Người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam thì phải làm sao?

Người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam là sự cố nghiêm trọng gây ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chỉ đạo, điều hành và xác lập giao dịch của doanh nghiệp. Tình huống này đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với chủ sở hữu và Hội đồng quản trị trong việc thực hiện thủ tục cử nhân sự thay thế nhằm duy trì tính liên tục của hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây của Tư vấn Long Phan sẽ phân tích chi tiết quy trình xử lý và hồ sơ cần thiết theo quy định hiện hành.

Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò trung tâm trong cơ cấu tổ chức quản lý, là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Quy định về địa vị, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn của chức danh này được ghi nhận cụ thể tại Luật Doanh nghiệp 2020, tạo hành lang cho việc vận hành bộ máy quản trị. Việc nắm vững các quy định này giúp Quý khách hàng xác định rõ hệ quả khi người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam.

Căn cứ tại Khoản 1, Điều 13, Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật có các nghĩa vụ cốt lõi sau đây nhằm đảm bảo lợi ích tối cao của công ty:

• Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Bên cạnh đó, người đại diện theo pháp luật còn là đại diện của doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án. Do đó, khi người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam, doanh nghiệp sẽ mất đi “tiếng nói” pháp lý chính thức trong các quan hệ tố tụng và giao dịch thương mại. 

>>> Xem thêm: Phân biệt thông báo thay đổi và đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Trường hợp Người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam thì phải làm như thế nào?

Việc người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam đặt ra yêu cầu pháp lý buộc doanh nghiệp phải có phương án nhân sự thay thế ngay lập tức để tránh tình trạng “vô chủ” trong việc điều hành doanh nghiệp. Quý khách hàng cần căn cứ vào Điều lệ công ty và quy định pháp luật để tiến hành thủ tục bầu, bổ nhiệm lại người đại diện mới.

Trường hợp đối với công ty cổ phần

Đối với loại hình công ty cổ phần, cơ cấu quản trị có sự phân tách rõ ràng giữa quyền sở hữu và quyền quản lý, do đó quy trình xử lý khi nhân sự cấp cao vướng vào vòng lao lý tương đối chặt chẽ. Theo quy định tại Khoản 5, Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật và người này bị tạm giam, Hội đồng quản trị có thẩm quyền cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

Quy định này giúp công ty cổ phần phản ứng nhanh chóng, không nhất thiết phải đợi triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường vốn tốn kém nhiều thời gian và thủ tục.

Quy trình thực hiện tại công ty cổ phần khi người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam thường diễn ra theo các bước sau:

• Triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị khẩn cấp để thông qua nghị quyết về việc miễn nhiệm người đại diện cũ và bổ nhiệm người đại diện mới.
• Đối với trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm người đại diện theo pháp luật bị tạm giam, các thành viên còn lại sẽ bầu một người trong số các thành viên giữ chức Chủ tịch tạm thời hoặc bầu mới theo quy định tại Điều lệ.
• Trong một số trường hợp đặc biệt liên quan đến tố tụng, Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp trong vụ án.

Trường hợp đối với Công ty TNHH

Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu tỷ lệ vốn góp theo quy định tại Điều lệ có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên. Cuộc họp cần tiến hành biểu quyết để thông qua hai nội dung chính: miễn nhiệm người đang bị tạm giam và bổ nhiệm nhân sự mới.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên về vấn đề này cần đạt tỷ lệ phiếu bầu tán thành theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 59 Luật Doanh nghiệp 2020 (thường là 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp, trừ trường hợp Điều lệ quy định khác).

Đối với Công ty TNHH một thành viên, Chủ sở hữu công ty sẽ ra quyết định bằng văn bản về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp Chủ sở hữu công ty là cá nhân và đồng thời là người đại diện theo pháp luật bị tạm giam, việc ủy quyền hoặc xử lý phần vốn góp và quyền quản lý sẽ phức tạp hơn và cần tuân thủ các quy định về giám hộ hoặc ủy quyền dân sự liên quan đến tài sản, đảm bảo tuân thủ Khoản 3, Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020 về duy trì người đại diện cư trú tại Việt Nam. 

Ngoài ra theo quy định tại Khoản 6, Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020 đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

>>> Xem thêm: Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam được không?

Nghĩa vụ thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khi thay đổi người đại diện theo Pháp luật

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 30, Luật Doanh nghiệp 2020 Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khi có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật, đây là yêu cầu bắt buộc. 

