Thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài

Thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài được quy định tại Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025 của Bộ Nội vụ. Doanh nghiệp dịch vụ phải thực hiện đúng trình tự, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành. Thời hạn giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện, thủ tục và trình tự thực hiện đăng ký hoạt động này.

Đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài tại đâu?

Theo quy định tại điểm g Tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV 2025, Doanh nghiệp dịch vụ thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thẩm quyền xem xét, thẩm định và cấp văn bản chấp thuận cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn địa điểm nộp hồ sơ phụ thuộc vào vị trí địa lý trụ sở chính của doanh nghiệp dịch vụ.

Cách thức nộp hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài bao gồm ba phương thức: trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phù hợp với điều kiện và khả năng của mình. Phương thức trực tiếp cho phép doanh nghiệp tương tác trực tiếp với cán bộ tiếp nhận, giải đáp thắc mắc ngay tại thời điểm nộp hồ sơ. Phương thức trực tuyến tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho doanh nghiệp. Phương thức qua dịch vụ bưu chính phù hợp với doanh nghiệp có trụ sở ở xa trung tâm hành chính.

>>> Xem thêm: Tuyển dụng người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài

Điều kiện cần đáp ứng

Doanh nghiệp dịch vụ phải duy trì các điều kiện quy định tại Điều 10 của Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020, các điều kiện này bao gồm:

• Có vốn điều lệ từ 05 tỷ đồng trở lên; có chủ sở hữu, tất cả thành viên, cổ đông là nhà đầu tư trong nước theo quy định của Luật Đầu tư 2020
• Đã ký quỹ theo quy định tại Điều 24 của Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài 2020;
• Có người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam, trình độ từ đại học trở lên và có ít nhất 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng hoặc dịch vụ việc làm; không thuộc diện đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; không có án tích về một trong các tội xâm phạm an ninh quốc gia, các tội xâm phạm tính mạng, sức khỏe, nhân phẩm, danh dự của con người, tội lừa đảo chiếm đoạt tài sản, tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản, tội quảng cáo gian dối, tội lừa dối khách hàng, tội tổ chức, môi giới cho người khác xuất cảnh, nhập cảnh hoặc ở lại Việt Nam trái phép, tội tổ chức, môi giới cho người khác trốn đi nước ngoài hoặc ở lại nước ngoài trái phép, tội cưỡng ép người khác trốn đi nước ngoài hoặc ở lại nước ngoài trái phép;
• Có đủ số lượng nhân viên nghiệp vụ thực hiện các nội dung quy định tại Điều 9 của Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài 2020;
• Có cơ sở vật chất của doanh nghiệp hoặc được doanh nghiệp thuê ổn định để đáp ứng yêu cầu giáo dục định hướng cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
• Có trang thông tin điện tử.

Bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện nêu trên Quý khách hàng còn cần đáp ứng những điều kiện cụ thể tại điểm l, tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV 2025 bao gồm:

1. Đang thực hiện hợp đồng cung ứng lao động Việt Nam đi làm việc tại nước tiếp nhận.
2. Có đủ số lượng nhân viên nghiệp vụ để thực hiện nội dung hoạt động và đáp ứng tiêu chuẩn sau:

• Có ít nhất 01 nhân viên nghiệp vụ thực hiện hoạt động tìm kiếm, phát triển thị trường lao động ngoài nước có năng lực ngoại ngữ phù hợp với nước tiếp nhận lao động và ít nhất 01 năm kinh nghiệm về đưa người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước tiếp nhận;
• Có ít nhất 01 nhân viên nghiệp vụ thường trực ở nước ngoài để thực hiện hoạt động quản lý người lao động, có năng lực ngoại ngữ phù hợp với nước tiếp nhận lao động và ít nhất 01 năm kinh nghiệm về đưa người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước tiếp nhận;
• Có ít nhất 01 nhân viên nghiệp vụ thực hiện hoạt động giáo dục định hướng có ít nhất 01 năm kinh nghiệm về đưa người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước tiếp nhận.

