Hướng dẫn xin giấy phép tổ chức sự kiện nhanh chóng

Tổng quan bài viết

Giấy phép tổ chức sự kiện là yếu tố để đảm bảo sự kiện diễn ra hợp pháp và suôn sẻ. Việc xin giấy phép đúng quy trình không chỉ tuân thủ các quy định của pháp luật mà còn tạo sự tin tưởng đối với khách tham dự và đối tác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xin giấy phép tổ chức sự kiện nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo sự kiện thành công như mong đợi.

Thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện
Thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện

Các loại hình sự kiện cần phải xin giấy phép

Theo quy định của pháp luật hiện nay, hầu hết các sự kiện đều phải xin giấy phép trước khi tổ chức.

Những chương trình, sự kiện phổ biến hiện nay cần xin giấy phép có thể kể đến như: buổi họp báo, chương trình biểu diễn thời trang, chương trình ca nhạc, sự kiện quảng bá sản phẩm,…Đối với những sự kiện nhở như: tiệc sinh nhật, đầy tháng, buổi họp liên hoan,… không cần phải xin giấy phép trước khi tổ chức.

Một số sự kiện cần thực hiện xin giấy phép
Một số sự kiện cần thực hiện xin giấy phép

Trình tự, thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện nhanh chóng

Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chính xác và đầy đủ theo quy định. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định sẽ rút ngắn thời gian xét duyệt và tăng khả năng được cấp phép. Các thành phần hồ sơ quy định chung cơ bản cần chuẩn bị:

  • Đơn đề nghị cấp phép tổ chức sự kiện;
  • Kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết;
  • Giấy tờ pháp lý của đơn vị tổ chức;
  • Hợp đồng thuê địa điểm (nếu có);
  • Phương án đảm bảo an ninh, an toàn;
  • Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện
  • Các văn bản thỏa thuận liên quan.

Tuy nhiên, đối với các trường trình cụ thể cần phải bổ sung thêm hồ sơ theo yêu cầu của chương trình đó. Sau đây, có thể kể đến một số hồ sơ của một chương trình:

1. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép biểu diễn nghệ thuật:

  • Văn bản đề nghị tổ chức biểu diễn nghệ thuật;
  • Kịch bản, danh mục tác phẩm gắn với tác giả, người chịu trách nhiệm chính về nội dung chương trình (đối với tác phẩm nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Việt có chứng thực chữ ký người dịch).

CSPL: Khoản 3, Điều 10 Nghị định 144/2020/NĐ-CP.

2. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh:

  • Đơn đề nghị cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh tại Việt Nam;
  • Danh sách tác phẩm bằng tiếng Việt (ghi rõ số thứ tự tác phẩm, tên tác phẩm, tên tác giả, chất liệu, kích thước, số lượng);
  • Ảnh sẽ triển lãm có chú thích: Ảnh in trên giấy kích thước nhỏ nhất 13 x 18 cm hoặc ghi vào đĩa CD (đối với trường hợp nộp trực tiếp/nộp qua bưu chính), ảnh định dạng JPG hoặc PDF (đối với trường hợp nộp qua môi trường điện tử);
  • Đối với trường hợp tổ chức triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh tại các địa điểm không phải là nhà triển lãm phải có văn bản đồng ý của chủ địa điểm tổ chức triển lãm;
  • Đối với các tác phẩm nhiếp ảnh khỏa thân lộ rõ danh tính phải có văn bản thỏa thuận giữa người chụp ảnh và người được chụp về nội dung chụp, thời gian và phạm vi công bố tác phẩm.

CSPL: khoản 3 Điều 11 Nghị định 72/2016/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 1 Nghị định 89/2023/NĐ-CP

3. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép tổ chức hợp báo, bao gồm:

  • Đơn xin phép họp báo thể hiện rõ các nội dung gồm: Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung;
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng);
  • Các giấy tờ có liên quan đến buổi họp báo.

CSPL: Điều 41, Luật Báo chí 2016.

