Hướng dẫn Lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp

Hướng dẫn Lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp là nội dung quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động hiện hành. Việc lập và quản lý sổ lao động đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình nhân sự, đảm bảo quyền lợi người lao động, mà còn là cơ sở cần thiết khi thanh tra lao động, giải quyết tranh chấp và thực hiện các thủ tục về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.

Cần lập sổ quản lý lao động khi nào?

Sổ quản lý lao động là một tài liệu của doanh nghiệp có chức năng ghi chép lại toàn bộ thông tin của nhân viên đang làm việc tại công ty.

Theo Khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động và xuất trình cho cơ quan nhà nước khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Như vậy, nghĩa vụ lập sổ quản lý lao động áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.

Ngoài ra, phạm vi áp dụng bao gồm người lao động tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp, không phân biệt loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn hay thời vụ).

Việc lập sổ quản lý lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, theo dõi biến động lao động, và làm cơ sở cho việc giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh.

Hướng dẫn Lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp đúng chuẩn

Việc lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp gồm những nội dung như sau:

Nội dung sổ quản lý lao động

Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản về người lao động, bao gồm:

• Họ tên;
• Giới tính;
• Ngày tháng năm sinh;
• Quốc tịch;
• Nơi cư trú;
• Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
• Bậc trình độ kỹ năng nghề;
• Vị trí việc làm;
• Loại hợp đồng lao động;
• Thời điểm bắt đầu làm việc;
• Tham gia bảo hiểm xã hội;
• Tiền lương;
• Nâng bậc, nâng lương;
• Số ngày nghỉ trong năm;
• Số giờ làm thêm;
• Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
• Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
• Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin trên của người lao động kể từ ngày họ bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Việc ghi chép đầy đủ thông tin giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác quá trình làm việc và thực hiện nghĩa vụ với người lao động.

Mẫu sổ quản lý lao động mới nhất

Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sổ quản lý lao động có thể được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn lập sổ quản lý lao động bằng Excel vì tính linh hoạt và dễ cập nhật. Mẫu sổ quản lý lao động trên Excel cần thiết kế các cột thông tin tương ứng với các nội dung bắt buộc đã được quy định.

Để đảm bảo tính pháp lý, mẫu sổ quản lý lao động cần có phần xác nhận của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đối với sổ điện tử, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp bảo mật dữ liệu và sao lưu định kỳ để tránh mất mát thông tin.

>>> CLICK TẢI NGAY: MẪU SỔ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG MỚI NHẤT

Những lưu ý khi lập sổ quản lý lao động

Khi lập sổ quản lý lao động, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều như sau:

• Khi lập sổ quản lý lao động, doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Việc chậm trễ hoặc không lập sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt theo Điểm đ Khoản 1 Điều 7 Nghị định 28/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 1-3 triệu đồng;
• Theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Bộ luật lao động 2019, doanh nghiệp phải xuất trình sổ quản lý lao động khi Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, thanh tra Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và các cơ quan liên quan yêu cầu;
• Theo Khoản 1 Điều số 7 Thông tư 23/2024/TT – BLĐTBXH, doanh nghiệp cần lưu trữ sổ quản lý lao động trong thời gian tối thiểu 3 năm sau khi người lao động chấm dứt hợp đồng. Việc lưu trữ này áp dụng cho cả sổ giấy và sổ điện tử.

Như vậy, khi lập và sử dụng hồ sơ quản lý lao động cần chú ý đến một số quy định như trên để có thể hạn chế các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

Dịch vụ tư vấn, hướng dẫn Lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn, hướng dẫn lập sổ quản lý lao động toàn diện cho doanh nghiệp với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật Doanh nghiệp. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

• Tư vấn quy định pháp luật về sổ quản lý lao động;
• Hướng dẫn nội dung và cách lập sổ;
• Cung cấp mẫu sổ quản lý lao động;
• Tư vấn xử lý vi phạm liên quan đến sổ quản lý lao động;
• Hỗ trợ khai trình lao động.

Trên đây là một số hạng mục mà Tư vấn Long Phan cung cấp cho Quý khách khi Quý khách sử dụng dịch vụ tư vấn, hướng dẫn Lập sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp. Các hạng mục dịch vụ trên có thể thay đổi tùy vào yêu cầu và trường hợp cụ thể của Quý khách, hãy liên ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về các gói dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp chuyên sâu.

Một số câu hỏi thường gặp về Sổ quản lý lao động

Sau đây chúng tôi xin cung cấp một số câu hỏi phổ biến về Sổ quản lý lao động đối với doanh nghiệp mà Quý khách đang quan tâm.

Khi nào một doanh nghiệp cần thiết lập sổ quản lý lao động?

Sổ quản lý lao động phải được thiết lập trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.

Những hình phạt tiềm ẩn nào cho việc không lập hoặc không xuất trình sổ quản lý lao động theo yêu cầu?

Việc không thiết lập sổ quản lý lao động hoặc không xuất trình khi được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu có thể dẫn đến mức phạt tiền từ 1 đến 3 triệu đồng.

Doanh nghiệp phải lưu giữ sổ quản lý lao động trong bao lâu?

Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu giữ sổ quản lý lao động tối thiểu 3 năm sau khi hợp đồng lao động của người lao động chấm dứt. Quy định này áp dụng cho cả sổ giấy và sổ điện tử.

Sổ quản lý lao động có thể được duy trì dưới dạng điện tử không?

Có, sổ quản lý lao động có thể được duy trì ở dạng giấy hoặc điện tử, tùy thuộc vào nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đối với sổ điện tử, các biện pháp bảo mật dữ liệu và sao lưu thường xuyên là rất cần thiết.

Có mẫu cụ thể nào bắt buộc phải sử dụng cho sổ quản lý lao động không?

Mặc dù Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định các thông tin bắt buộc, nhưng không có mẫu cụ thể nào được quy định. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế sổ, đảm bảo bao gồm tất cả các trường thông tin bắt buộc. Bảng tính Excel là một lựa chọn phổ biến và linh hoạt.

Những thông tin nào liên quan đến tai nạn lao động cần được ghi chép?

Thông tin chi tiết về tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp mà người lao động gặp phải, cùng với thời điểm xảy ra, phải được ghi lại trong sổ quản lý lao động.

Kết luận

Lập sổ quản lý lao động là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của mọi doanh và việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các chế tài xử phạt mà còn hỗ trợ công tác quản lý nhân sự hiệu quả. Tư vấn Long Phan sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ, xin vui lòng liên hệ hotline: 1900636389 để được hỗ trợ.