiệp

Dịch vụ tư vấn kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện cho nhà đầu tư trong quá trình thành lập và vận hành tổ chức kinh tế tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc quy định của Luật Doanh nghiệp và hệ thống nghị định hướng dẫn thi hành sẽ hướng dẫn Quý khách hàng xử lý các vướng mắc và lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân được xử lý triệt để.

Các hạng mục dịch vụ tư vấn Tư vấn Long Phan thực hiện cho Quý khách hàng bao gồm:

• Thẩm định tính hợp pháp và hướng dẫn chuẩn bị bản sao hộ chiếu thay thế cho chủ thể không có số định danh cá nhân.
• Soạn thảo toàn bộ danh mục hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm giấy đề nghị, điều lệ, danh sách cổ đông, quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật.
• Thực hiện dịch vụ dịch thuật công chứng các tài liệu bằng tiếng nước ngoài sang tiếng Việt bảo đảm tính chính xác về thuật ngữ pháp lý chuyên ngành.
• Nộp hồ sơ bản giấy và kê khai dữ liệu trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay cho nhà đầu tư.
• Theo dõi tiến độ thẩm định hồ sơ, nhận và bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc cho Quý khách hàng.

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc chưa đồng bộ dữ liệu dân cư thường phát sinh rào cản hành chính. Tư vấn Long Phan hỗ trợ Quý khách hàng phân tích cấu trúc vốn và đề xuất mô hình quản trị. Chúng tôi vận hành quy trình khép kín, bảo đảm tiến độ thẩm định hồ sơ của nhà đầu tư. Giải pháp tư vấn chuyên sâu giúp Quý khách hàng phòng ngừa rủi ro tranh chấp nội bộ từ điều lệ công ty. 

>>> Xem thêm: Thủ tục hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp của công ty TNHH MTV

Một số câu hỏi thường gặp về lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân

Dưới đây là các câu hỏi liên quan đến những lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân:

Nội dung dữ liệu cá nhân nào được hệ thống dân cư chia sẻ cho cơ quan cấp phép kinh doanh? 

Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia cung cấp các trường dữ liệu thiết yếu bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân và giới tính. Đồng thời, nền tảng này cũng trích xuất các thông tin về dân tộc, quốc tịch, nơi thường trú và nơi ở hiện tại của chủ thể. Quá trình chia sẻ dữ liệu này phục vụ trực tiếp công tác quản lý nhà nước, giúp cơ quan hành chính tra soát và lưu trữ hồ sơ pháp nhân một cách toàn diện. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 5 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Người đại diện theo pháp luật thứ hai của công ty cổ phần có chịu trách nhiệm về thông tin kê khai không? 

Trường hợp tổ chức kinh tế có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục đăng ký phải tự chịu trách nhiệm toàn bộ. Chủ thể này có nghĩa vụ bảo đảm việc kê khai hồ sơ nằm trong phạm vi quyền hạn và thực hiện đúng chức trách theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Các người đại diện khác không trực tiếp ký hồ sơ sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý đối với những nội dung thông tin hành chính bị kê khai sai lệch. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Nhà đầu tư có quyền gộp thủ tục thông báo thay đổi nội dung và hiệu đính thông tin pháp nhân cùng lúc không? 

Pháp luật hiện hành cho phép tổ chức kinh tế tích hợp nhiều yêu cầu hành chính vào trong cùng một bộ hồ sơ đăng ký kinh doanh. Cụ thể, doanh nghiệp có quyền đồng thời tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung, thông báo cập nhật, bổ sung và hiệu đính thông tin pháp nhân. Cơ chế cải cách thủ tục hành chính này giúp Quý khách hàng tối ưu hóa chi phí và rút ngắn thời gian chờ đợi kết quả thẩm định từ cơ quan quản lý nhà nước. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 6 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Cá nhân kê khai thông tin không trùng khớp với hệ thống dữ liệu quốc gia phải thực hiện nghĩa vụ gì? 

Khi phát hiện sự sai lệch giữa thông tin tự kê khai và dữ liệu lưu trữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, chủ thể nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm rà soát. Cá nhân đó mang nghĩa vụ pháp lý chủ động cập nhật, điều chỉnh lại các trường thông tin nhân thân để bảo đảm sự thống nhất tuyệt đối. Việc không tiến hành chuẩn hóa dữ liệu đúng quy định sẽ dẫn đến hệ quả cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Người nộp hồ sơ giấy tại cơ quan hành chính sử dụng tài liệu nào để xác thực nhân thân? 

Khi trực tiếp nộp bộ hồ sơ bằng bản giấy tại bộ phận một cửa, người thực hiện thủ tục bắt buộc phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. Cá nhân có quyền sử dụng thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân bản cứng hoặc ứng dụng định danh để cung cấp căn cước điện tử. Chuyên viên thụ lý sẽ căn cứ vào các tài liệu định danh này để đối chiếu danh tính, bảo đảm tính xác thực của người nộp hồ sơ trước khi cấp giấy biên nhận. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Phòng Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xác minh tính trung thực của văn bản họp hội đồng thành viên không? 

Cơ quan quản lý nhà nước chỉ thực hiện chức năng rà soát tính hợp lệ của hồ sơ dựa trên số lượng thành phần tài liệu và sự tuân thủ thể thức biểu mẫu pháp lý. Chuyên viên hành chính hoàn toàn không có thẩm quyền cũng như trách nhiệm thẩm định tính trung thực, chính xác của biên bản họp hay nội dung nghị quyết nội bộ. Nếu phát sinh hành vi kê khai khống hoặc giả mạo chữ ký, doanh nghiệp và người thành lập tự chịu trách nhiệm trước cơ quan bảo vệ pháp luật. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Khoản 3 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Hiểu rõ lưu ý khi kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không có số định danh cá nhân giúp bảo đảm tiến độ cấp phép tổ chức kinh tế. Nhà đầu tư phải tuân thủ nghiêm ngặt quy chuẩn ngôn ngữ hành chính và tính xác thực của tài liệu. Quý khách hàng cần hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh trọn gói, vui lòng liên hệ ngay đội ngũ chuyên viên tư vấn tại  Tư vấn Long Phan qua Hotline 1900636389 để nhận giải pháp ngay hôm nay.