Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm các tài liệu pháp lý cần thiết khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Quy trình này đòi hỏi việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo từng loại hình doanh nghiệp: công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết các thành phần hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành.

Khi nào thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện pháp luật?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật khi có sự thay đổi về cá nhân đại diện cho doanh nghiệp. Căn cứ Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Việc thay đổi này thuộc nội dung đăng ký doanh nghiệp, được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020.

Các trường hợp phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

• Khi có nghị quyết, quyết định của cấp có thẩm quyền về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Khi người đại diện theo pháp luật hiện tại không đáp ứng điều kiện theo quy định.
• Khi người đại diện theo pháp luật hiện tại từ nhiệm, bị miễn nhiệm.
• Khi người đại diện theo pháp luật chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù hoặc các trường hợp bất khả kháng khác.
• Khi doanh nghiệp quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật. 

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi, tuân thủ quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020. Việc không thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi đúng thời hạn có thể dẫn đến chế tài xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp, hồ sơ thay đổi người đại diện cũng khác nhau:

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần

Theo khoản 1 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần bao gồm các tài liệu cụ thể. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, tránh bị trả lại hồ sơ. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trước khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH, công ty cổ phần bao gồm:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới.
• Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên.
• Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần (trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty).
• Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần (trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật) theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Văn bản uỷ quyền và bản sao y giấy tờ pháp lý của người được uỷ quyền trong trường hợp uỷ quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ. 

Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới bao gồm một trong các giấy tờ sau: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam; Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực đối với người nước ngoài.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh

Theo quy định tại khoản 1 Điều 184 Luật Doanh nghiệp 2020, các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh. Do đó, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng nghĩa với việc thay đổi thành viên hợp danh của công ty. Quy trình này tuân thủ các quy định về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh và tiếp nhận thành viên hợp danh mới theo Điều 185 và Điều 186 Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ thay đổi thành viên hợp danh bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. 
• Danh sách thành viên công ty hợp danh theo quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn. 
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới. 
• Văn bản uỷ quyền và bản sao y giấy tờ pháp lý của người được uỷ quyền trong trường hợp uỷ quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ. 

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Căn cứ pháp lý cho thủ tục này là Điều 49 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân

Theo quy định tại khoản 3 Điều 190 Luật Doanh nghiệp 2020, chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân. Vì vậy, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật chính là thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân. Điều 54 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục này.

Hồ sơ thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người bán, người tặng cho và người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân (đối với trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp tư nhân); hoặc chữ ký của người thừa kế (đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết). 
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, người thừa kế. 
• Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán (trong trường hợp bán doanh nghiệp tư nhân); hợp đồng tặng cho (trong trường hợp tặng cho doanh nghiệp tư nhân); bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế (trong trường hợp thừa kế). 
• Văn bản uỷ quyền và bản sao y giấy tờ pháp lý của người được uỷ quyền trong trường hợp uỷ quyền cho cá nhân khác nộp hồ sơ. 

Trong trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân bán, tặng cho doanh nghiệp hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân chết, người mua, người được tặng cho, người thừa kế phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Doanh nghiệp cần làm gì sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc tiếp theo để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và hoạt động kinh doanh được liên tục. Các công việc này giúp cập nhật thông tin người đại diện mới với các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác kinh doanh và trong nội bộ doanh nghiệp.

Các công việc doanh nghiệp cần thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật bao gồm:

• Thông báo công khai về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020; 
• Đăng ký thay đổi chữ ký mẫu tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản; 
• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật với cơ quan thuế; 
• Cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới trên hóa đơn, chứng từ, giấy tờ giao dịch của doanh nghiệp; 
• Thông báo cho đối tác, khách hàng về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật; 
• Thực hiện thủ tục ủy quyền (nếu cần) cho người đại diện theo pháp luật mới; 

Việc thực hiện đầy đủ các công việc trên giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động kinh doanh và đảm bảo tính liên tục trong các giao dịch với đối tác, cơ quan nhà nước.

Dịch vụ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ đúng quy định, đảm bảo tiến độ và kết quả thủ tục.

Dịch vụ thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan bao gồm:

• Tư vấn quy trình, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
• Hỗ trợ soạn thảo các tài liệu, biểu mẫu trong hồ sơ thay đổi.
• Kiểm tra, rà soát hồ sơ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ theo quy định.
• Thực hiện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Nhận và bàn giao kết quả cho doanh nghiệp.
• Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các công việc tiếp theo sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, Tư vấn Long Phan cam kết mang đến dịch vụ chất lượng, hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Một số câu hỏi thường gặp

Dưới đây là các câu hỏi thường gặp về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, xin mời tham khảo:

Thời hạn quy định để đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là bao lâu?

Doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có quyết định thay đổi.

Điều gì xảy ra nếu doanh nghiệp không đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đúng thời hạn?

Việc không thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi đúng thời hạn có thể dẫn đến chế tài xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Những giấy tờ pháp lý nào được chấp nhận cho người đại diện theo pháp luật mới?

Các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới bao gồm một trong các giấy tờ sau: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam; Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực đối với người nước ngoài.

Khi thay đổi người đại diện pháp luật của công ty hợp danh cần lưu ý điều gì?

Theo quy định pháp luật thì thành viên hợp danh sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh, vì vậy khi thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng nghĩa với việc thay đổi thành viên hợp danh của công ty.

Trong trường hợp chủ của doanh nghiệp tư nhân mất thì ai sẽ là người đại diện theo pháp luật mới?

Trong trường hợp đó thì người thừa kế hợp pháp của chủ doanh nghiệp tư nhân sẽ là người đại diện theo pháp luật mới.

Ngoài cơ quan đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp còn cần thông báo với những cơ quan nào về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Ngoài cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp còn cần thông báo cho ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản và cơ quan thuế.

Hồ sơ thay đổi người đại diện của công ty cổ phần có gì khác biệt so với công ty TNHH 2 thành viên?

Khác biệt chính là công ty cổ phần cần nộp Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị. Công ty TNHH 2 thành viên cần Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của hội đồng thành viên.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật có làm thay đổi con dấu của công ty hay không?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không tự động làm thay đổi con dấu của công ty. Nếu cần, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi mẫu dấu riêng.

Kết luận

Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ, chính xác các tài liệu theo quy định của pháp luật. Quý khách hàng cần tư vấn, hỗ trợ về thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline 0906735386 để được hướng dẫn chi tiết, đảm bảo quá trình thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.