1. Phải bảo đảm người lao động đã có kinh nghiệm làm giúp việc gia đình ở nước ngoài hoặc có kiến thức làm giúp việc gia đình và trình độ ngoại ngữ đáp ứng yêu cầu của bên nước ngoài tiếp nhận lao động theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (nay là Bộ Nội vụ).

>>> Xem thêm: Trách nhiệm của người sử dụng lao động nước ngoài sử dụng lao động Việt Nam

Quy định về thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài

Để tiến hành thủ tục đăng ký hoạt động theo đúng quy định pháp luật, tổ chức hoặc cá nhân cần nắm rõ các bước thực hiện và cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận. Sau khi xác định rõ quy trình, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác là yếu tố quan trọng nhằm bảo đảm thủ tục được giải quyết nhanh chóng, hạn chế rủi ro phát sinh. 

Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài bao gồm các tài liệu theo quy định tại điểm c tiểu mục 5 Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025. 

Các thành phần này bao gồm:

• Văn bản đề nghị (theo Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 112/2021/NĐ-CP);
• 01 bản sao văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ; 01 bản sao giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc (hợp đồng lao động, văn bản chấm dứt hợp đồng lao động hoặc quá trình tham gia bảo hiểm xã hội hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm của nơi đã làm việc) của nhân viên nghiệp vụ.

>>> Xem thêm: Mẫu số 10-Nghị định số 112/2021/NĐ-CP.

Các bước thực hiện việc đăng ký

Theo quy định tại điểm a tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025 trình tự thực hiện việc đăng ký được tiến hành qua các bước sau đây:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp dịch vụ nộp 01 bộ hồ sơ. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc qua dịch vụ bưu chính đến địa chỉ của cơ quan này. Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ được nộp đến đúng địa chỉ, đúng bộ phận tiếp nhận để tránh việc chuyển hồ sơ qua nhiều khâu, gây mất thời gian.

Bước 2: Thẩm định hồ sơ và tiến hành cấp phép

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét hồ sơ và có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận. Cơ quan này có thẩm quyền quyết định việc chấp thuận để doanh nghiệp tham gia hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc giúp việc gia đình ở nước ngoài. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, đáp ứng điều kiện, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ cấp văn bản chấp thuận và thông báo cho Bộ Nội vụ về việc này.

Trong trường hợp không chấp thuận, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Doanh nghiệp có thể khắc phục các vấn đề được nêu trong văn bản trả lời, bổ sung tài liệu hoặc điều chỉnh điều kiện để đáp ứng yêu cầu. Sau khi khắc phục, doanh nghiệp có thể nộp lại hồ sơ để xin xem xét. Việc nêu rõ lý do không chấp thuận giúp doanh nghiệp hiểu được những thiếu sót cần khắc phục, tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ trong lần nộp tiếp theo.

Thời hạn giải quyết

Theo quy định tại điểm đ tiểu mục 5 Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025 thời hạn giải quyết hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài là 05 ngày làm việc. Thời hạn này được tính từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định. Ngày làm việc không bao gồm thứ 7, chủ nhật và các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật.

Để đảm bảo hồ sơ được giải quyết đúng thời hạn, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên. Hồ sơ thiếu tài liệu hoặc không đúng quy định sẽ bị trả lại, không được tính vào thời hạn giải quyết. Doanh nghiệp nên liên hệ với bộ phận tiếp nhận hồ sơ để kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ của hồ sơ trước khi nộp chính thức.

Mức phí và lệ phí khi thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài

Theo quy định tại điểm i tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025, việc thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài không phải nộp lệ phí. 

Mặc dù không phải nộp lệ phí cho thủ tục đăng ký, doanh nghiệp vẫn phát sinh một số chi phí khác trong quá trình thực hiện hồ sơ. Chi phí này bao gồm phí công chứng, chứng thực các tài liệu trong hồ sơ theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách cho việc công chứng bản sao văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc của nhân viên nghiệp vụ.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí vận chuyển hồ sơ nếu lựa chọn phương thức nộp qua dịch vụ bưu chính. Chi phí này phụ thuộc vào khoảng cách từ trụ sở doanh nghiệp đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và loại dịch vụ bưu chính được lựa chọn. 