Căn cứ tại Điều 28, Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin về người đại diện là nội dung pháp lý cốt lõi được ghi nhận trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc chậm trễ thực hiện thủ tục này không chỉ khiến giao dịch của người đại diện mới bị vô hiệu với bên thứ ba mà còn dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính.

Quý khách hàng cần phân biệt rõ ràng giữa “Thông báo thay đổi” và “Đăng ký thay đổi” để chuẩn bị hồ sơ chính xác:

Tính chất thủ tục: Thay đổi người đại diện thuộc nhóm thủ tục “Đăng ký thay đổi”. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, thay vì chỉ cấp Giấy xác nhận như thủ tục thông báo.

Thời hạn thực hiện: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có quyết định thay đổi nhân sự.

Thành phần hồ sơ: Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật sẽ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 43, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;

• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020.

Dịch vụ tư vấn và hỗ trợ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp giải pháp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khủng hoảng nhân sự cấp cao, đặc biệt trong các tình huống nhạy cảm như người đại diện pháp luật bị tạm giam. Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi am hiểu sâu sắc các quy định, cam kết đồng hành cùng Quý khách hàng để kiện toàn bộ máy tổ chức nhanh chóng và đúng luật.

Các hạng mục dịch vụ chuyên nghiệp tại Tư vấn Long Phan bao gồm:

• Phân tích chi tiết tình trạng của doanh nghiệp khi người đại diện theo pháp luật bị tạm giam để xác định thẩm quyền và quy trình xử lý đúng luật.
• Tư vấn phương án nhân sự thay thế phù hợp với cơ cấu tổ chức, đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Điều lệ công ty.
• Hướng dẫn trình tự tổ chức cuộc họp (Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông) để thông qua nghị quyết miễn nhiệm và bổ nhiệm người đại diện mới hợp lệ.
• Soạn thảo toàn bộ thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định mới nhất.
• Chuẩn bị các văn bản nội bộ bắt buộc bao gồm: Biên bản họp, Nghị quyết/Quyết định của cấp có thẩm quyền, và Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Rà soát và hoàn thiện các văn bản giải trình hoặc tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của người đại diện mới để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ ngay lần nộp đầu tiên.
• Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với chuyên viên tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính.
• Theo dõi sát sao quá trình thẩm định hồ sơ, chủ động giải quyết các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có) từ cơ quan nhà nước.
• Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, bàn giao tận nơi cho Quý khách và tư vấn các nghĩa vụ công bố thông tin, thông báo thuế, ngân hàng sau khi thay đổi.

Sự khác biệt của Tư vấn Long Phan nằm ở khả năng xử lý các hồ sơ khó, hồ sơ cần thực hiện gấp để đáp ứng yêu cầu cấp bách của doanh nghiệp. Do đó, quy trình dịch vụ được thiết kế tinh gọn, bảo mật tuyệt đối và tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, mang lại sự an tâm tối đa cho Quý khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về giải quyết hậu quả khi người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam.

Công ty cổ phần chỉ có một người đại diện theo pháp luật bị tạm giam thì ai có quyền cử người thay thế?

Trong trường hợp này, Hội đồng quản trị có thẩm quyền cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty để duy trì hoạt động. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 5, Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020.

Đối với công ty TNHH hai thành viên, nếu thành viên làm người đại diện pháp luật bị tạm giam thì xử lý thế nào?

Thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về nhân sự thay thế. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 6, Điều 12, Luật Doanh nghiệp 2020.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục “Thông báo” hay “Đăng ký thay đổi”?

Đây là thủ tục “Đăng ký thay đổi” nội dung đăng ký doanh nghiệp vì thông tin người đại diện được ghi nhận trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 30 và Điều 28, Luật Doanh nghiệp 2020.

Thời hạn doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện pháp luật là bao lâu?

Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có quyết định thay đổi. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 2, Điều 30, Luật Doanh nghiệp 2020.

Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

Hồ sơ bao gồm: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi; Bản sao/bản chính Nghị quyết hoặc Quyết định của cấp có thẩm quyền (HĐTV/HĐQT/ĐHĐCĐ) và bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới. 

Căn cứ pháp lý: Khoản 1, Điều 43, Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

Kết luận

Việc giải quyết hậu quả khi người đại diện pháp luật của công ty bị tạm giam đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về Luật Doanh nghiệp và quy trình tố tụng. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện để duy trì tính liên tục trong quản lý. Để được hỗ trợ thủ tục trọn gói và xử lý hồ sơ nhanh chóng, Quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay Hotline 1900636389 của Tư vấn Long Phan.