Hướng dẫn lập bảng kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động cho doanh nghiệp

Kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động là quy trình quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuân theo các nguyên tắc an toàn lao động. Để thực hiện việc này, các công ty cần một bảng kiểm tra chi tiết và tuân thủ quy trình báo cáo kết quả kiểm tra. Phiếu kiểm tra, thanh tra và các quy trình thi hành sẽ giúp xác định sự tuân thủ với pháp luật lao động. Bài viết này sẽ hướng dẫn lập bảng kiểm tra để doanh nghiệp thực hiện kiểm tra và đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động.

Ý nghĩa của việc kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động

Kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động là quá trình đánh giá việc thực hiện các quy định pháp luật trong doanh nghiệp. Quá trình này giúp công ty phát hiện và khắc phục các vi phạm, đảm bảo quyền lợi người lao động. Việc kiểm tra tuân thủ còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH, tự kiểm tra việc thực hiện pháp luật lao động (sau đây gọi là tự kiểm tra) là hoạt động tự thu thập, phân tích, đánh giá việc chấp hành các quy định của pháp luật lao động của người sử dụng lao động tại nơi sản xuất, kinh doanh.

Tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH thì người sử dụng lao động phải tổ chức tự kiểm tra việc chấp hành pháp luật lao động tại cơ sở của mình ít nhất một (01) lần trong năm nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật lao động và có giải pháp cải tiến việc tuân thủ.

Thực hiện kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó giúp công ty nắm bắt tình hình thực hiện pháp luật lao động, từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời. Thứ hai, kiểm tra tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính do vi phạm pháp luật lao động. Ngoài ra, việc này còn góp phần nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường lao động.

Nội dung kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động

Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH thì nội dung tự kiểm tra được quy định bao gồm:

• Việc thực hiện báo cáo định kỳ;
• Việc tuyển dụng và đào tạo lao động;
• Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động;
• Việc đối thoại, thương lượng và ký kết thỏa ước lao động tập thể;
• Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi;
• Việc trả lương cho người lao động;
• Việc tổ chức, thực hiện công tác an toàn, vệ sinh lao động;
• Việc thực hiện các quy định đối với lao động nữ, lao động là người cao tuổi, lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, lao động là người nước ngoài;
• Việc xây dựng và đăng ký nội quy lao động; xử lý kỷ luật lao động, bồi thường trách nhiệm vật chất;
• Việc tham gia và trích đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế hàng tháng cho người lao động thuộc đối tượng phải tham gia;
• Việc giải quyết tranh chấp và khiếu nại về lao động;
• Nội dung khác mà người sử dụng lao động thấy cần thiết.

Nội dung tự kiểm tra cụ thể được thiết kế thành phiếu tự kiểm tra theo từng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh đăng trên trang thông tin điện tử. Căn cứ vào lĩnh vực sản xuất, kinh doanh chính, người sử dụng lao động lựa chọn một (01) hoặc nhiều phiếu tự kiểm tra làm nội dung tự kiểm tra.

Các bước lập bảng kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động

Thành lập đoàn tự kiểm tra

Việc thành lập đoàn tự kiểm tra là bước đầu tiên trong quá trình lập bảng kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động. Căn cứ thời gian và kế hoạch tự kiểm tra đã xác định, người sử dụng lao động thành lập đoàn tự kiểm tra. Thành phần đoàn tự kiểm tra gồm:

• Đại diện người sử dụng lao động làm trưởng đoàn;
• Thành viên đoàn là cán bộ lao động, tiền lương, cán bộ an toàn, vệ sinh lao động;
• Đại diện người lao động và thành phần khác có liên quan do người sử dụng lao động tự quyết định.

Đăng ký tài khoản

Đăng ký tài khoản là bước quan trọng trong quá trình lập bảng kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống quản lý của cơ quan chức năng để thực hiện việc tự kiểm tra và báo cáo kết quả. Việc đăng ký tài khoản giúp doanh nghiệp tiếp cận các công cụ và tài liệu hỗ trợ kiểm tra tuân thủ.

Tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH quy định, trang thông tin điện tử http://tukiemtraphapluatlaodong.gov.vn (sau đây gọi là trang thông tin điện tử) là địa chỉ truy cập trên môi trường mạng để liên kết, tích hợp, đăng tải các kênh thông tin, tài liệu, các ứng dụng và dịch vụ trong lĩnh vực lao động để người lao động, người sử dụng lao động khai thác, sử dụng.

Thực hiện việc kiểm tra

Đoàn tự kiểm tra tiến hành đối chiếu với các quy định pháp luật lao động hiện hành tương ứng theo từng nội dung tự kiểm tra để phân tích, so sánh và kết luận doanh nghiệp có tuân thủ pháp luật lao động hay không và đưa ra biện pháp khắc phục nội dung không tuân thủ (nếu có). Mẫu kết luận tự kiểm tra được đăng trên trang thông tin điện tử, được cập nhật thường xuyên khi có sự thay đổi của pháp luật lao động.

Đối với những nội dung cần phải đến hiện trường sản xuất, kinh doanh, nơi làm việc của người lao động thì đoàn tự kiểm tra đến để xem xét, kiểm tra, cần thiết có giải pháp khắc phục ngay những vi phạm (nếu có).

Tổng hợp kết quả thực hiện kiểm tra

Tổng hợp kết quả thực hiện kiểm tra là bước cuối cùng trong quá trình kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động. Đoàn kiểm tra cần phân tích và đánh giá các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra. Kết quả kiểm tra cần được tổng hợp thành báo cáo chi tiết, nêu rõ các điểm tuân thủ và không tuân thủ pháp luật lao động.

Hồ sơ tự kiểm tra gồm phiếu tự kiểm tra, kết luận tự kiểm tra, văn bản thành lập đoàn tự kiểm tra của doanh nghiệp và các tài liệu, hồ sơ phát sinh trong quá trình tự kiểm tra. Tất cả giấy tờ này phải được lưu giữ trong hồ sơ quản lý doanh nghiệp để làm căn cứ theo dõi, phân tích, đưa ra các chính sách, giải pháp nhằm nâng cao tuân thủ pháp luật lao động tại doanh nghiệp.

Việc thực hiện báo cáo kết quả tự kiểm tra được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Thứ nhất, người sử dụng lao động phối hợp với đại diện tập thể lao động tại cơ sở thực hiện báo cáo kết quả tự kiểm tra trực tuyến khi có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan Thanh tra nhà nước về lao động.
• Thứ hai, cơ sở sử dụng lao động, bao gồm cả chi nhánh, văn phòng đại diện có trụ sở tại địa phương, đơn vị đến thi công tại địa phương phải báo cáo tự kiểm tra pháp luật lao động trực tuyến với cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp và với Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi chi nhánh văn phòng đại diện, đơn vị thi công đang hoạt động.

Nội dung quy định tại Điều 6, 7 Thông tư 17/2018/TT-BLĐTBXH.

Dịch vụ tư vấn lao động cho doanh nghiệp

Dịch vụ tư vấn lao động là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật lao động. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, Long Phan có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm tra và bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động. Dịch vụ tư vấn lao động cho doanh nghiệp tại Long Phan cơ bản bao gồm các hoạt động sau:

• Cung cấp thông tin và giải pháp liên quan đến việc tuân thủ các quy định về pháp luật lao động
• thực hiện đánh giá tình trạng tuân thủ pháp luật lao động của doanh nghiệp
• Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan để đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
• Giúp doanh nghiệp xây dựng và áp dụng các chính sách nội bộ liên quan đến an toàn lao động, chế độ phúc lợi và quản lý nhân sự.
• Theo dõi và cập nhật các thay đổi về quy định pháp luật lao động để doanh nghiệp luôn duy trì sự tuân thủ.
• Hỗ trợ trong việc giải quyết các tranh chấp lao động nếu có

Kiểm tra tuân thủ pháp luật lao động cho doanh nghiệp giúp xác nhận việc thực hiện đúng các quy định về an toàn lao động và quyền lợi của người lao động. Quy trình này đảm bảo rằng công ty đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường sự tuân thủ. Để thực hiện hiệu quả, quý khách hàng có thể tham khảo dịch vụ tư vấn lao động của Long Phan.