Thủ tục tiến hành

Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nộp đầy đủ hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Các cơ quan sau đây có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Tùy thuộc vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó

Ví dụ:

Sự kiện triển lãm nhiếp ảnh: gửi đến Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch hoặc Sở Văn hóa, thể thao và du lịch, tùy vào từng sự kiện cụ thể;

Tổ chức sự kiện họp báo:

  • Đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc Trung ương thì gửi thông báo đến Bộ Thông tin và truyền thông.
  • Đối với cơ quan, tổ chức khác và công dân thì gửi thông báo đến UBND cấp tỉnh nơi dự kiến tổ chức họp báo.

Tổ chức biểu diễn nghệ thuật:

  • Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch thực hiện cấp giấy phép trong khuôn khổ hợp tác quốc tế
  • UBND cấp tỉnh cấp giấy phép đối với các sự kiện được tổ chức trên địa bàn quản lý

Bước 2: Thẩm định và xử lý hồ sơ

Tùy thuộc vào từng sự kiện và chương trình tổ chức sẽ có sự khác nhau nhất định về thời hạn cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Cụ thể có thể kể đến như:

Sự kiện triển lãm nhiếp ảnh: Trong vòng 07 ngày làm việc tính từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ

Tổ chức sự kiện họp báo: Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm trả lời trong thời hạn 24 giờ tính đến thời điểm dự định tổ chức họp báo

Tổ chức biểu diễn nghệ thuật: trong vòng 05 ngày làm việc tính từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ, cơ quan thẩm quyền tiến hành thẩm định và cấp văn bản chấp thuận cho tổ chức biểu diễn nghệ thuật

Một số lưu ý quan trọng khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Trong quá trình xin giấy phép tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức cần lưu ý những nội dung sau đây để quá trình thực hiện đạt được hiệu quả như mong đợi:

  1. Thời gian nộp hồ sơ trước ngày tổ chức sự kiện: Các tổ chức, cá nhân phải nộp hồ sơ xin phép ít nhất 10-15 ngày trước ngày diễn ra sự kiện, tùy vào quy mô và tính chất của sự kiện. Điều này giúp cơ quan chức năng có đủ thời gian kiểm tra và xét duyệt các thủ tục liên quan;
  2. Điều kiện về địa điểm tổ chức: Địa điểm tổ chức sự kiện phải đảm bảo an toàn về cơ sở vật chất, có giấy phép sử dụng cho mục đích tổ chức sự kiện công cộng. Đặc biệt, địa điểm cần đáp ứng các tiêu chuẩn về vệ sinh, phòng chống thiên tai, và có phương án dự phòng khi gặp điều kiện thời tiết xấu.
  3. Yêu cầu về an ninh, phòng cháy chữa cháy: Đơn vị tổ chức sự kiện phải phối hợp với công an địa phương để đảm bảo an ninh trật tự trong suốt sự kiện. Bên cạnh đó, phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện phòng cháy chữa cháy, có lối thoát hiểm rõ ràng và kiểm tra an toàn PCCC trước khi diễn ra sự kiện.
Một số quy định cần lưu ý
Một số quy định cần lưu ý

Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện trọn gói tại Long Phan

Tại Long Phan chúng tôi cung cấp dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện trọn gói với sự chuyên nghiệp chúng tôi sẽ đồng hành cùng Quý khách hàng trong xuyên suốt quá trình thực hiện xin cấp phép.

Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

  • Tư vấn các sự kiện cần thực hiện xin cấp tổ chức với quan cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
  • Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của từng trường hợp xin giấy phép cụ thể;
  • Hướng dẫn trình tự, thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện;
  • Đại diện khách hàng thực hiện xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện;
  • Giải đáp các thắc mắc của khách hàng trong xuyên suốt quá trình xin cấp phép.

Với dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện trọn gói, Long Phan cam kết đồng hành cùng Quý khách hàng trong suốt quy trình thực hiện. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ Quý khách để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, chính xác. Nếu Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu hãy liên hệ ngay với Long Phan qua Hotline: 0906735386 để được tư vấn chi tiết và hiệu quả nhất.