Doanh nghiệp nên cân nhắc giữa chi phí và thời gian để lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp. Trong một số trường hợp, việc nộp trực tiếp có thể tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ tốt hơn.

Dịch vụ của Tư vấn Long Phan

Tư vấn Long Phan cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài. Đội ngũ chuyên gia của Tư vấn Long Phan có kinh nghiệm sâu rộng về các quy định pháp luật liên quan đến xuất khẩu lao động. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến theo dõi tiến độ giải quyết tại cơ quan nhà nước.

Các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu tại Tư vấn Long Phan bao gồm:

• Khảo sát, phân tích điều kiện thực tế của doanh nghiệp và đánh giá mức độ đáp ứng so với các yêu cầu, điều kiện luật định.
• Thiết lập một lộ trình chi tiết, khả thi giúp doanh nghiệp bổ sung, hoàn thiện các điều kiện còn thiếu về cơ sở vật chất, tài chính và nhân sự.
• Tư vấn và trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm, tuyển dụng các nhân viên nghiệp vụ có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu.
• Biên soạn văn bản đề nghị và các tài liệu liên quan theo đúng mẫu chuẩn, đảm bảo tính pháp lý và đầy đủ nội dung theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Hướng dẫn, thu thập và hoàn thiện tất cả các giấy tờ, tài liệu cần thiết để tạo thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, thống nhất.
• Rà soát kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ, cam kết tính chính xác và hợp lệ, giảm thiểu tối đa rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.
• Thay mặt doanh nghiệp thực hiện thủ tục nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền trên toàn quốc thông qua mạng lưới đối tác tin cậy.
• Chủ động theo dõi, cập nhật tình hình xử lý hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan nhà nước để giải trình, bổ sung khi có yêu cầu.
• Đại diện doanh nghiệp tiếp nhận kết quả phê duyệt và thực hiện các thủ tục sau cấp phép (nếu có), bàn giao lại kết quả cuối cùng cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp khi thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp về thủ tục thực hiện đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia định ở nước ngoài.

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người đi giúp việc gia đình ở nước ngoài tại cơ quan nào?

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục này tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Căn cứ pháp lý: điểm g tiểu mục 5 Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025.

Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ này là bao lâu?

Thời hạn giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc, tính từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Căn cứ pháp lý: điểm đ tiểu mục 5 Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025.

Doanh nghiệp có phải nộp lệ phí khi thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động này không?

Không. Doanh nghiệp được miễn lệ phí khi thực hiện thủ tục này, tuy nhiên vẫn có thể phát sinh các chi phí khác như phí công chứng, chứng thực tài liệu.

Căn cứ pháp lý: điểm i tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025.

Một trong những điều kiện quan trọng về nhân sự mà doanh nghiệp cần đáp ứng là gì?

Doanh nghiệp phải có đủ nhân viên nghiệp vụ, trong đó có ít nhất 01 nhân viên phát triển thị trường, 01 nhân viên quản lý lao động ở nước ngoài và 01 nhân viên giáo dục định hướng, tất cả đều phải có kinh nghiệm và năng lực ngoại ngữ phù hợp.

Căn cứ pháp lý: điểm l tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025.

Hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ cần những thành phần chính nào?

Hồ sơ bao gồm Văn bản đề nghị (theo Mẫu số 10 Phụ lục I của Nghị định số 112/2021/NĐ-CP), bản sao văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc của các nhân viên nghiệp vụ.

Căn cứ pháp lý: điểm c tiểu mục 5, Mục B, Phần II, Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định số 640/QĐ-BNV năm 2025.

Kết luận

Thủ tục đăng ký hoạt động dịch vụ đưa người Việt Nam đi giúp việc gia đình ở nước ngoài được quy định chi tiết, rõ ràng theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ điều kiện về nhân lực, kinh nghiệm và chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định để được chấp thuận. Quý khách hàng cần hỗ trợ tư vấn chuyên nghiệp về thủ tục này, vui lòng liên hệ Tư vấn Long Phan qua hotline: 1900636389 để được tư vấn và hỗ trợ tối ưu.